上班8小時，練習只做重要的事

名人推薦：各界推薦

「蘿拉．史塔克改善了我們公司內部的工作流程，溝通協調變得更加順暢，資料建立也更有條理，團隊合作也更融洽。在她的協助之下，我們公司有了極大的轉變，而且更上層樓。我無法用三言兩語表達，我們公司受到蘿拉有多大的幫助。」
——摩特格．博德（Montague Boyd）/瑞銀集團投資事業群資深副總裁。

「領袖特質、策略、和商業頭腦，都是商業成功所必要的條件。蘿拉的生產力流程的核心，就在於加強這些必要條件。企業人士請務必閱讀此書！」
——米克．哈洛(Mike Howard)/微軟保安管理部長

「這本書指引大家...

(以下內容摘自本書第一章)

揪出浪費時間的殺手

時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同，時間用掉就沒有了；公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子，備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來應該做的正事。
你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效，確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」，你不是在管理「時間」，而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。
你有了這樣的基本概念後，我們來看看哪些是造成時間浪費的殺手，以下幾項是職場中常見的殺手：
e-mail：老是在檢查收件匣是很糟糕的事，如果每一封來信都要看，都要回覆，你該做的工作只會脫軌、跟不上進度。你不但要花時間打開信、瀏覽信件內容、決定是要忽略或是回覆對方，更糟的是，你還要花更多的時間重新集中精神，收心繼續工作。
面對現實吧，e-mail雖然是很好用的工具，但放任不管的話，只會白白吃掉你的工作時間。如果你真的無法克制自己去點開來看，那還不如關掉e-mail，好好專心工作。比方說，關閉來信提示音或是其他的系統提示，不要讓提示音的嗶嗶聲打擾你，不斷提醒你有待看的來信。在第三章中，我會介紹一些可以好好管理e-mail的程式工具。
網路：網路是職場中最浪費時間的殺手，雖然網路很有用，甚至可以也真的幫許多人創造財富——但也是一個會讓員工沉溺其中，造成產能低落的主因。近期的研究就顯示，上班族承認每天上班會打混，打混的時間平均兩個小時，其中一個小時就是掛在網路上。相當不妙！
網路是資訊的無底洞，有的資訊有用，有的卻無用。網路很方便，有時還能節省時間，但很容易推人下海。比方說，剛上網只是用一下網路付款或是查查地址，到最後卻讀起新聞或是查看社群網站的更新。
如果你打算休息一下，紓解一下壓力，上上網是沒有什麼關係，只要確定時間地點恰當，不會干擾你正常工作就好。不然的話，把網路視為一種工具吧，跟所有工具一樣，有需要才用，用完了就要收起來。
社群網站：請小心使用推特（Twitter）、臉書（Facebook）以及LinkedIn這些社群網站。因為以產能的觀點來看，社群網站簡直就是時間的吸血鬼。包括我在內以及其他許多企業主，都會利用社群網站拓展市場商機。可是呢，有許多職員使用社群網站瀏覽訊息、更新回應，但都不是為了商業目的，而是私人用途。雖然職員浪費的只是時間，這不但不能幫公司賺錢，反而會讓公司賠錢。
交際行為：我們都希望工作場所氣氛融洽，和同事相處甚歡，而現況卻是我們占用上班時間閒聊。午休時間跟同事聊聊天沒有太大關係，但工作時間就應該用來工作。你更要避免在別人的辦公室或座位旁聊天，這不但浪費自己的時間，也在浪費別人的時間。所以，不管你多想跟別人交際，還是要控制自己的社交習慣。
員工不認為自己聊天是在浪費時間，而管理階層則認為員工聊天就是在浪費時間。那結論到底是什麼呢？聊天可以說是浪費時間，但也可以說不是。所以，交際行為要視個別狀況而定，而每一個狀況都不一樣，得依據社交內容和目的。雖然有的交際行為就是在浪費時間，但有的確實具有目的，不能以偏概全。比方說，花了三十分鐘講莎莉姑媽開刀的事情，很明顯地對工作沒有幫助，而有的社交活動是為了建立人脈、凝聚向心力、增進同事情感以及彼此切磋學習，這類的交際就是有必要進行的。
你一定要知道何時得喊停：「好了，我已經聊得夠久了，該回去工作了。」這時就要結束談話，回到工作崗位上，不要想再偷懶個十分鐘。如果大家都有這種自覺，那我上文提到的那種了無新意的研究，也不會繼續存在了。
八卦與抱怨：說到應該要自制的社交行為，我強烈建議一定要戒掉兩種「交際」方式：八卦與抱怨，這兩種行為不但會浪費時間，還會傷害到公司文化，甚至於造成公司的損失。
和同伴聊天時，最忌諱在背後說人閒話。大嘴巴拿別人的私事取樂，不會幫助你達成工作目標，到處散布負面想法與批評更會造成莫大的傷害。
一個老是抱怨生活中讓人不悅的事，什麼事都在發牢騷的人，最後成就不了任何一件事。而八卦的內容都很負面，沒有人聽了心裡會舒服。說得更具體一點，不要一直抱怨自己的薪水很低，也不要一直抱怨自己的工作內容還有同事。與其喋喋不休抱怨，還不如轉念找出一條活路。如果你抱怨的事情，是你無力改變的，那就接納它，然後向前邁進；如果你抱怨的事情，是以你能力可以改善的，那就盡全力去做吧！
處理私事：你的私事很容易占滿上班時間，比方像是即時通訊軟體、簡訊、e-mail還有電話，這些私人訊息很容易打斷你的工作。其實，你知道改正的方法：把所有的電子通訊裝置統統關掉，不要沒事就去看私人e-mail信箱，馬上停止私人的電話，不管是用公司電話打的，還是自己的手機。
除了私人聯絡，也有很多人在上班時間處理一些個人瑣事，像是記帳、預訂旅遊行程或是整理貸款申請單，這些瑣事也是在一點一滴侵蝕工作的時間。我猜這些人之所以要在上班時間做這些事，是因為工作時間太長，下班回家後身心俱疲，已經沒心思處理雜事。長久下來，只會造成惡性循環。所以請盡量在下班前把工作做完，準時回家然後在家好好處理個人瑣事。不過，某些情境必須跨國跨時區工作，沒辦法以上下班清楚畫分處理公事和私事的時間，但有這種概念至少會讓自己盡可能在工作時就專心工作。
抽煙：我想一定會有人針對這點寫e-mail給我，但我還是得說，有些員工打混的理由就是抽煙。每個人都有抽煙的權利和自由，但也只能在個人的休息時間抽煙，並且遵守公司的規定。有些人不遵守規定，抽煙次數超過範圍，也有許多癮君子還要再抽個十分鐘，滿足自己的癮頭。其實，有許多公司已經對抽煙行為很不以為然，因為員工走到吸煙區抽煙，抽完再回到工作崗位上，前前後後可能會花費十分鐘或更多時間，一週下來，浪費的工作時間非常可觀。解決的辦法很簡單，就是戒煙！
遲到早退：這個成因不解自明，我們偶爾會遲到早退，但有人則變成一種習慣。雖然遲到早退好像不會花掉很多時間，但事實並非如此。試想一下你每天遲到或是早退了十分鐘，這些零零星星的時間加總起來，可能和你的有薪年假差不多時數了。如果你有這個習慣，最好趕快去設定鬧鐘。
枯燥乏味的工作：單調的工作很難讓人振奮，如果你不要想著工作很無聊，工作效率反而會變得比較好。解決的方法就是：別想太多，快點動手，馬上做完！神奇的是，有高達九成九的機會，你會發現原本刁鑽的工作都會比你想的要簡單。不過，萬事起頭難，假設你真的很難起頭，先設一個五分鐘的工作行程，等你開始工作，過了五分鐘就做不下去了就不要勉強，先暫停一下。但是，你一定要在明天抽出額外五分鐘，把今天的事情做完。當你逐漸上手之後，就會發現每一次工作的時間從五分鐘、十分鐘開始延長到十五、二十分鐘。其實，有時時間長短不是重點，我們需要的是一個契機，能讓自己堅持到底。


