◎[年終整理術1] 應對網路時代，數位斷捨離7條新法則
作者：電腦玩物站長 Esor Huang
在這個網路時代，你無法隔絕臉書的資訊轟炸。在這個數位時代，你必須擁有手機和電腦，才能獲得生產力。於是像個隱士一樣「斷捨離」這些科技，不一定是好作法，說不定壞的影響還更大。
「斷捨離」是日本作家、演講家與整理術專家山下英子所提出的概念，相信很多朋友都看過這本書，或是多多少少在不同文章裡看到類似想法。這個概念最觸動我的，不是「斷絕不需要的東西、捨去多餘的事物、脫離對物品的執著」這三個針對斷捨離的解釋，而是山下英子提到的，為什麼要斷捨離的其中一個精神：
「以『自己』而不是『物品』為主角』」。
我記得多年以前，我曾經在電腦玩物（http://www.playpcesor.com/）這裡用「數位斷捨離」的概念，討論了許多應該如何隔離手機干擾、如何清理資訊垃圾等方法，那時候的我還在以清空、捨棄做為斷捨離的主要目的；但又長了幾歲後，我的想法與方法慢慢改變，我開始認為對自己有用的斷捨離方法應該聚焦在下面這個概念：
斷捨離的核心不是清理，而是如何建立一條對自己最直覺、舒適、擁有最大回饋價值的流程（無論這是你居家環境的動線流程，還是你的工作流程，或是你使用手機的習慣）。這時候真正要斷捨離的是自己習以為常的想法與習慣，也就是打破既定觀念。
所以我開始認為，只是單純隔離干擾，不會讓你找回專注。你想隔絕手機與電腦，其實只是隔絕了現代社會便利的技巧，卻不一定讓你提高生產力，反而可能使得效率降低。
我開始嘗試從「正向行動」角度，去補足只有「反向清理」的斷捨離的不足。
•網路時代，你需要一種「自私的」整理術
我認為斷捨離是一種「最自私」的整理術，目標是「找回自己」，但這正是身處網路時代的我們所需要的。
因為在社群的每天轟炸中，我們總是把自己投射到群體的喜好，在別人的風景中迷思了自己真正想要的道路，我們誤以為「自我」，會因為社群帳號的追蹤、按讚、分享而抬高地位，但常常在深夜自省時感到空虛，因為真正的自我被外在的追求所淹沒了。
就像山下英子的家居整理、人生整理術裡告訴我們，累積更多物品沒辦法滿足自己，反而是捨棄物品後，才能找回自我。
在數位時代，當各種雲端服務隨時隨地都想跟你「連結」，當別人隨時隨地都能透過網路「找到」你，當你自己隨時都能拿起手機發現「新物品」，我們就不斷地被外物所「煩忙」，以為自己有事可做，卻失去了「自己尋找自己」的時間。
這時候，我們便需要像數位斷捨離這樣「自私的整理術」，重新來找回自己。
1. 如果沒有他人按讚，自己也會想做的目標是什麼？
在進行數位斷捨離的年終整理之前，我覺得首先要問自己的是：「如果只能選一個目標，現在最值得我付出時間、金錢及能力的事情是什麼？」
這個問題可以替換到任何情境，包含數位工具的挑選、數位資訊的篩選，當然還有自己工作與生活時間的安排等等。
那麼回答這個問題有沒有什麼技巧呢？我覺得在這個社群時代，有一個精準回答這個問題的法則，那就是設想一個情況：
「就算我做這件事時，都沒有人願意按讚，但我還是非常想做，做了依然可以獲得自我最大滿足。」
那麼你就能真正找到，什麼是最值得自己付諸實行的目標。
尤其，在這個網路社群上有太多「看起來好像很棒的事」、「看起來別人做得很好的事」，這些事物不斷地被分享，我們很容易第一時間就被吸引。
說不定這一年來，你因此就分心做了很多事，但有沒有哪一項事物回饋給你最大的價值呢？或許在這個年底，我們能用第1條法則，找到2017年最值得付諸執行的那個目標，並且不被社群價值所影響。
2. 斷捨離的過程，其實是由你主動賦予事物價值
我覺得在這個網路數位時代，「捨棄」慢慢的不是一個最適當的表達方法，因為在不斷網路連結的過程中，你很難真正捨棄什麼東西，但你也很難真正擁有什麼。
但是思考什麼要捨棄？什麼要留下來？依然是一個有效的方法，只是目標應該替換成：「反思事物的意義與價值」。
丟掉什麼東西不重要，重要的是這個「捨與留」的過程裡，你有沒有思考每一個工具、每一個資訊的意義，並且「由你自己賦予這個工具價值」。
