麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧

名人推薦：世紀奧美公關創辦人暨總顧問　丁菱娟
柏克企管總經理╱職業簡報教練　王永福
中華人士協會講師　黃永猛

在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。

能夠使用高性能的器材或軟體當然最好，但這並不表示有了它們，簡報就一定會成功。我們應該自問：「與器材和軟體的進步相比，簡報的內容和發表者的技能有跟著進步嗎？」我想這部分非但沒有進步，反而還退步了！

簡報的成效，經常是買賣成交與否、提案通過與否的決定性關鍵。因此，為了不輸給器材和軟體的進步，應當準備好簡單易懂，具說服力的資料，並積極提高發表者的素質。


你希望對方怎麼做？

簡報的目的，自然是希望能夠得到對方的同意、被對方所接受。如果對方是決策者，則希望他能核可企劃案的執行；如果是第一線的工作人員，希望他能確實執行企劃案的內容。
而一個用來報告進度的簡報，則是希望對方在了解企劃案進度之後，能夠繼續提供協助、執行。
因此，簡報的目的，就是「促使對方採取行動」。


※「先說你希望對方怎麼做」─成功案例
定森：「非常感謝各位在百忙之中，撥冗前來出席此次簡報會議。如同日前發布的資料，今日的目的是加強各部門間的聯繫，以縮短新商品的推廣期間。」（已事先傳達此次會議的宗旨。）

製造部主管：（沒錯，這就是今天的宗旨。）（與對方有相同的認知。）

定森：「包括會後的意見交流，希望各位能給我大約六十分鐘的時間，完成此次內容。把新商品的推廣期間縮短至一半，是全公司上下的一致目標，為達這一點，我希望能在各部門間建立起互助體制。今後，我將向各部門人員請求具體協助。」（與會人員在了解會議所需的時間後，便能安心參加會議。事先告知將提出具體的協助請求，讓對方做好心理準備。）

品管部主管：（景氣這麼糟，各部門若不能好好合作，將喪失市場先機，我也只能盡全力配合了。）

定森：「那麼，我們來參考最近的成功案例，從中尋找能有系統地縮短新商品的推廣期，並建立全新體制的靈感。」（不以失敗案例為借鏡，而是從成功例中學習正確的做法，不失為一種有效的方法。）

採購部主管：（從具體的成功案例來帶入主題，確實讓人容易理解。）

定森：「我以最近為女性消費者導入的含膠原蛋白機能性飲料『膠原元氣』為例，為各位做說明。本商品的推廣期間，僅為同類商品平均導入期的三分之一……。」（從驚人的成功例帶入主題，激起對方的興奮感。）


如何增加說服力？

說服力，是聽者對我們闡述的理論，產生同感和共鳴的程度。如果能得到對方「沒錯」、「就是這樣」的回應，表示我們具有說服力；如果對方的回應是「這種說法很奇怪」或「這是錯誤的」，就表示缺乏說服力。

在缺乏強制力的情況下，促使對方採取行動的唯一方法，就是提高說服力。

簡報內容要讓對方覺得有說服力，就要能解決對方的問題。

舉例來說，如果你的內容是在說明如何修復損壞的東西，就要以掌握現況、分析原因、處理原因及防止復發的順序，來製作簡報。對聽者而言，只要能提出解決問題的方案，內容自然具有說服力。如此一來，不需強制規範，聽者也會自動自發地採取行動。


※提高說服力─—成功案例
梅木：「以上是本公司開發的，新世代電信專業等級通訊伺服器『Behind-Stage-NGN900』的主要規格。各位若有任何問題，歡迎在簡報結束後提出來討論。（在簡報時間有限的情況下，要注意別花太多時間解釋枝微末節的問題。）接下來，關於如此高規格的伺服器，為什麼日後會變得愈來愈重要，我將從業界未來動向的角度，為各位說明。」（掌握住聽者感興趣的問題點。）

業者A：（就是這個！我就是想要知道業界今後的動向，以及這款伺服器的穩定性。這可是一筆極大的投資，若投資方向錯誤，將對公司造成致命的打擊。）

梅木：「……基於上述的業界變化，目前使用的普通伺服器規格，再過幾年就無法使用了。」（明確點出聽者最關心的問題點。）

業者B：（將來真的會變成這樣嗎？如果是真的就糟了︙︙即便如此，這款伺服器真的是最好的選擇嗎？）

梅木：「我們對本公司機種齊全的『Behind-Stage-NGN900』十分有自信，不僅能順應環境的變化，也是成本與績效比最高的解決方案。和其他公司同等級的機種相較，相信各位一定能明白它的獨特性。例如：和MBI公司開發的『Blade-Outer-TH』系列相比……。」（搶先解答對方的疑問，讓聽者在無形中產生我們所希望的變化。）