時間花到哪裡去了？
對於上一節所提到的時間殺手，最簡單的制裁方法就是：「完全戒除！」可是，你還是不知道自己把時間花到哪裡去了，那該怎麼辦？你很努力減輕多餘的工作負擔、重新分類歸納重要的工作，卻不小心東摸西摸，把時間都給摸掉了，造成工作進度落後，一切都是徒勞無功。如果真的有這種情況，請你把一整週當中做的事情，不管是重要還是不重要的事情，好好地記錄下來。
看著自己的紀錄表，問問自己這些問題：
●我的時間安排妥當，可以好好處理最優先的項目嗎？
●我可以放下哪些工作？
●我還需要多做哪些事情？
●有哪些事情是我該做，卻未做的？

若想要更進一步改進自己的時間運用，可以參考麥可．邦吉．史戴尼爾（Michael Bungay Stanier）在著作《讓工作自由：激發熱情與潛質的15條捷徑》（Do More Great）中所提供的方法：首先，把手上的事情分成雜事（Bad Work）、正事（Good Work），以及大事（Great Work）。「雜事」就是指麻煩的事情、沒有價值的低階工作。「正事」就是指上級希望你能做到的事情；而「大事」就是能夠滿足本身的成就感，而且還能大幅改善現況的工作，只是需要點時間才做得完。這個方法的目的就是要減少「雜事」，增加「正事」。比方說，你的「雜事」也許是某人的「大事」，那就把工作委派給他，如此你才能有更多的時間去完成你的「大事」。麥克在書中提到了十五種方法，都可以幫助你釐清時間的濫用狀況，並且獲得改善。


站穩腳步，堅持到底
我們不是時間管理大師（如果是的話，我們就可以表現優異，把一天二十四小時當三十小時用了），我們所能做的就是盡好本分管理自己，好好珍惜得來不易的時間。我們不能把時間耗在別人身上，自己更不能白白浪費時間，所以，不要凡事事必躬親！
只要好好有效利用時間，你就會有充足時間完成大事，所以請深思熟慮時間的安排，貫徹到底。雖然你是受雇於人，但只有你才能主宰該完成什麼樣的工作。只要你能掌握好時間，就可以做好真正重要的工作，不要把時間浪費在對長期發展沒有好處的事情上。
當你發現有好幾個時間殺手存在於日常生活中，我建議先找出最嚴重的那一個，想想該怎麼修正，鞭策自己把在這本書上學到的運用出來。只要你搞定這個時間殺手，就移到下一個，到最後，你的產能效率更好了，也會有更充分的時間，我相信連你自己都會為這個成果驚喜不已。


