隨著科技的進步，加上時間的珍貴，因而昔日的主要通訊手段──商用書信也受到了多方面的挑戰。首先是電話、電郵、傳真的廣泛使用；其次是交通工具的發達，國與國之間往往只需幾小時飛行，不少商人為了磋商重要問題，寧可親自前往，當場解決問題，以節省時間；再者是一些大的國際機構在國外建立跨國公司，這樣做生意就更直接，更及時了。儘管如此，商用書信仍然是外貿業務的基本組成部分。在某種意義上說，它在交易中起著更為重要的作用。事實上，電話的聯絡往往仍須透過書信來確認。
那麼，什麼是商用書信呢？商用書信是一種書面資訊，寫信人試圖透過它來影響收信人，使之採取某一行動或態度，以達到預期的目的。也就是說，寫信人應力求讓收信人同意信中的資訊。不論這一目標是看得見的，如推銷書信，還是看不見的，如友好書信，這種努力皆應成為書信的一部分，這是檢驗一封書信成功與否的重要標誌。一封成功的推銷信能使收信人認為值得為某產品或服務掏錢；一封理想的催款信能使債務人相信支付貨款方為上策；一封有說服力的求職信能使未來的雇主同意求職者是該項工作最合適的人選。
一封理想的、有效的商用書信必須符合以下十點要求
(1) 創造良好的第一印象。
(2) 迎合收信人的觀點。
(3) 每一細節均無差錯。
(4) 禮貌、友好、真誠。
(5) 促進友好關係。
(6) 清楚完整。
(7) 簡明扼要。
(8) 通順連貫。
(9) 適當分段。
(10)避免行話
可是，怎樣才能使商用書信成為理想的、有效的和成功的書信呢？怎樣才能使收信人同意你傳達的資訊呢？首先，你必須記住，一封商用書信包含兩種資訊。收信人從「信中說些什麼」和「信是怎樣說的」這兩方面來理解。首要的資訊是信中所提供的情報、事實資料；其次是這封信發出此資訊的態度。這兩種資訊的結合就是書信的總和資訊。這猶如人們面對面的談話一樣，一個人的聲調、說話的方式，聲音的急切或平靜、面部表情的皺眉或微笑，以及目光的閃爍等都表明某種言外之意。
這兩種資訊稱為提供情況的資訊和個性資訊。寫信時牢記這兩種資訊是非常重要的。因為我們想在商用書信中引起收信人的某種反應。毫無疑問，書信的九個 C，即清楚、簡潔、禮貌、完整、正確、具體、體諒、風趣、個性等基本規則，有助於達到這一目的。
我們要發展對外貿易，就需要以書信形式與世界各地的客戶、廠商、推銷員、代理、供應商、銀行家、船主、保險公司等聯絡。應該明白，從公司發出去的一封封商用書信都代表著公司，代表著公司的業務水準、精神風貌和管理狀況。它們是公司的使者，是無言的推銷員，因此一定要認真對待，千萬不可馬虎從事。
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