業者C：（這樣聽起來，這款伺服器似乎不錯。但這是自己評論自家公司的產品，怎麼可能說不好的地方。）

梅木：「比日本進步十年的美國，就給予本公司產品極大好評。例如：各位都知道的UST & T公司，就已經導入本公司的產品了，而且在使用上也非常滿意。基於以上理由，為因應業界變化，並保有各位的競爭優勢，我在此強力推薦，本公司的新世代電信專業等級通訊伺服器『Behind-Stage-NGN900』。（將簡報定位在為聽者解決問題的提案上。）請各位務必檢討，採用本伺服器。」

業者D：（原來如此……這是為了避免失去先機的預防對策。似乎有檢討的必要。等會兒也順便參加樣品展示會吧。）


圖表與文字，你得這樣組合

即使頁面最上方的標題訊息已經寫得很清楚了，但是，只用圖表佐證標題訊息還是有風險。做簡報時，很可能用掉太多時間在說明圖表，或是遺漏掉重點。有時即使口頭說明的很清楚，但光用聽的，聽眾仍然不容易理解，無法留下深刻的印象。

　　因此，為提高聽者的理解度及維持簡報的流暢度，用文字來補充說明，也是一種很好的方法。我建議使用的文字訊息數是三個。


圖表放左邊，文字放右邊

圖表和文字併用時，可由左向右設計版面，把圖表放在左邊、文字放右邊。
不論是日語、中文、英語，大多是由左向右讀寫文字，所以聽眾也都習慣性地由左向右閱讀。而且圖表放在左邊，可先給右腦一個直覺的印象，之後看到右邊的文字，就會在左腦形成邏輯。


單刀直入由上而下，否則必遭曲解

簡報的基本原則應是先闡述結論。然而，大部分的人卻相反，從小細節開始說明，最後才歸納結論。

從小細節開始說明，等於是在簡報方向尚未明朗化前，就提供各種線索，讓聽者得以自行揣測，歸納出一個自以為是的結論。

這種做法會在最後總結時，增加讓聽者覺得「才不是這樣呢！」的可能性。

由下（細結）而上（結論）的說明順序，可用在推理小說或懸疑劇場，但不適用於商業簡報，因為這種做法，與聽者思路互相抵觸的危險性實在太高。

相反地，先闡述最終結論的由上而下法，能帶給聽者安心的感覺。這就像是一開始先告知目的地，然後再沿路說明景點一樣，知道最終目的地可讓人感到安心。而且，聽者知道結論之後，就不必自己胡思亂想，可安心聆聽簡報，說服力自然能提高。


聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑

提問是聽者的權利，但發表者可以把它當作傳遞訊息的機會。

在回答問題的同時，可順便重申主要訊息和關鍵訊息。這聽起來簡單，卻需要相當的說話技巧。

假設問題，進行模擬練習，可精進回答的技巧。

在準備會後的問答時，可製作一本假設問題集。這時，不妨設定一個最具敵意的聽者，並準備具有攻擊性的問題。也就是假設一個，最不希望被問到的問題。沒有聽者提出尖銳的問題自然最好，但隨時都要做好萬全準備。


策略性的簡報穿著與臉部表情

做商業簡報時，男性的規定服裝是深藍色或灰色的西裝，避免穿著粗條紋或格紋西裝。若無特別理由，記得扣上西裝外套的鈕扣。領帶最好選擇深紅色或藍色系列，避免選用給人輕浮感的明亮紫色，或駭人的粉紅色。

女性則可以穿著稍微亮麗的套裝，但要注意避免使用過於花俏的領巾，以免給人走伸展台的感覺，分散聽者的注意力。

表情和動作，會反映出發表者本身的個性。有些人個性開朗、動作大喇喇；有些人則個性陰鬱、動作謹慎小心。並沒有規定所有發表簡報的人，都要用開朗的表情、誇大的手勢做簡報。因為簡報發表者首要重點是，努力把自己想要說的話傳達出去，然後再根據自己的個性，表現出和主題相符的表情和動作就可以了。


創造鞠躬的投資效益

做簡報之前，事先決定開始和結束時，是否要鞠躬行禮。

在國際性的場合，可以選擇不鞠躬行禮，但如果鞠躬行禮較為得體，就該入境隨俗低頭行禮。

有些簡報發表者只會輕輕點個頭，讓人搞不清楚是不是在鞠躬。這種行禮方式非但沒帶給聽者禮貌的感覺，反而會留下不認真的印象。

若決定鞠躬行禮，就該好好地低下頭，直到身體呈六點十分的角度。這麼做可加深聽者在簡報開始和結束時的印象。

在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。

能...