建立一份「不辦清單」
管理大師彼得．杜拉克曾經說過：「事必躬親對於工作效率上完全沒有幫助。」這是我最欣賞的名言之一，我的e-mail簽名檔引用的就是這句話。
一直到這個章節為止，你已經進行了初步的時間管理分析，現在是建立一份「不辦清單」（Not-To-Do List）的好時機了。「不辦清單」就是指你沒必要、也不用去做的事情，我的主旨是減輕你的工作壓力，並且每天在工作之餘，還能騰出九十分鐘的空閒時間，而這份清單就是貫穿全體的軸心。
「不辦清單」不用很花俏，只要把每天會浪費時間、也不是你該做的事情一一寫下來就好，包括因為你的「濫好人」，而不慎扛下的那些勞務。建立好清單後，定期檢視修改，避免自己不小心又走回老路，重演產能低落，必須加班才能完工的情境。舉例來說：
●不要去做那些應委派他人的低報酬或不重要的工作。
●不要讓突發狀況、救火占去你所有時間。
●不要把所有時間都給了工作，犧牲家人與朋友。
●不要在上班時間處理私事，也不要在下班時間處理公事。
●不要拖拖拉拉。
●不要事事要求完美。
●不要參與無意義的會議。
●不要說人閒話、四處抱怨。
●不要進行無謂的多工。
●不要讓電子產品對你造成干擾大過幫助。
●不要在上班時間流連社群網站、掛網漫遊。
●不要一直查看e-mail，除非你的工作屬性必須如此。
●不要覺得內疚、不要懷疑自己的價值觀。
●不要覺得自己在做的工作沒價值。
●不要拖到最後才開始做重要的事。
●不用事必躬親。

以上只是點到為止，你懂這概念就可巧妙運用。清單內容和項目種類會因人而異，端看每個人的工作環境適用狀況，去判斷是否切合實際符合邏輯。你只要做好必要的工作，不要花時間去做無謂的事情。也許你會認為減少工作量和消滅時間殺手，跟生產力好像沒有直接關聯。你可能還在想，要提高生產力就應該每天多做一些工作，這是大錯特錯。行事曆上排滿了不重要的雜事，並沒有辦法讓你提高生產力、達到更好的成果。
有自覺的思考，是學習減輕每日工作負擔最重要的關鍵，這樣你才能把時間從工作中搶回，享受到應得的個人生活。仔細分析你的職責和工作要求，決定哪些是必要的工作

「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
現在就可以開始整理、分類那些沒被精簡的工作。這些不能減的工作，就是你的「待辦清單」。很多人以為我反對建立待辦清單，因為我在本書的封面（譯注：指本書美國版書封。）上，放了揉成一團的待辦清單紙條。這真的是個誤會！這團揉皺的紙條只是反映了許多人看到那又臭又長排山倒海的清單，心情非常沮喪的寫照。
待辦清單必須保持條理，清楚明白，在這一節中我們會討論如何建立兩種待辦清單。（在這一段我們會先介紹一種，另一種型式的清單稍後會提到，以免混淆。）

1.第一種清單是屬於每日性的，我稱之為「高效事項」（High Impact Tasks，簡稱HIT），主要是保持工作流程的活性。
2.「重大事項」（Master List），包括未來預定的工作計畫、尚未到期限的待辦事項，以及你已經有了想法，但還沒時間準備開始的事情。

首先，你要分清楚哪些工作今天一定要完成，而哪些不用。如果把這兩種工作混在一起，就很難判斷優先順序，不知道哪些工作要先做，哪些稍後再做即可。


每日性的「高效事項」
「高效事項」當中，包含的工作應該是在特定日期內完成，且分量合理的工作。一般說來，你每天的上班時間大多湧入許多活動，像是開會、收發e-mail、接打電話還有其他的交際活動。（關於如何處理不斷湧入的資訊，我會在第四章中有詳細的討論。）
不要把所有你想做完的事情，都一股腦兒地堆放在「高效事項」清單中，「高效事項」應該是你的工作指南，負責引導你的工作，所以在安排清單的時候，也要考慮到實際的狀況。比方說，你知道要開三個小時的會，要收發一堆e-mail，同事會跑來打擾你，老闆要找你，顧客要跟你聯絡，別忘了還有休息時間，那麼，你為什麼要排出一份十七個小時的工作表？如果你在清單上列出的項目超過十項，我敢說，你把清單列得太長了。
「高效事項」清單上的工作，應該是屬於以下幾種類型：
●把合約寄給某位客戶。
●製作PowerPoint簡報。
●提交每月營業報告書。
●e-mail給強尼的老師，討論關於田徑校隊的事情。
●匯整市場研究分析的結果，制定相關策略。
●撰寫公司新聞稿。
●打電話到科羅拉多大學商學院，安排教學觀摩。

如果運用得當，你的「高效事項」清單將會是提高產能的利器，同時也是很好的管理工具。所以，問問自己：「我手邊有兩個案子，一個是我正在處理某個客戶的案子，另一個則是別人剛剛才丟給我的新任務，如果我跑去接了新任務，本來承諾某客戶今天要完成的事就會黃牛。所以，哪邊比較重要？」如果我的辦公室主任貝卡這樣對待我，而我也接受了，她清單上的事項就會跑到我的清單來了。

「重大事項」清單
「重大事項」清單上的項目，應該包含所有雖不急於一時，但卻是你必須要做或是想要做的事情。（這類事項很多人至今仍會將之列在每天的待辦清單裡。這樣並不恰當。）而每天的「高效事項」應該是短期內必須要完成的，不要拖拖拉拉以致耽誤到那些長期重要的工作發展。把所有重要、但非緊急的事務，或是沒有設定期限的工作，都放在「重大事項」清單中。這樣一來，那些不需要今天完成，但總有一天必須要做的重要事項也會在你的掌握當中。
舉凡公司、部門、小組甚至於你個人，所有經營策略面大方向的事務，都應該會在這個清單上。同樣在清單上的還包括許多「總有一天」要做的事，包含翻新不合宜的工作流程創造新體制，或是你個人想要學習新的語言等等。把「重大事項」清單獨立出來，可以讓「高效事項」清單精簡，不至因事項超載而導致失靈。而「重大事項」本身則可以隨時保持開放，接納許許多多長遠該做的重要事項。
「重大事項」清單上的項目應屬於以下幾種類型：
●聘請新的助理。
●研究客戶關係管理系統（CRM）的軟體。
●下載條碼應用程式。
●採購新的印表機。
●名片印上QR碼。
●為會員網站建置WordPress插入語法程式。
●估算除草服務的費用。

