啟程
保守地說，你擔任主管的第一週絕對異於尋常。如果你學過人類行為科學，你會觀察到一些出乎意料的發展。
適應新環境
請別認為每個人都樂見你這隻菜鳥的出線。有些同事可能認為他更有資格坐這個位子。他們也可能嫉妒你的晉升，暗自希望你出洋相。
其他人嘛，辦公室裡的「狗腿族」會馬上過來逢迎拍馬。因為雀屏中選的你，是他們追求成功的途徑。他們的動機不一定不好，但是他們的作法卻可能需要多加提防。
有些同事會馬上給你考驗。他們可能問一些問題，目的是弄清楚你是否知道答案。如果你不知道，他們還想知道你是坦白說不知道，還是設法唬弄一番，搪塞過去。有些人還會問你根本不可能知道答案的問題，目的只是看你發窘而已。
絕大多數人（至少你會希望是絕大多數）會採取一種走著瞧的態度。除非看清楚你怎麼當主管，有多少斤兩，他們不會輕易論斷、嘉許或譴責你。這種態度很健康，也是你最該期盼的反應。
大夥會在心中將你與前任主管作比較。如果前主管的績效慘不忍睹，相較之下，你的表現即使平庸也更有看頭。如果你是接一位能力超強的主管的棒子，你的調適當然也比較辛苦。不過，千萬別因此期望自己能接表現不佳者的位子，想想看他留給你多少沈重的擔子和嚴峻的問題，而你被遴選的原因，正是要去解決這些問題。能力強的前任離開這個位子，可能是更上一層樓。因此，無論是哪一種情況，橫在你眼前的挑戰都不會少。
你新官上任首先要做的一個決定是，忍著不要立即改變既有作業方式。（比較不尋常的情況下，高層主管可能指示你直接動手，作些立即的改變，因為情勢已經非常嚴重。即便如此，通常也會先做即將展開變革的預告。）千言萬語一句話，沈住氣。如果你馬上進行變革，必然招來怨恨。你的動作也會被設定為驕傲自大，對前任不尊重。許多年輕的新手主管自認為應該立即施展新獲得的權力，結果讓自己的日子反而更難過。關鍵就在「克制」兩個字。不管你願不願意承認，你才是下屬實驗的對象，而非你去測試他們。
這個時間也是建立自己態度的重要時機。許多新主管與上司溝通良好，但是與下屬卻疏於溝通。對你的未來而言，你的部屬怎麼說絕對比上司怎麼說重要。因為你的表現將從你所領導的單位或部門的情形來判斷，因此目前在你下面工作的人，在你的事業生涯中扮演著最重要的角色。他們的重要性甚至勝過公司總裁。這個道理看似簡單，可是許多新主管幾乎把所有時間都用在與上級溝通，卻對左右自己未來的下屬不屑一顧。
使用你的新權威
如果有什麼能讓新主管重重摔一跤，莫過於使用權威這件事。對正在經歷「自生自滅」式在職訓練的新科主管而言，這種考驗尤其真實。有些人認為，一旦擁有管人的權威，就要開始使用它，而且必須大力地用，誇張地用。這可能是新科主管會犯的最大錯誤。
你應該將新職務的權威看成是一個儲藏庫。你從其中搬東西的次數愈少，一旦你真正需要時，裡面的存貨就愈充足。
新發布的主管一出手就像「老闆」，給命令，下指示，其實是最壞的開始。你也許不會直接聽到批評，但是對於指揮拙劣的主管，一般在背後的評語是：「好傢伙，她還真的陶醉在權勢中」或「這個職務真的沖昏了他的頭」或「他一升官，架子就大了」。你最不需要的就是這類困擾。
如果你不常跑權力儲藏庫，這些不常展現的權威，一旦在緊急時刻被迫動用時會更有效。你管理的屬下很清楚你是老闆。他們也很清楚你有權提出要求。絕大多數時候，你根本用不到權威。
談到權威，有種可稱為「意在言外」的創意技巧。大多數情況下，這意味沒有說出來的與說出來的同樣重要。在運用權威上，這一點非常正確。當主管藉由提供指導來要求屬下時，就是一種很典型的「意在言外」。如果部屬回應時面有豫色，你仍可說清楚，或施加一些權威。相反地，如果你施展所有的權威，企圖以此達成一項任務，卻從部屬的反應中發現，自己衝過頭時，損害已經造成。要抑制自己過度使用權力，說絕對比做困難。
簡單說，絕不要想當然爾地認為，你必須運用職務上的權威。柔性作法的最佳副產品是，你不會建立一個後來洗刷很困難的負面形象。
成為主動的聆聽者
成功管理的一大秘訣是，主動聆聽的能力。主動聆聽意味讓對方知道，你在聽他們說話。要做到這一點，你必須讓自己融入對話中，提出清楚的陳述，詢問問題，對你所聽到的做出摘要，以及使用適當的視覺和言語提示。頂級的聆聽者一定也是一個主動聆聽者。新主管必須注意自己在溝通和主動聆聽方面的能力。許多新主管有種錯誤觀念，認為從他升官的那一刻起，每個人都會牢記他所說的每句話。他們也依照這個想法行事。這是錯誤的做法。這類主管應該記住，人有兩隻耳朵，一個嘴巴，也因此，他們在聆聽方面應該比說話多兩倍才對。
