一定做得到的效率工作法

【前言】

　　安排工作的能力是社會人的基本技能！

　　你是否擅長安排工作嗎？
　　搞不好有人光是看到這句話，就感到心頭一震。

　　筆者曾經提供許多企業諮詢，或協助它們培訓人才。在諮商的過程中，企業主經常表示，令他們深感苦惱的是：「無論是年輕人還是中階主管，都沒有具備職場上最應具備的基本能力。」這些業主所說的「基本能力」，就是「安排工作的能力」。

　　「我公司的員工很不會安排工作……」，除了這類抱怨，前來諮詢的企業主最感到困擾的狀況，還有以下這幾種：

　　 ◎原本雖然有心要將工作做好，最後卻總是力不從心。
　　◎事情進行的途中總會有所疏漏，以致影響工作進度。
　　◎無法訂出工作的優先順序，不知道該從哪項工作做起。
　　◎非得等到工作期限將屆、火燒屁股了，才要動手。
　　◎不好意思向其他同仁尋求協助。
　　◎不會自動自發，若沒有上級的指示或明確指令就不做事。
　　◎工作半途而廢，也不會主動回頭完成。
　　◎有很多方法可運用、將工作做好，卻不懂得活用。

　　正閱讀這本書的讀者當中，有的人或許已經在職場上工作一段時間、正為上述問題所惱，有的人或許即將畢業、準備進入職場，有的或許是資歷不深的職場新鮮人，也有些是因部屬不懂得安排工作而深感困擾的管理階層。

　　總而言之，對任何人來說，「安排能力」都是不可或缺的，也可以說是職場上的核心技能。

　　安排能力，是工作所應具備的基本功。

　　而且，不管從事什麼行業、擔任何種職別，都必須具備這項能力。

　　比方說：擔任業務，就業務特有的安排工作的方式。如果與客戶洽談之前沒有做好準備，或是沒有掌握合約乃至於交貨流程等環節，就無法與對方順利交涉。另外，擔任人事相關工作的人，有很多工作的重點也跟「安排能力」有關，像是進用員工或是教育訓練等等。

　　另外，在IT產業、製造業、房地產業乃至於服務業等，「安排工作的能力」也都相當重要。

安排能力是工作的「形」

　　如前面所說，「安排能力」是「各種業別、職別都應具備的基本功」，那麼，各位可曾學過這種能力？

　　我想，職場上大部分的情況是：新進員工或是年輕的職員仿效前輩或上司的做法，然後將學來的工作安排方法或工作進行方式等加以轉化，變成自己的工作方式。

　　然而，工作的方式與使用的工具，皆因人而異。筆者就經常聽聞，有人因為團隊工作時總覺得與他人格格不入而感到苦惱，或是與別人沒有共通的話題而無法與他人順暢溝通。

　　針對這類困擾，本書將介紹各位我自行發展出來的PWAR（Project Work Ability），也就是「安排工作的方法」。我將教導各位如何運用PWA，以便有系統地工作，不再為上述問題所擾。

　　在本書中，我將會詳細解說執行工作的基本「形」，包括：執行各種企劃案的方法、如何培養安排工作的能力，以及我在多家公司、團體、大學舉辦工作安排能力研習營、講座時所提供的種種建議等。

任何工作都有其進行的步驟，至於要怎麼安排，其方法也有固定的模式。

　　有些運動（特別是柔道或劍道等）會講究所謂的「形」，其實工作也一樣。

　　本書所介紹的，是工作的「基本形」。懂了基本形，各位可以自己進一步整合並發展出具有自我風格的「進階應用版」。

四步驟助你妥善安排步驟、順利進行工作

　　「安排工作步驟」有一定的方法，只要嫻熟這四個步驟，就能提升工作效率。安排工作的步驟大致有四：

　　◎設定目標
　　◎計劃
　　◎執行、進度管理
　　◎評定、組織化

　　不管是做什麼工作，大抵不脫上述四個步驟。此外，這四大步驟都會用到「溝通技巧」。

　　本書將會依序說明上述四個步驟，以期協助各位掌握工作進行的流程。希望各位能夠檢視自己目前在工作中所面臨的狀況，或是對照本書的內容、反躬自省，為步入社會成為社會人做好心理準備。這樣一來，這本書才能提供您最大的助益！

提升社會人的基本能力！

　　最近這幾年，鄰近日本的中國經濟大幅成長。相較之下，過去曾經被稱為「經濟大國」的日本，社會人的程度卻一年不如一年。這個情況實在值得深思、檢討。

　　另一方面，近幾年日本職場是「賣方市場」（亦即主要是勞方在挑選資方，而非資方在挑選勞方），企業無法招募到所需的人才，其結果，就是企業無法順暢營運，以致連業績都大受影響。