「重大事項」清單應該是隨時在進展中、一份永續性的工作清單。一份生生不息、隨時增添紀錄的長程工作指南。此外，千萬不可把「重大事項」清單列完後就束之高閣漸漸淡忘。隨時謹記在心，要把「重大事項」融入「高效事項」。這樣的話，才能確保你每天不只是在做緊急的工作，同時也在進行真正重要的大事。


從「重大」匯流至「高效」
當你思考該做哪些事情，請想清楚「這件事非得要在今天完成嗎？」如果是，那就放在「高效」群組中，如果不是，就放在「重大」類別當中。
我們會在第四章談到一些整理歸納工作的方法。你大概還是在活頁行事曆上，登錄「高效事項」清單，那麼別忘了給「重大事項」建立一份單獨頁面，並且標上「重大」的標籤。
我個人習慣用Outlook 的「工作」（Tasks）來記錄「重大事項」，因為這個軟體的功能可以很快把「重大事項」匯入「高效事項」。首先開啟Outlook 的工作，設定的步驟如下：
●在工作列上設定成按「開始日期」排列（目前預設都是按「到期日」排列，不要這樣做。你不會希望一件需要三個工作天的任務，今天才看見，而今天就要截止了。）。
●在新增一個工作項目時，先設定「開始日期」，把你想要開始動工，或是再評估的日期填上，然後按確定鍵鍵入「到期日」。（只填到期日的話，你每天就會在工作面板上看到同樣的工作項目。）
●以主要專案為「類別」命名，盡可能列出這個專案所有需要做的大小事，分別填好開始日期及到期日，並把它們全都歸入這個專案名稱的類別之下。這樣一來，你就可以利用「類別」作檢索，輕鬆掌握某特定專案的所有工作清單。
●由於Outlook工作功能會自動按日期把該做的事推移出來，被標幟了「今天」的待辦事項，就是你每天的「高效事項」。
●「總有一天」要做的那些「重大事項」，不要設定「開始日期」和「到期日」，讓它們全部匯整歸入「無日期」的事項列表，以便你可以時時檢閱管理這些事項。


重新回顧的程序
當你建立好工作清單，應該還要依下列三個角度隨時檢視：
1.每月預先安排：檢視自己的行事曆和專案計畫，安排一下哪些項目要在月底前完成。把「總有一天」要完成的「重大事項」，設好「開始日期」，讓它們可以自動被排入每日的「高效事項」。檢視一下有哪些事應該收尾了，哪些專案工作開動了，哪些會議資料該提早做準備了，為了出差哪些事該先安排了等等。同時，把已經過了時效，或因種種原因不再需要做的項目全都刪除。
2.每週反覆貫徹：回顧一週以來每日的工作活頁，看看是否還有未完成或是遺漏的工作項目。比方說，你留言給了誰卻還沒得到回音？誰取消了約會，而且還要重新安排時間？有沒有應辦完卻沒完成的事情？什麼時候忘了寄送感謝函給客戶？別忘了要在適當的時間，做完這些工作。其實，那些成功的人不僅都是自動自發的人，更是能貫徹始終的人。
3.每晚「高效」分類：假想一下你的「高效事項」清單上有十個項目，一般來說「高效」上的項目，應該包含了來自四面八方、輕重緩急不等的事項。縱然你很容易被迫處理緊急但相對沒那麼重要的事情，但別忘了你也必須要做不急但很重要的工作，也就是需要長時間才會發揮效益的事。那麼，當你手上有了空閒的時間，可以任意使用，你打算先做什麼？每天你下班前，請運用下一節提到的分類法，先把明天準備要做的事情做好分類，如果臨時有急事插隊，就可以用分級法決定案子的先來後到。


分級：戰場的急救排序法
還是會有許多人會把「高效事項」清單，誤認成「非完成不可」清單，但這樣子的話，一天得要工作十六小時才辦得到。我重新再說一遍，你不用在下班前把所有大大小小、不分輕重緩急的事情，在一天之內全部辦完。假如這個案子和你的工作關聯不大，或是時間不夠用，就放下吧——至少暫時擱下。不要把所有事情想得太嚴重，想太多只會加重自己的工作量，心情也越來越消沉。所以，一定要保持生活的彈性和靈活。
要怎麼做才能讓生活比較有彈性？首先就是事先找出哪些工作是一旦不得已可以馬上擱下的。想辦法把工作量降到合理的程度，這樣才能每天節省九十分鐘，或者更多你值得留給自己的時間，在這樣的情況下，懂得把事情「分級」非常重要。
「分級」（triage）一詞源自醫學的領域，指的是根據傷患的嚴重程度，給予分級，並依照等級決定照護的方式。按照字面的解釋就是：「依照患者或是傷兵的傷害程度，予以分類、分級；並按照分類分級的標準，決定急救的優先順序以及適當的治療方式。」
在醫院急診室中，負責分級的護士，會依照每位患者的狀況，決定哪些患者應立即接受治療，哪些患者可以稍後再處理。所謂先到先接受服務的概念在這裡不適用，也不應該是這樣；搞清楚優先順序變成最高目標。有了分級系統，醫生就不會花太多時間治療感冒的病人，但同一時間急診室中有人快要失血致死卻沒人上前處理。
「高效事項」的分級概念雖沒有醫療上的那樣嚴正，但確是提高生產力的藥方。就如同護士把患者分級，你也要把自己的工作分出輕重緩急，找出最重要、最優先的那一個，其他的可以先不用管，先全神貫注在最重要的那一件事情上。
在戰場的情況又不一樣了，傷兵數量大，時間也很緊迫，醫務兵會採取另一種分級方式，節省分級傷兵所花費的時間，以爭取更多的搶救時機。北大西洋公約組織的部隊就把傷兵分為以下四個「P」（priority），決定急救的優先順序：
●P1：呼吸停止（立即生命危險。）
●P2：失血（短時間內不進行治療則會危及生命。）
●P3：骨折（長時間不進行治療，病情會惡化。）
●P4：燒傷（傷口會疼痛，需要長期的復原期。）