主動聆聽是新主管最有價值的特質，主要有兩個理由：首先，如果你花時間主動聆聽，就不會被認為是個「自以為無所不知」的寶貝，因為當一個人說太多時，大多數人都會把他歸為這個類型。其次，你花時間少說多聽，將會瞭解事情目前發展的狀況。如果你拚命說，則一無所獲。
大多數人都稱不上夠格的主動聆聽者，我們應當弄清楚箇中原因。
差勁的聆聽者
許多人相信，自己的聲音就是世界上最美麗的聲音。那彷彿耳邊的天籟。他們自己聽得不過癮，還需要讓人分享。一般說來，這種人最感興趣的是自己要說的話，而非別人要說的話。事實上，大多數人記得自己說過的每件事，但是很少記得別人說了什麼。人們聽到的也都是片片斷斷。這些人並非主動聆聽者。他們花太多力氣在思考如何說得精彩又得宜。
閱讀本章後，如果你記不得那麼多，只要記住下面這句話就功德圓滿：如果你希望被當成傑出主管，先當個主動聆聽者。
許多新科或資深主管說得太多，聆聽太少。當你說話的時候，你其實沒有學到新東西。聆聽則正好相反。新主管通常認為，既然他當家，每個人都會記住他所說的每句話。事實上，你說的愈多，讓別人感覺沈悶的風險就愈高。而你聽的愈多，學到的就更多。對一個管人的人而言，選擇何者應該再清楚不過。
人們無法成為夠格的主動聆聽者，另一個原因是理解落差。大多數人每分鐘講八十至一百二十個字。假設平均值是每分鐘一百個字。人們的理解能力其實高於這個數字。對那些上過速讀課程，或具備這種技能的人而言，每分鐘可以理解一千字以上。當一個人以每分鐘一百個字的速度，向一個每分鐘能理解一千字的人說話，中間就出現每分鐘九百字的理解落差。由於每分鐘一百個字的談話無法吸引我們所有的注意力，結果就是注意力轉台。一旦我們開始注意自己所想的事情，而非說話的人說了什麼，要再回頭注意對方在說什麼，可能是一段時間之後。
每個人都有被聆聽的需要。因此，當我們是偉大的主動聆聽者，我們給對方何等無價的服務。作為主動聆聽者的主管能滿足所屬員工很重要的需求。
主動的聆聽者
主動聆聽者擁有幾項特質與技能，而且都是可以培養而成的。一項特質是，他們鼓勵其他人說。當聆聽者終於開口時，他們不會把談話拉回到自己在想的事情，而是延續對方溝通的重點。他們會使用特定句子或手勢告訴對方，他們對對方所言很感興趣。
當對方說話時，正眼注視他，可以顯示出你對對方所說的很有興趣。事實上，你也因此被迫聽進對方所說的每個字。偶爾點點頭表示你懂得談話者所說的話。加個微笑則表示你覺得這個談話很有趣。
當你與員工討論問題時，腦中可能突然冒出其他思考。你必須自我控制。比方說，當別人正在說明問題時，你可能也想知道他後面的動機。他可能接下來問什麼問題？如果有人正對一個問題提出建議性的解決方案，你的思考卻跑到其他可能的解決方案上。理想中，你應該百分之百地聚焦於正在說話的那個人，但是理解落差確實存在。要避免你的思考游離，做法是聚焦於眼前的主題，而不是讓離題的想法分散你的注意力。
對說話人而言，得體的評語也能顯示你真的對他（她）所說的有興趣。
「這很有趣。」
「你可以再多說一些嗎。」
「你認為她為什麼這麼說？」
「你為什麼會有這種感受？」
事實上，單單說「這很有趣，再多說一些」，就能讓每個與你談話的人認為，你是個高明的對話者。
成為主動聆聽者還意味著，三種溝通形式必須一致。也就是說，你使用的詞彙，你的臉部表情，你的音調都要傳達相同的意涵。當你皺著眉，語帶諷刺地說，「這很有趣，再多說一些。」對方得到的訊息將會非常錯亂。另一種錯亂的訊息是，口頭回應的很漂亮，可是卻不看著說話的人，或眼睛注視手中文件。換成是你在說話，你會認為這種聆聽者真的對你說的話有興趣嗎？
談話終結術
當主管贏得傑出聆聽者的聲名，幕僚想說的話就多了。有些人可能過於自以為是，話匣子一開就沒完沒了。他們也可能想藉著與你談話偷偷懶。你的管理工具箱應該備有結束這類談話的工具。
當你手上正好有事在做時，結束談話的對話可以是。
「我很感激你特別跑過來。」
「和你談一談真好。」