尤其在工具這麼多、選擇這麼多的網路時代，每個工具看起來都功能豐富，怎麼選擇去留？如果我們只是跟著工具的功能去跑，那麼永遠有用不完的工具，而沒有滿意的工具，只有自己主動賦予工具和社群一個「我給他的定位」，那麼你才能成為數位的主人：斷捨離的核心目標，正是讓自己成為主人。
3. 找回自我意識，就是學習放棄，就是學習去選擇
透過前面兩個法則，將那些引誘我們的社群資訊、數位工具整理後，其實就能幫助我們慢慢找回自我意識。
然而，這時候難免遇到兩難、三難的選擇情況。這兩種服務好像都值得使用？這兩個工具好像都很好用？這兩個資訊好像我都想學習？這時候怎麼辦呢？
這時候你需要的不是判斷哪個比較好，因為在前面兩個法則裡我們已經判斷過了，我們需要的是「從都很好的東西裡，狠心做選擇的勇氣」：
•放棄就是：我可以這樣做，但我決定不要這樣做。
•選擇就是：我有很多選擇，但是我決定專注我所選擇的選擇。
任何比較、評論都有極限，最終我們都必須回歸自己的主觀意識，嘗試當一個「為自己下決定」的人，一旦下決定，就會有所選擇、有所放棄，但只有這樣的過程，才能在繁忙的網路世界中找回自己專注清淨的道路。
4. 專注你想做的事情，用熱情隔絕干擾
專注力來自於你對這件事情擁有熱情，而你之所以擁有熱情，則有三個條件：
•這是你自己為自己做的決定。
•這件事情的價值由你全權賦予。
•你自己就能給自己最大的滿足與成就感。
缺少上面任何一個條件，都難以讓你對該事擁有持久的熱情，很容易就被分心擊散。
很多人問我，在這個網路時代有這麼多干擾誘惑，為什麼我願意每天空出時間寫部落格、分享數位工作方法文章，我是怎麼斷捨離那些干擾的？
其實答案很簡單，因為這是我自己決定要做的事。一篇文章的價值源於相信自己的論斷，而把自己的想法有條理地寫出來，就能直接給予我最大的成就感。
5. 我不需要「佔有」，因為整個世界都能「擁有」
KKBOX、Spotify、YouTube，這樣的雲端服務告訴我們一件事，在網路時代我不需要下載佔有任何音樂檔案，因為我能一次擁有整個雲端音樂資料庫。
這樣一來，在數位世界的斷捨離整理中，很多時候我們不需要空間去存放資料，甚至不需要花時間去整理資料，因為在雲端服務裡，可能就能幫我們把佔有轉成擁有。
一旦擁有，我們可以隨時在需要的當下取用需要的部分，用完了就還回去，讓自己的空間與時間都不因堆積數位物品而被消耗殆盡。
6. 充分掌握一個工具的「用途」，但不是學習它的「功能」
而針對我們每天使用的各式各樣數位工具，在斷捨離的整理思考中，我會偏向「整合工具的用途」。這不是要去學會像是 Word 的完整功能細節，而是說我們可不可以把 Word 活用到各種可能的用途上，發揮應用的想像力？
尤其在這個太多新工具、新服務的時代，我們很容易陷入只是學工具、玩工具、了解工具，但不是「真正應用工具」的情況。
或者就像我們每天打開 Facebook ，只是無目的觀看新聞，這就只是用它的功能所給你的額外需求。額外需求反而讓人愈看愈焦慮，那是因為沒有掌握原本的本質需求：「我到底要用 Facebook 解決工作或生活上的什麼問題？」
所以我們才會有被各式各樣工具服務拖著跑的焦慮感，在數位斷捨離中，請試著去想：「我到底要用這個東西解決什麼問題？」重點是你要解決的問題，這才是它對你的用途，而不是它的功能。
7. 深入當下體驗，避免多工
最後，當我在重新思考自己的數位斷捨離整理時，我會去問一個很關鍵的問題：「這個工具與服務，是幫我深入當下體驗？還是讓我脫離當下體驗？」
如果答案是後者，那就表示我應該嘗試禁止自己使用這個工具，或是應該限制自己在正確時間才使用這個工具。
例如，我常常說要關掉通知，為什麼？因為那些新訊息的提醒通知都是要讓我「脫離當下正在體驗的事情」，這些讓我跳出的工具多了，會讓我們在生活與工作上總是分心，於是那些人生體驗沒辦法深入成為回憶，也就會有那種「我雖然忙了一整天，卻怎麼好像沒有完成什麼」的感慨。