根據傷害的狀況不同，隨時變更搶救的順位，P1項目需要立即治療（因為沒呼吸沒心跳就是死了），而其他的則比較有時間彈性處理，比方說一位燒傷的傷兵，燒傷的面積很大，比較起傷口小且失血少的傷兵，狀況要嚴重多了。而且，嚴重燒傷的士兵可能會有生命危險，應該要接受P2的治療，而非一般燒傷的P4治療。由此可知懂得活用這個系統，依照實際需要標示順序，比死板地參考案例還要重要。
運用在「高效事項」的分級，是不是也可以此類推？
●P1：今天沒完成這個工作，公司就會開除你。
●P2：最近應完成的高價值、長期性的工作。（通常轉自「重大事項」清單。）
●P3：沒完成這件工作的話，就會有人不高興。
●P4：惱人的瑣事，例如交際應酬和臉書上的網路互動。

你今天必須要完成哪些工作？如果你等下就快要開會了，但你還沒準備好開會用的簡報資料，這件事顯然比較緊急，必須馬上去做（P1）。原本的策略需要更新了，但你需要幾個小時好好思考（P2）。這時候，如果你有個供應商的電話要回覆，就相對比較不那麼重要了，雖然廠商催你回電好像事情很緊急的樣子（P3）。大部分的e-mail不見得都很重要（P3），但如果你已經兩天沒有收信了，你的老闆可能會很不高興（P1）。你甚至可以刪掉某些事項。像是清理休息室爆滿的冰箱完全不用做（P4），不管你心裡有多想快點清理冰箱。
請記得，每個人的情況不同，優先順序也不同，這完全是操之在己，只有你才能決定待辦清單上的優先順序。安排處理順序的時候，也別忘了醫院急診室內的檢傷分級，試著自問：「這件事攸關生死嗎？」，你才能清楚分辨出哪件事一定要馬上辦好（P1），哪些工作可以等一下再做，或是之後幾天做完就可以（P2），又有哪些專案需要幾週的時間，才能結案（P3）？有哪些瑣事可以減少、甚至不用做了（Ｐ4）？當你了解每個工作的重要程度後，就可以找到適當的時機逐一完成工作。
保留一點彈性很重要。P1和P2級別的事情很緊急，必須馬上去做；也就因為這樣，這會是你的「高效事項」主要來源。不過你在安排每日工作時，應該要保留一些空檔給「重大事項」的P2及P3級的事情。P2及P3級的事情通常都不那麼緊急，我建議你只要一有空就主動先做一點，不要拖到最後反而變成不可收拾的危機。
每天工作多少會碰到突發事件，你還是要把這些突發事件排進工作表中，動手處理。畢竟醫院的急診室，不會因為生命垂危的人早上沒預約看診，就拒收患者，不給予急救。
預先做好部分工作的同時，也要刪除一些不必要的工作。比方說，打噴嚏或是被紙割傷的人，卻跑到急診室尋求幫助。你不應去做這一類的工作，也不應該讓這類的工作打亂你的時間表。你不做的話也不會有人生氣，那這件事情就不是很重要，可以從工作表中剔除。被動應付式的瞎忙對你的前途一點幫助也沒有，你該做的工作應該是以職責所在、符合策略目標、維持穩定的進度以及重要卻非緊急的項目為主。
隨時分析你的工作清單，適時縮減工作負擔，確實做好分級歸納，必要時調整優先順序。如此一來，就可以去除掉許多不必要的工作，做好該做的事，不要貿然把工作扔到非待辦區中。確實執行的話，你每天就可以超前進度，空出九十分鐘。這多出來的時間，你可以拿來休息充電，和家人共享生活時光，為之後的挑戰作準備。

(以下內容摘自本書第一章)

揪出浪費時間的殺手

時間是最寶貴的工作資源。跟辦公文具甚或是金錢不同，時間用掉就沒有了；公司櫃子裡不會有個標示「時間」的盒子，備著一分鐘兩分鐘供你不夠時取用。時間用掉了就一去不復返，即使如此我們老是在浪費時間，多浪費的每一分鐘，都讓我們無法去做本來應該做的正事。
你不能白白浪費時間。如果你想要達到精簡工作的成效，確實做好時間管理非常要緊。當你在做「時間管理」，你不是在管理「時間」，而是管理「你自己」。也就是做好自我管理。
你有了這樣的基本概念後，我們來看看哪些是...

加班不再是「常態」
文/摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)

在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。
史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以準時完成每天的工作，工作過程中也很少出錯，更不用擔心會造成很大的疏失。我們有六個夥伴負責各種執掌，其中有個負責「退休金計畫」，有個專責研究工作，現在運作變得非常順暢，他們彼此花費在溝通協調的時間更少但成效卻更好了。
根據我的估算，比起史塔克女士還沒來之前，我們每天可節省九十分鐘的時間。我的六名屬下原本是無所適從，壓力又大還要常常加班。他們現在效率變高了，還能在下班之前就完成工作，準時回家。幾個月以來，沒有一個員工需要留在公司加班。史塔克女士就如同她的專業頭銜「生產力專業顧問」，她指引我們一條通往成效更好的捷徑，成效比以前好太多了，而且還縮短了工時。我們的員工有信心可以在現有人力下，達成顯著的業績成長，而我們可以善用多出來的時間，好好研究公司的發展方向和策略，以期達成更卓越的成就。

加班不再是「常態」
文/摩特格．L．博德(瑞銀集團投資事業群資深副總裁)

在諮詢史塔克女士的專業意見之前，加班是我們公司員工的常態，員工得在下班後再多留幾個小時，才能完成工作，趕上應有的進度。
史塔克女士受邀短期留在我們公司，幫助我們改善公司內部溝通協調的方式，讓協調流程變得更加有效。同時，她還指導我們如何將日常事務分門別類，並隨時追蹤進度，也告訴我們如何善用微軟的e-mail收發軟體（Outlook）整理歸納各種訊息。諸如此類的改善方法不勝枚舉，但可以肯定的是，我們的工作方式有了很大的進步。我們的員工現在可以...