　　在這樣的情況之下，如果職場上的每個人都能夠學會安排工作的技巧、有效率且順利地完成工作，對於企業而言將具有極大的意義，甚至會對整個社會帶來極大的影響。

　　前不久，日本經濟產業省（相當於我國的經濟部）提倡「社會人的基本能力」——亦即「行動」、「思考」、「團隊合作」等三大要素。

　　根據日本經濟產業省所做的調查，有九成的企業認為，「行動」、「思考」、「團隊合作」這社會人三大基本能力，是員工都必須具備的能力。其重要性可見一斑。

　　本書整理了上述三大要素的實質內涵，希望藉由深入淺出的解說，幫助讀者自我提升工作能力，並且更能創造成功的機會。

　　本書承蒙明日香出版社的藤田知子小姐、支援PWA檢定的大阪商工會議所的各位人士及其他各界人士鼎力協助，才得以順利面市。在此我致上最為誠摯的謝意。

二○○七年十月
吉山勇樹

【前言】

　　安排工作的能力是社會人的基本技能！

　　你是否擅長安排工作嗎？
　　搞不好有人光是看到這句話，就感到心頭一震。

　　筆者曾經提供許多企業諮詢，或協助它們培訓人才。在諮商的過程中，企業主經常表示，令他們深感苦惱的是：「無論是年輕人還是中階主管，都沒有具備職場上最應具備的基本能力。」這些業主所說的「基本能力」，就是「安排工作的能力」。

　　「我公司的員工很不會安排工作……」，除了這類抱怨，前來諮詢的企業主最感到困擾的狀況，還有以下這幾種：

　　 ◎原本雖然有心要將工作做好，最後...

◎檢視你安排工作的能力！
◎前言

◎第一章　能幹的人，都善於安排！
．無論是生活還是工作，都要懂得「安排」
．「預先進行安排」，讓工作變輕鬆！
．四大觀點，讓你更善於安排
．不知變通的人與融會貫通的人
．確立目的的2W
．即知即行，才能按部就班！
．養成「多管齊下」的工作習慣！
．一有空，便著手安排接下來的工作
．除了氣勢與骨氣，還要講「邏輯」！
．安排能力，是社會人的基礎功

◎第二章　工作就是企劃案！
．小工作也是一個企劃案
．企劃案型工作重視安排
．循序完成各階段的作業
．將「利害關係人」列入考慮
．工作是無止盡的循環
．為下一步進行檢討
．看穿本質，思考最佳的工作安排
．盡可能事先假想所有可能的狀況

◎第三章　善於安排的人，如何設定目標？
．發現需求、問題乃是工作的第一步
．「理想」與「現實」的差距＝「問題」
．釐清「是為什麼」做這件事
．安排工作的三大要素
．訴諸文字、明文規定，以防偏離目標

◎第四章　怎麼擬定企劃案？
．達成目標的企劃案
．步驟一　篩選出作業細項
．步驟二　理出優先順序、前後關係
．步驟三　分派任務
．步驟四　預估時間
．步驟五　安排行程
．步驟六　釐清風險與擬定對策
．步驟七　執行計畫的彙整與共享

◎第五章　執行與進度管理
．依計畫執行，計畫才有意義
．迅速處理小工作
．從容處理突發狀況
．利用檢查與回顧減少遺漏
．沈著因應工作阻礙
．阻絕垃圾資訊
．在定期會議中整理確認事項
．善於安排的人也善於開會

◎第六章　「結束」的技巧
．於最後進行評估，制定新的工作機制
．嚴禁工作半途而廢！
．建立評估、檢驗「Before」與「After」的機制
．預測未來的工作
．找出可以簡單提高成果之處

◎第七章　善於安排的人，怎麼與人溝通？
．談話、聯絡，再報告！
．提供對方選項
．成為工作上的引導者！
．善於安排的人，也善於事前交涉
．當個「懂得拒絕」的人
．廣泛結交可信任的朋友
．磨練圖解能力

◎第八章　進一步提高工作效率
．善於安排者的時間管理
．從「夜貓子」變成「晨型人」
．偶爾善用假日時間
．善用電腦節省人力！
．利用行動電話檢視電子郵件
．善用工具，而不役於物！

◎檢視你安排工作的能力！
◎前言

◎第一章　能幹的人，都善於安排！
．無論是生活還是工作，都要懂得「安排」
．「預先進行安排」，讓工作變輕鬆！
．四大觀點，讓你更善於安排
．不知變通的人與融會貫通的人
．確立目的的2W
．即知即行，才能按部就班！
．養成「多管齊下」的工作習慣！
．一有空，便著手安排接下來的工作
．除了氣勢與骨氣，還要講「邏輯」！...