圖解超強時間管理術

試著把任務做成行事曆吧

若能將該做的事情做成行事曆，雖然能有效掌握工作量，但缺點就是一旦發生突發事件就會變得很麻煩。

事先決定任務的執行時間
任務管理的第二種方法就是決定好任務執行的時間，並編入自己的行事曆中。如此一來，就能確實掌握任務應該何時進行。
此外，整體的工作量會變得一目了然也是這種方法的好處之一喔。
任務一旦增加就會被排進行事曆中，所以自己就易於做出「不能再排工作了」的決定。也就是說，事前的「資源管理」也能同時被兼顧到。

在執行的過程中也是會出現瑕疵
這種將任務排進行事曆的作法雖然有很多好處，但是實際在執行的過程中卻常常會發生很麻煩的情況。
首先，在訂立計畫的階段中，一定得決定任務進行的日期與時間才行。因此要決定所有任務的執行日期與時間就變成相當費時費力的程序了。
甚至最麻煩的是，原本的計畫一旦改變就需要進行修正。
一到工作當天，可能就會發生突然有緊急的工作插進來，或是任務的執行比預想中的執行時間還要來得長上許多。
如此一來，當初所排定的行事曆與時記得工作執行的過程就會完全不相符。為了彌補這樣的落差而去修正計畫的話，往後的行程就肯定會全部跟著改變，所以這樣的修正過程就會變得很麻煩。
因此，這種方法比較適合「幾乎不會有行程以外的突發工作」、「所有任務的所需時間都相當清楚」的人，不過符合以上條件的人其實並不多。對工作中的人來說，多少還是會有一些行程以外的工作才對。
先前提到的「任務清單」法在任務執行計畫一旦出現紕漏的情況時，就很可能有發生問題，而這種「行事曆法則」則是會因為計畫太過詳細而發生問題。因此，接下來要介紹的第三種方法就是從這兩種方法中「各取所長」而成的。

試著把該做的事情依照執行日期整理吧

將任務依照執行日期整理就能明確掌握每天的工作，也可以輕鬆應付突發性的計畫變更

不設定任務的執行時間，只決定執行日期
「第三種任務管理」就是訂出任務的執行日期再加以整理的方法。
任務清單的作法會讓任務的執行順序變得難以掌握而有所紕漏；行事曆的作法則會使計畫變更變得更加棘手而衍生出許多問題。
因此，我認為應該不需要去決定「執行的時間」，而是只要設定「執行日期」即可。
只決定執行日期的作法並不會比第一種任務清單法還容易出現紕漏，也不會像第二種行事曆法則那樣過度詳細。因此，這對多數人來說也算是一種相當便利的作法。
只要在工作當天完成任務就行了，所以當計畫有所變更的時候，並不需要去修正行事曆。
在實際的時間管理上使用第一、第二種方法而遭遇到挫折的人之中，有很多人都會傾向使用第三種方法來持續管理時間。

讓確認工作總量的資源管理變得更容易
左圖是我自己實際使用的記事本記錄方式。雖然我會立即將工作記到記事本中以便管理，但是透過電腦等方式來管理基本上也能獲得同等的成效，所以也請務必參考看看。
「第三種任務管理」中，時間不會變動的「約會行程」就要把時間清楚地記錄下來。另外，時間上可以靈活運用的「任務」也要依照日期的不同確實記錄下來。
如此一來，各種任務應該「什麼時候執行」就會變得一目了然了。
因此，每天早上也就不需要煩惱「今天應該執行什麼任務才好呢？」
此外，如果出現突發性的工作而需要變更計畫的時候，同樣也只需要考慮應該挪動哪個任務即可，所以也不會太費工夫。
根據左圖可知，任務與約會並不是分別進行的，將兩者管理在同一頁裡，是為了能將兩邊的工作量加總起來以便掌握確認工作進度（資源管理）。這樣一來，判斷工作是否能夠被排進行程中的過程就會變得相當簡單了。
雖然這個方法出乎意料地簡單易懂，但是其中的祕訣在於順利地持續進行時間管理。詳細的使用方法會在後面的章節一一說明清楚。

試著把任務做成行事曆吧

若能將該做的事情做成行事曆，雖然能有效掌握工作量，但缺點就是一旦發生突發事件就會變得很麻煩。

事先決定任務的執行時間
任務管理的第二種方法就是決定好任務執行的時間，並編入自己的行事曆中。如此一來，就能確實掌握任務應該何時進行。
此外，整體的工作量會變得一目了然也是這種方法的好處之一喔。
任務一旦增加就會被排進行事曆中，所以自己就易於做出「不能再排工作了」的決定。也就是說，事前的「資源管理」也能同時被兼顧到。

在執行的過程中也是會出現瑕疵
這種將任務排進行事曆的作法雖...