某天早上，我來到一家名列《財星》（Fortune）前一百大的電訊公司進行專題演講，我進入會議廳時，有位女性員工向我走來，而她的臉色不太好看。「我得要老實講，」她說，「我不是很想聽妳的演講。」
我的演講根本還沒開始就聽到這句話，有點措手不及。「真的嗎？」我回應她，「可以請妳告訴我原因嗎？」
「當然可以。」她繼續說，「我根本就不想提高自己的產能，我每天都拚命工作十二個小時，工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我，我應該要做更多事，但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」
我瞬間豁然開朗，我用肯定的語氣告訴她：「我來這邊，就是為了要幫助妳。」
我在一九九二年創設了「生產力專家」顧問公司，公司的宗旨就是幫助客戶「用最少時間，創造最多成果」。而這位女職員說「事情太多做不完」，以及她所希望的「事半功倍」道出了我這二十年來為各界服務的主要內容，而這本書的書名 (注：英文原書名What to Do When There’s Too Much to Do，直譯為「太多事要做時該怎麼做」。)靈感也來自於此。
坦白說，工作多不見得是好事。想想看，哪一種方式比較會讓你的上司驚豔？一天內做了三十七件沒什麼價值的小事，還是一天只做七件工作，但全都是價值很高的大事？一天工作八小時的員工能比一天工作十二小時的員工，更具有生產力嗎？答案其實呼之欲出。最重要的還是「成果」，不是完成的工作件數，更不是花費的時間長短。盲目的忙碌不等於有效的產能，兩者不能混為一談。沒有人在乎你待在公司的時間有多長，或是完成了多少待辦事項。大家只會在乎你的工作能力，以及最後的成果。
我撰寫本書的用意，是希望能幫助你達成更多的「成果」，而不是只有「結果」。我也明白要把寶貴時間用來閱讀本書，很讓人為難，而且還是老生常談的內容。但是有些事情值得花點時間去了解，我也非常希望你能夠考慮一下，你現在投資了一點時間，但以後可以節省更多的時間。
就如同本書副書名 (注：原文為Reduce Tasks, Increase Result, and Save 90 Minutes a Day。)所寫的：「減少工作分量，增加工作成果，並且每天節省九十分鐘」，我們會把重點放在如何減少工作的分量，真正達到事半功倍的效果。本書的最終目的，就是讓你在工作和生活都能雙贏。對你本身而言，不但工作成就顯著提升，也能與私人生活取得平衡。對你的上司來說，員工不會為了維持私人生活而輕易離開公司。只要員工的成就感和士氣大振，而公司的人員流動率也會跟著降低。
所以，提高生產力對於員工和公司來說，是雙贏的局面！
想要減少工作量，首先就是要捨棄原本「衝衝衝」的觀念。現代人的生活步調很快，壓力又大，常把工作時間延長到每週六十、七十小時，甚至八十個小時。工作時間變長，生產力反而下降，這是必然的結果，人不可能在筋疲力竭時還能拚命工作，即使勉強自己硬著頭皮去做，疏忽之下只會造成更多錯誤，最後還要花更多時間去彌補。到最後，為了追上落後的進度，你只能竭力往前衝刺。對於大多數人來說，這也是個無法破除的惡性循環。
所幸你買了本書，表示你試圖改變現況，捫心自問：「我真的需要那麼長的工作時間嗎？我一定要拚了命才能把事情做完嗎？還是說，其實我做事不得法，沒有效率？」好好審視自己的工作習慣、執行流程還有進行方式，你就會發現產能低落的癥結所在。
《上班8小時，練習只做重要的事》一書完全顛覆傳統的時間管理法，這是因為傳統的方法已不符合現今的職場潮流。我念大學時是在一九八○年代後期，當時我修了一門時間管理課。第一天上課時，老師就要大家制定一份日程表，工作內容和起始的時間都要寫出來。我寫了份鉅細靡遺的行程表，從幾點幾分到幾點幾分，要做哪些事情，安排得分毫不差。大致上我還能照著行程表走，但如果有突發事件，就會打亂我原本的安排，預定要完成的事項也全都泡了湯。
隨著時代的演變，傳真機、語音信箱、網路、e-mail、手持式裝置、應用程式（apps）以及各式各樣的科技產物紛紛出籠，生產力的定義也因此產生了巨變。換句話說，如果你想要事前安排一整天的工作行程，細分每分每秒該做的事情，那麼一天開始不到五分鐘，你的行程就已經爆滿了。
資訊過多讓事情也變得更多，生產效能不但下降，還會讓我們忙得不可開交。因為經濟衰退，我們的荷包變得消瘦、對人卻很刻薄。我們有更多期望，資源卻很少，越來越繁重的工作落在我們肩頭。結果就是待在辦公室的時間越來越長，私人的生活時間越來越短，和親人伴侶也漸行漸遠。
上班族每天都要面對從四面八方湧進來的大量資訊，他們雖然想要好好記錄分類這些資訊，卻都無所適從，也因此產生了極大的壓力。我們對外的聯絡方式更多了，聯絡人也多了，溝通的時間更快了，但是每天要做的事情變得更多。
如果你制定了一份「普通」的待辦清單，而且想要把清單上的事情全部做完，那意味著必須耗費數百小時工作時數。而且，你可能只是把時間花在「擬定計畫」還有「分門別類」上，卻都還沒有動手開始！現今資訊流通快速，制定一份冗長的待辦事項表只會浪費寶貴的時間，相反地，好好規畫自己的生活對你才有好處，系統化的工作方式可以幫助你分辨哪些才是值得去做的工作，把握時間，心無旁騖完成這些工作。
如果你的事情實在太多了，真的需要占用一些時間才做得完，這也不要緊，只要你認真做事，集中精神，你還是可以辦得到。我在本書中提供的工作流程法則層次分明，便於執行，你可以隨時視情況調整行程表。到最後，你每天就可以至少節省九十分鐘，這些充裕的時間可以讓你彈性應用。