簡報，就是把禮物送給觀眾 中華人事主管協會資深講師╱黃永猛
簡報英文是Presentation，不過，另一名詞Present是禮物的意思。禮物必須具備的條件，是符合送禮的目的、與根據對象客製化內容。禮物需要真材實料，也需要包裝。因此，簡報發表者需要有好口才與說服力，才能讓對方產生共鳴。

「愛你在心口難開」的時代，已經過去了。高競爭世代，簡報的重要性與日俱增。向老闆做專案報告，或內部開會、向顧客提案也需要做簡報；應徵工作時，若能做出漂亮的簡報，更能增加魅力為自己加分。

我多年來從事簡報技巧與口才訓練，簡報包括三大核心技巧，一是內容與組織，二是簡報技巧，三是PPT製作技巧。簡報的目的其實是透過三種技巧，簡單扼要的透過視聽效果，快速地解決問題，並促使聽眾採取行動, 。

本書在簡報目的，與解決問題上琢磨甚深，書中提到簡報的目的，是希望聽眾能聽完簡報後，能產生實質的變化或採取特定行動。尤其，讓聽眾從無知變成了解、從反對變贊成、從疑惑變信任、從敵意變善意、從沮喪變希望等，明確地指出發表者須事先根據對象，設定簡報目的，才是踏上成功的第一步。

為聽眾解決問題，則是書中的另一大重心。作者將觀眾所有問題歸納為一、恢復原狀型；二、防杜潛在型；與三、追求理想型三種類型。很務實地運用失敗與成功案例，針對各種問題類型，設定需要解決的課題，能夠提供讀者更多元的思考方向。

發表者經常因緊張出現雞同鴨講、不知所云的現象，本書另一項觀點，則提到如何增加說服力。書中提到說服力因人而異，說服力的的高低，會因特定對象不同而有不同的結果。除此，本書也介紹簡報製作的實用技巧，與發表者的穿著打扮、及臉部表情，如何以肢體語言展現技巧。這些都是作者經驗與智慧的結晶，在在值得讀者的參考與學習。

Practice make perfect，本書以實務為主，是難得的好書。讀者若能深切地理解書中精闢的內容，並多加以練習，我想每個人的簡報技巧必將大幅進步，成為老闆賞識、客戶青睞、同事羨慕的簡報高手。


作者簡介：黃永猛　台大農推系畢，紐約、雪梨、東京、香港BBDO國際廣告AE研習。專欄作家、專業顧問、講師。W&G水鑾行銷廣告創辦人，BNSC（Business Negotiating Study Center）業務談判研究中心主持人。著有《搶攻業績48小時》、《小牌K大牌》等書。


簡報力，就是競爭力！　　　　　　　　　　柏克企管總經理　王永福
　　上台簡報，是一門技術，是一門可以被分析、拆解、重組，然後加以學習的技術。這是我在過去幾年，指導了超過200間上市公司、2萬名專業學員後，所得到的心得！
　　身為一個專業工作者，在職場上常有簡報的機會，每一次上台，代表的不僅是服務的公司及產品，更是自我形象塑造的機會。可惜大部份的專業人士，雖然了解簡報的重要性，卻不曉得如何站在台上，把艱澀的專業主題說清楚，讓台下聽眾能清楚明白，並作出進一步的決策或行動。
　　如果你也遇到這樣的問題，《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》將帶來很多學習的方向。
　　作者在書中描敍了許多專業場景，把簡報過程中的應對，完整的逐字記錄下來。問答過程中，彼此心中想說、卻沒有說出來的話，也在本書列舉的案例中精彩呈現。
　　讀者可以看到什麼是錯誤的簡報案例，學習如何改進，再比照正確的簡報案例。透過這樣的學習過程，相信大家不僅能學習許多簡報實例，更能進一步備增自己的簡報實力，這是我覺得這本書最特別的地方。
　　除此之外，書中還提到在開始簡報前，如何分析聽眾需求，找出聽者最關心的問題；如何增加說服力；如何先講重點再講內容；如何站在台上專業呈現，包含站位、服裝、以及上台前心態的調整等等。書上提及的關鍵重點，都與我在實務操作上十分相近。由此可知，這本書並不是一本簡報理論書，而是從專業出發，聚焦實務的簡報實戰書。
　　在書裡頭，也可看到許多日式簡報的格式，包含單頁、表格、圖表，以及A4大小的企劃簡報範例。這種比較嚴謹而專業導向的簡報風格，也會給讀者不同的學習觀點，擴增各位的簡報視野。
　　「簡報力，就是競爭力！」希望讀者不止透過本書，學習專業化的簡報技術，更能花一些時間，大量練習，將這些技術內化成自己的一部份。這對於提升未來在職場上的競爭實力，將會有極大的幫助！