「工作忙碌」、「總是被時間壓得喘不過氣！」、「想要更有效率地利用時間」──有越來越多的生意人會有這樣的感覺。為了達到「不想浪費時間」、「提升工作的速度」等目標，如此日夜不休地努力工作的人應該也是很多的吧？
然而，這樣的拼命、努力卻還是會有瓶頸的。為了能有效地利用時間，「事前訂立計畫」的作法就顯得格外地重要了。有助於達到這個目標的作法就是本書中所說的「時間管理」術（也稱為Time management）。
「但是，訂立計畫很難耶….」會這麼想的人應該也不在少數吧。舉例來說，過去常常聽到的「一日之計在於晨」，其實也是關於時間管理的技巧之一。
然而，實際上能夠持之以恆地去實現這個道理的人卻是鳳毛麟角。吝於花時間在訂立計畫上，急於開始工作，只依「今日計畫」為主的作法就可能因為放心不下明天或下週的工作，因而總是難以如期完成工作。
即便如此，在「時間管理」上會覺得「困難」、「完全不合理」的人應該也不少吧。
本書並不是要你做到「難以實行的時間管理」，而是要介紹簡單、不費工夫就能達成的時間管理術。
我自己也是透過時間管理來減輕自己的壓力，讓工作得以依照自己的意思順利地推行。如此一來，時間管理甚至能讓自己實際感受到「工作變得更有趣了」。因此，如果還有讀者依然無法感受到其中的重要性，建議要儘快逐步掌握時間管理術。
此外，時間的運用會因每個人的能力所及而有相當大的差異。現在「Work, Life, Balance（工作與生活之間的平衡）」一詞也越來越常見了。但是，真正重要的並不只是「Balance（平衡）」而已。不論是在工作還是私人生活都要著重於「活用時間」、「充實運用」才行，而有助於達成這個目標的方法正是時間管理。
時間管理絕對不是什麼困難之事也不需要費盡心力。因此，請務必試著將時間管理術運用在你的工作和私人生活上。
水口和彥

「工作忙碌」、「總是被時間壓得喘不過氣！」、「想要更有效率地利用時間」──有越來越多的生意人會有這樣的感覺。為了達到「不想浪費時間」、「提升工作的速度」等目標，如此日夜不休地努力工作的人應該也是很多的吧？
然而，這樣的拼命、努力卻還是會有瓶頸的。為了能有效地利用時間，「事前訂立計畫」的作法就顯得格外地重要了。有助於達到這個目標的作法就是本書中所說的「時間管理」術（也稱為Time management）。
「但是，訂立計畫很難耶….」會這麼想的人應該也不在少數吧。舉例來說，過去常常聽到的「一日之計在於晨」，其實也...

前言
Chapter 1 做好時間管理，人生變得更美好
01.時間管理能讓工作變得更上手！
02.學生與社會人士在時間利用方法上的不同處？
03.想要成為成功者，以「不加班」為目標吧！
04.改掉延宕時間的「壞習慣」！
05.把時間管理的方法記錄下來，以提升善用時間的能力！
▼Chapter1大綱

Chapter 2 熟練時間管理的技巧
06.到底什麼是時間管理呢?
07.利用任務管理來克服「急躁症」
08.將任務列表，掌握該做的事情
09.試著把任務做成行事曆吧
10.試著把該做的事情依照執行日期整理吧
▼Chapter2大綱

Chapter 3 活用時間管理工具
11.記錄、工具是時間管理的必備條件
12.好用的時間管理工具是什麼？
13.記事本果然是直式的比較方便
14.把使用時間與可用的時間記在記事本
15. 完美分配一週行程的方法
16.自己真的可以處理這個計畫嗎?
17.從縱向與橫向的觀點來探討使時間管理成功的要素
▼Chapter3大綱

Chapter 4 規劃工作計畫的小撇步
18.要如何訂立計畫才可以讓工作順利進行?
19.將費時的工作「分解」
20.將「今天要做的事」訂立出一個簡單易懂的計畫
21.冷靜應付行程滿檔的工作
22.如果遇到難以如期完成的工作要把理由說清楚再婉拒
23.若有新的工作那就要修改計畫
24.對於預定以外的事情要能靈活以對
▼Chapter4大綱

Chapter 5　實踐一天的時間管理要訣
25.贏在早晨，贏在起跑點上
26.養成事前確認的習慣
27.時間分配好，使注意力集中
28.專注於工作，減少「出包」、「中途放棄」
29.有新的行程就要在當下處理好
30.每當事情完成前要進行確認、檢查
31.對於利用時間的方法要常常檢討改進
32. 做完一件工作之後要進行確認
▼Chapter5大綱

Chapter 6　訂立長期計畫的訣竅
33.為何長時間性的工作要晚點做呢?
34.「還剩幾個禮拜？」要清楚工作的到期日
35.將事情分成數個階段，並設訂期限
36.以週為單位做成行事曆
37.將做好的企劃複製一份到自己的計劃表
38.將長期化行程表規劃進每週的行事曆
39.也可嘗試應用到個人計畫中

前言
Chapter 1 做好時間管理，人生變得更美好
01.時間管理能讓工作變得更上手！
02.學生與社會人士在時間利用方法上的不同處？
03.想要成為成功者，以「不加班」為目標吧！
04.改掉延宕時間的「壞習慣」！
05.把時間管理的方法記錄下來，以提升善用時間的能力！
▼Chapter1大綱

Chapter 2 熟練時間管理的技巧
06.到底什麼是時間管理呢?
07.利用任務管理來克服「急躁症」
08.將任務列表，掌握該做的事情
09.試著把任務做成行事曆吧
10.試著把該做的事情依照執行日期整理吧
▼Chapter2大綱

Chapter 3 活用時間管理工具
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