前言
關於精簡的基本概念
如果你是一個認真的員工，希望能讓工作表現更良好，早就努力讀過許多時間管理以及提高生產力的書。那麼《上班8小時，練習只做重要的事》有什麼不一樣呢？本書的特點就在於創新的工作流程法則，這個法則可以讓你在壅塞暴量的工作負擔中，找到一個解套的方法。簡單來說，本書的主旨就是做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。
很多員工看到這個主旨，會感到相當驚訝。這也難怪，因為公司總是要求員工要加班多做點事情，卻吝於提供資源。而這也是為什麼我很強調這個主旨，過去十幾年來，「生產力」是員工的最高原則，卻沒想過一般人無法承受長期的超時工作。
何謂「生產力」？以商業的角度來看，生產力是指每單位勞力所能製造的商品數量，或是所能提供服務的次數。生產力不但是評量企業是否成功的標準，同時也是一個國家整體經濟是否建全的指標。整體而言，美國人現今的生產力達到史上最高，但是仔細想想這幾年來，促成美國高生產力的原因並不健康。由於經濟衰退，公司大幅裁員只保留最低限度的人力，而留下來的員工卻得以更少人力做更多事，就如同我在序中所提到的女職員。我們拚命加班只為了保住工作，混口飯吃，但這種情況讓人相當沮喪。
節省時間，自救助己
所以，我要宣揚這套精簡工作的方法，我非常相信唯有這套方法才能去蕪存菁，留下真正有價值的工作，在這場經濟衰退當中不會讓你因為工作過量而失去健康，失去家庭生活還有人生的歡樂。
大多數的員工都深信只要不顧一切奉獻給公司，就可以解決所有的工作問題。其實，這只是雇主讓員工如此認為而已，你真的不用做到犧牲奉獻的地步來表示忠誠，也不用完成大量的工作來表現你很有價值。
我是說真的。來看看日本的例子，日本員工以無償加班做超量的工作，來展現對公司忠誠的表現，而不是把重點放在加強自己的生產效能，這是日本企業根深柢固的觀念。所以，日本員工有很高比率的「過勞死」，如同字面所示，工作過於勞累而死。其實不單只有日本，許多西方國家也有同樣的狀況，只是我們的醫療機構很少追蹤記錄這個死因。
好好想想，你為了可能會加薪或升遷而失去健康，這真的值得嗎？這只是「可能」會讓你加薪或升遷，並非一定會實現。你能保證埋頭苦幹真的能得到上級的賞識嗎？與其花時間和同僚別苗頭，還不如好好處理真正重要的事情，專心排定策略，並且確實執行。別把自己逼得太緊，這不但會降低你的表現，也無法提升你在公司內的價值。
嚴苛的現實
超時工作只會事倍功半，降低產能。已有相關研究顯示每週工作六十小時，生產力平均下滑了二十五％。超時工作會讓人感到疲勞，進而失去判斷力造成表現失常，所以延長工作時間只會讓生產力下降。到了最後，即使你的工作意圖很強，還是徒勞無功。而且，你工作的分量太超過了，就會不自覺養成壞習慣，這對你的公司不但沒有好處，也跟你想要好好表現的初衷背道而馳。
教訓何在？你不是機器，長時間工作只會讓身體和心理感到疲勞，身心俱疲的狀態下，工作的步調就會變慢，不斷出錯，還會浪費更多時間。更糟糕的是，一個人長久處於疲勞的狀態下，很容易產生心理憂鬱，若是太忙而忽視這個狀況，則可能會爆發成失控的局面。憂鬱會對人造成很大的殺傷力，而且還會造成產能低落的問題，甚至於引發更嚴重的後果。
傳統的一週四十小時工作時間是較佳的折衷方式，也能在生產力和過量工作中取得平衡。不過，今天有許多人礙於公司期望或是企業結構，無法採納這種工時分配的方式。有的人認為要把行程排得滿滿的，才會有動力完成工作，可是他們的能力即使到了極限，卻還不知要放手。你會希望自己「短路」而拖累工作表現嗎？你很清楚工欲善其事必先利其器吧？那怎麼還不懂得好好善待自己？
最佳的解套方法
我會在接下來的章節裡，告訴你如何擺脫得要加班的緊箍咒，心中不斷默念「精簡，精簡，精簡」的咒語，你每天將會空出九十分鐘，遊刃有餘。一天可以空出九十分鐘不是空談，我的客戶執行這套方法後，充分改善了內部的管理狀況。
我要教你的方法，就是利用我的時間管理方式，重新分出事物的輕重緩急，將注意力集中在重要的事情上。你會學到如何捨棄陳舊的整理方法，接納創新的分類方式，分辨手上的工作事務，擺脫低落的生產效能。依照這個方法，你就能削除多餘的旁枝末節，專心處理主要的任務。
你不用感嘆這一切都是命，讓工作壓垮自己；而是要掌控自己的命運，擺脫現況，學習改進方式，邁向工作與生活平衡的未來。傳統的生產力觀念會讓人產生誤解，請你忘了吧。你真正該做的，是認清自己的極限，不要逞強，調整工作態度，想辦法去體認自己在上班時間內能夠合理完成的工作目標。若能如實執行，你最終一定會發現你可以如期完成所有重要的事，而且時間真的很夠用。
我所提供的方法，只不過是要你重新調整你的人生，在工作之餘也能享受生活。這裡要提醒你，執行新方法不見得容易，但是這個觀念與方法簡單明確，有利施行。你若能接受這樣的基本概念，現在就容我正式介紹「生產力流程法則」（The Productivity Workflow Formula™；簡稱PWF）。
創新的時間管理術：生產力流程法則
PWF有六大執行步驟：
1.分辨該做什麼：仔細審視工作需求，分類歸納待辦事項，對付浪費時間的禍首，下決心只做真正重要的事。
2.安排時間：妥善安排工作時段，在適當的時機勇於拒絕，明快下決定，以及掌控會議時間。
3.集中注意力：磨練個人意志力，去除分心的雜念，學習集中精神的方法以及避免無謂的「多工」。
4.處理新資訊：有效地搜尋資料，分類管理數位資料以及快速回應e-mail、語音留言和公文。
5.終結鬼打牆：分辨哪些值得一試，哪些是做白工；減少「鬼打牆」般沒效率的惡性循環，解決人事問題的瓶頸，以及徹底執行生產力法則。
6.精蓄銳，管理工作動能：注意會影響心理的生理因素，適當的睡眠，均衡飲食，適度的運動以及保持好心情。
PWF是一種環狀的循環模式，不論在何時都可以周而復始。換句話說，這個模式沒有終點，可以不斷進行，進而成為生活的方式。除此之外，不像傳統的生產力模式是單向直線型的（如Ａ到Ｂ到最後什麼都沒有），PWF可以讓你擁有自己的步調，避免停滯期，帶領你達到新境界。
生產力流程法則（PWF）
生產力＝分辨輕重＋安排時間＋集中精神＋隨時應變＋終結循環＋管理體
如果你確實把PWF應用在生活中，每天真的可以節省九十分鐘，用這些時間好好享受生活，而不是讓工作塞滿你的人生。雖然這聽起來很荒謬，但是你真的可以事情少做一點，成就多一些，你只是需要把有價值的高產能工作，從一堆沒有意義的雜事中篩選出來。
那麼，讓我們一起開始，看看這六大步驟怎麼改變你的生活。