作者簡介：王永福，柏克企管總經理，超過200家上市公司的簡報技巧及內部講師教練。客戶包含中信金、台積電、西門子、康寧、諾華、聯合利華、趨勢科技、鴻海、Google、Gucci、NIKE等知名企業，多次創下最高滿意的完全課程。著有《上台的技術》。文章散見於「福哥的部落格」。

簡報，就是把禮物送給觀眾 中華人事主管協會資深講師╱黃永猛
簡報英文是Presentation，不過，另一名詞Present是禮物的意思。禮物必須具備的條件，是符合送禮的目的、與根據對象客製化內容。禮物需要真材實料，也需要包裝。因此，簡報發表者需要有好口才與說服力，才能讓對方產生共鳴。

「愛你在心口難開」的時代，已經過去了。高競爭世代，簡報的重要性與日俱增。向老闆做專案報告，或內部開會、向顧客提案也需要做簡報；應徵工作時，若能做出漂亮的簡報，更能增加魅力為自己加分。

我多年來從...

前言：
在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告
簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

隨著簡報機會增加，電腦周邊產品及軟體也日新月異。除了出現手掌大小的器材外，投影機也有驚人的發展。今後，器材及軟體也將持續進化。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。

能夠使用高性能的器材或軟體當然最好，但這並不表示有了它們，簡報就一定會成功。我們應該自問：「與器材和軟體的進步相比，簡報的內容和發表者的技能有跟著進步嗎？」我想這部分非但沒有進步，反而還退步了！

好比說，我們經常可以看到內容毫無故事性，只列出一堆數據，並穿插許多插圖和圖片，呈現出繁雜及混亂的簡報。要不然，就是只列出幾個關鍵字或照片，空洞、無內容的簡報。

而站在台上發表的人，則是身體動來動去、眼神飄移不定、雙手東摸西摸，一開口就「嗯～」個不停，而且不管聽者準備好了沒，就自顧自地開始發表，最後也不管台下聽眾有無疑問，就隨意結束等等。像這種，一看就知道沒接受過正式訓練的人，大有人在。簡報雖然已是一般常用的發表方式，但大多數發表者的技能卻只到這裡。

簡報的成效，經常是買賣成交與否、提案通過與否的決定性關鍵。因此，為了不輸給器材和軟體的進步，應當準備好簡單易懂、具說服力的資料，並積極提高發表者的素質。

本書的目的是培養大家製作出理論與實踐並重、並足以向外發表的內容。若能確實了解書中所提，並多加練習，我想，每個人的簡報技巧必將大幅進步。在此，衷心期望本書對各位的工作能有所助益。

前言：
在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告
簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

隨著簡報機會增加，電腦周邊產品及軟體也日新月異。除了出現手掌大小的器材外，投影機也有驚人的發展。今後，器材及軟體也將持續進化。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了...

推薦序一　簡報，就是把禮物送給觀眾╱黃永猛
推薦序二　簡報力，就是競爭力！╱王永福
前言　在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

第1部　簡報前，麥肯錫菁英必問三件事
第1章　你希望對方怎麼做？
第2章　你能為對方解決什麼問題？
第3章　如何增加說服力？

第2部　麥肯錫的最強項：正確定義問題
第4章　所有問題，都可歸納為三種類型
第5章　恢復原狀型的問題，要五要件
第6章　防杜潛在型的問題，要想兩對策
第7章　追求理想型的問題，要突顯落差
第8章　結合不同問題描述的組合技術

第3部　能成功傳遞訊息的版面設計
第9章　金字塔版面結構，內容不超過七頁
第10章　文字頁*的基本結構──正誤事例
第11章　圖表頁的運用要領
第12章　圖表與文字，你得這樣組合
特別提供　公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？──A4報告

第4部　麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
第13章　單刀直入由上而下，否則必遭曲解
專欄　由上而下法的簡報要這樣做
第14章　聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑
第15章　肢體語言，也是簡報的重點
第16章　策略性的簡報穿著與臉部表情
第17章　簡報會場的注意事項圖解

第5部　簡報的大忌：我怯場了！
第18章　成功的簡報，來自容許失敗

推薦序一　簡報，就是把禮物送給觀眾╱黃永猛
推薦序二　簡報力，就是競爭力！╱王永福
前言　在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

第1部　簡報前，麥肯錫菁英必問三件事
第1章　你希望對方怎麼做？
第2章　你能為對方解決什麼問題？
第3章　如何增加說服力？

第2部　麥肯錫的最強項：正確定義問題
第4章　所有問題，都可歸納為三種類型
第5章　恢復原狀型的問題，要五要件
第6章　防杜潛在型的問題，要想兩對策
第7章　追求理想型的問題，要突顯落差
第8章　結合不同問題描述的組合技術

第3部　能成功傳遞訊息的版面...