「讓我想一想然後再答覆你。」
基於以下兩點理由，你也應該知道一些更細膩的談話終結術：首先，一旦更資深主管對你用這套，你可以馬上察覺；其次，必要時，你也可以施展這些招數。
假如你正與某人在他的辦公室談話，而你在說話時，注意到對方的手伸向根本沒有動靜的電話機，這就是結束談話的招數。它的意思是，「你一走，我就得打通電話。」另一招是，當你說話時，對方拿起桌上的文件，斷斷續續地看著。對方拿起文件即暗示，「等你離開，我還有事要處理。」
還有一種招數是，對方將椅子轉個方向，做出起身姿勢。如果這一招還不靈，他就會站起來。這個訊息夠清楚了。這一招或許有些過於直接了當，但是有時就是必須這麼做。
有時候，你的部屬可能談興一發不可收拾，完全忽略你的這些暗示。這種情況下，說實話最有效，「我真的很高興與你談話，但是我還有事要做，你也有事要忙吧。」對那些談得忘我，無視於所有離開的暗示的人，這麼說並不算太莽撞。
當話匣子一打開就收不住的員工或同事不請自來時，你可以一開始就聲明你的時間很有限（這也可能是事實），如果時間不夠他談，可以另外找個時間。你會發現這一招很管用。來訪者通常會在講好的時間內把來意說清楚。
重要的是，你要弄清楚這些終結談話的技巧。當然，你也應該保持談話有內容，以排除你佔用別人，或別人佔用你太多時間，而讓這些終結術派上用場。終結談話的招數還有很多，但是你會逐漸發展出你自己的一套，並且發現到，不同的人有各自偏好的談話終結術。
時間管理小秘方
以下是各個領域的主管所提供的秘方，對你可能也會有用。
●大家的時間一樣多，每週一六八個小時。差別就在你怎麼運用時間。
●為每天、每週訂下具體目標很重要。這些目標不要只是記在腦中，而是應該寫下來。把它們放在螢幕保護程式，或是寫在辦公室的看板上。還有，無論在這一天或這一週，經常看看這些目標。這會讓你更容易避開那些不太重要的瑣事。
●為你的專案設定期限。這麼做你才不會變成拖拖拉拉的主管。你也應該避免都是在最後一分鐘衝刺。有些人說，當他在壓力和緊迫的時限下，工作表現比較好。如果他們沒有那麼大的壓力，搞不好會有更佳表現。他們其實應該試試看。
●請在事情的重要性和急迫性上做區隔。我們總是有很多待處理的急件，但是很少思考這些事情究竟有多重要。最好先弄清楚那些急件是不是真的很重要。
●試著記錄下你一、兩週來的時間管理情形。找一本工作日誌，把每件事情寫上去。你可能會對自己大多數的時間怎麼用而嚇一跳。如果我們不清楚自己怎麼使用時間，我們就很難做更好的時間管理。你也可以徵詢別人對你時間管理的看法。他們通常會注意到你的思考盲點。
●規劃明天的行程。最佳時間是每天下午或黃昏。這時候你已經知道明天的工作重點。如果你拖到明天早上才開始規劃，你的注意力可能又因為其他事情而偏離。
●遵守七○/三○法則。只規劃每天百分之七十的時間。保留其他時間處理事先沒有規劃的任務，突發事情，或緊急事件。如果你事先將每一分每一秒都規劃好，卻又無法照表行動，結果必然很挫折。
●排出每天打電話聯絡、閱讀與收發電子郵件、員工談話等時段。這麼做有兩個好處。一個是集中處理相同性質的事務，可以節省時間。還有是，讓別人更清楚你每天的時程安排。
●讓需要固定與你溝通的人能夠掌握你的每天時程。這會讓他們知道你在哪裡，正在做什麼。市面上有很多電腦軟體可以幫你解決這件事情。
●認清楚被干擾本身其實是管理工作的一部分，每天也應該排出一定時間處理這些事情。重要的是，設法試著降低這類不必要的干擾。可行的作法包括：排出不會被干擾的安靜時間。調整自己的桌椅角度或位置，避免面對人來人往的畫面。當不速之客突然出現在你的辦公室時，起身告訴他你正在為高層研擬一個非常重要的專案計畫。你還可以事先就將訪客的椅子拿掉，如果你真的要與他談話，再把椅子拿出來，邀請他坐下談。或是在門口圍起警用「調查現場」隔離帶。這會讓訪客馬上瞭解你不希望被打擾。
●不要等情緒對了才做最重要的事。這兩者從未對頭過。
●當你完成所有Ａ級工作後，給自己一點獎勵。犒賞自己一頓大餐或當天提早收工。
●養成準時的習慣。準時上班，準時完成工作，也鼓勵部屬這樣做。成為你的部門的準時模範。
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