某天早上，我來到一家名列《財星》（Fortune）前一百大的電訊公司進行專題演講，我進入會議廳時，有位女性員工向我走來，而她的臉色不太好看。「我得要老實講，」她說，「我不是很想聽妳的演講。」
我的演講根本還沒開始就聽到這句話，有點措手不及。「真的嗎？」我回應她，「可以請妳告訴我原因嗎？」
「當然可以。」她繼續說，「我根本就不想提高自己的產能，我每天都拚命工作十二個小時，工作還是多得做不完。我不想再聽到一個生產力顧問告訴我，我應該要做更多事，但實際達成的目標卻少得可憐。我真正想要的是事半功倍。」
我瞬間豁...

作者序
前言：關於精簡的基本概念
節省時間，自救助己
嚴苛的現實
最佳的解套方法
創新的時間管理術：生產力流程法則（PWF)

第一章：分辨該做什麼
為什麼事情總是多到做不完？
你的產能價值在哪裡？
揪出浪費時間的殺手
時間花到哪裡去了？
「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
戰場的急救分類法
PWF第一個步驟的回顧與摘要

第二章 排定時間表
關於一週工作四小時
時間表初級班
大幅減輕你的工作負荷
學會說「不」，並且貫徹實行
節省開會的時間
進退兩難的選擇
PWF第二個步驟的回顧與摘要

第三章 集中你的注意力
造成分心的原因
應付來自外來的分心因素
解決來自內在的干擾雜音
掙脫科技的束縛
專心小幫手
心無旁騖的禪學
PWF第三個步驟的回顧與摘要


第四章 創新的資訊處理法
克服資訊氾濫
資料整理術
你的個人時間管理系統
資訊管理的原則
6D資訊管理流程™
e-mail處理流程圖
PWF第四個步驟的回顧與摘要

第五章 終結效率鬼打牆
實用的辦公室整理法
「人」的問題
如何應對事必躬親的微型主管
減少無效，突破瓶頸
持續進步的挑戰
自我要求、不斷超越
PWF第五個步驟的回顧與摘要

第六章　養精蓄銳，做好能量管理
源源不絕的個人能量
充足的睡眠
均衡的飲食
適度的運動
保持愉快的心情
保持在巔峰的狀態
PWF第六個步驟的回顧與摘要

後記
好好利用閒暇時間

作者序
前言：關於精簡的基本概念
節省時間，自救助己
嚴苛的現實
最佳的解套方法
創新的時間管理術：生產力流程法則（PWF)

第一章：分辨該做什麼
為什麼事情總是多到做不完？
你的產能價值在哪裡？
揪出浪費時間的殺手
時間花到哪裡去了？
「待辦清單」：檢查還有哪些沒做？
戰場的急救分類法
PWF第一個步驟的回顧與摘要

第二章 排定時間表
關於一週工作四小時
時間表初級班
大幅減輕你的工作負荷
學會說「不」，並且貫徹實行
節省開會的時間
進退兩難的選擇
PWF第二個步驟的回顧與摘要

第三章 集中你的注意...