以上就是我用來做年終數位整理的7條斷捨離法則，也是針對這個網路時代的重新思考，歡迎大家根據這些法則，實際應用在你們的手機、電腦、筆記、資訊等不同層面，一一實踐年終的整理。
◎三階段讓你變成整理高手：歸位、分類、丟棄
▶在進行整理之前先思考一下：有什麼方法能讓物品不要散亂各處、堆到沒地方放呢？整理的訣竅就藏在其中。
▶如果沒有固定的收納空間，物品終究會散亂各處。整理要先從「歸位」開始做起，想好什麼東西要收到哪個地方。
「把雜亂不堪的桌面和堆積的文件整理一下比較好」，心裡即使很清楚這一點，許多人卻「不知道要如何整理」。那麼請先想想，為什麼物品會沒地方放，文件會堆積如山呢？
首先，我們能想到的原因就是：東西用完後就這樣擱著不收。這是因為沒有決定好物品要固定收在哪裡，也就是沒有做好分類的緣故。此外，還有一個最大的原因，那就是保留著已經不需要、可以丟掉的東西。在這幾個原因交疊之下，就會造成雜亂不堪的局面。先以「歸位」、「分類」、「丟棄」為基本原則，踏出整理的第一步吧。
有些人自認為「很會整理」，但也許實際上並不是這麼一回事。特別是符合下列項目的人，需要多加留意。
•整理時的自我檢視清單
﹝check物品篇﹞
□一天中會找東西超過兩次以上。
□外出時打電話回公司請同事幫忙尋找資料，但在說明位置後，對方還是找不到。
﹝check頭腦篇﹞
□經常會超過繳交期限。
□一週會思索「這份資料是什麼？」超過一次以上。
•避免物品散亂的三個步驟
使用完畢就歸位：只要好好地整理過一次，之後只要不讓物品散亂在各地就好了。任何物品在使用完畢後就馬上歸回原位，如此一來，不需要花費太多力氣，也能隨時保持乾淨整齊。
做好分類：零碎繁瑣的物品也要依照種類來區分，決定好各自的收納場所，這樣整理起來就省力不少。做好了分類，也就方便熟悉什麼東西放在哪個位置。
不需要的物品就丟掉：收納空間和我們的大腦所能管理的資料量都是有限的，如果堆著不需要的東西（等於是垃圾），恐怕將難以找到真正需要的物品。所以，已經用不到的東西就徹底清除乾淨吧。
•利用三大要點來落實基礎
①定好固定位子
如果不固定收納的地方，將物品拿出來後，很容易就會擱置不管或是不知道丟到哪裡去。就算只是大致分類一下也可以，先決定好固定的位置，例如A 公司的相關資料就收在這個櫃子、公司內部的資料就收在那個箱子等等。
②一目瞭然
即使把東西乾淨地整理在資料夾或箱子裡，如果不清楚裡面裝的是什麼，結果還是得一個一個打開來找。請加上標題或索引，花點心思讓資料變得一目瞭然吧。
③馬上就能取出
經常用到的資料若是擺在櫃子最深處的箱子裡，每次拿取都必須先移開外面的東西，不僅很麻煩，甚至還有可能因為暗藏在深處而遺忘它的存在。請依照使用頻率的高低來決定東西擺放的位置吧。
◎思考一下歸檔的重要性
▶歸檔能提升工作的效率。工作能流暢地進行，周遭的人們也會對你留下良好的評價。
▶歸檔不只是為了自己，也是為了一起共事的同事，同時也能連帶地提升安全保密度。
所謂的歸檔，是指把文件和資料等進行分類並整理，以便執行業務。歸檔做得好，就能馬上取出需要的資料，提升工作效率。但是，歸檔的重要性不僅在於此，舉例來說，如果沒有做好歸檔的工作，除了自己以外的其他同事就無法掌握工作狀況，若是本人不在時，工作就完全停擺。此外，沒有好好地歸檔，也會提高文件或資料遺失的風險。弄丟重要的文件，除了給自己添麻煩之外，還有資料外洩的風險，所以要特別留意。
•整理不能只依賴記憶
OK：在其他人看來是凌亂、沒有整理的狀態，只有自己知道「什麼東西放在哪裡」，這種狀況很常見。但工作並不是一個人獨立完成的事，把大家都需要的物品維持在隨時都能找到的狀態，這就是歸檔的意義所在。
NG：有些檔案的內容不明、有些檔案的管理人不明、只有少數人清楚什麼東西放在哪個位置。
•文件保持隨手可得的狀態，工作效率也會倍增
做好完善的歸檔，能馬上取出需要的文件，工作效率也會隨之增加。當上司索取資料時，若能及時準備，也必定能獲得良好的評價。
﹝Check 你是否常有這些藉口？﹞
①「總會有人幫忙收回去吧。」
②「現在很忙，暫時先放著⋯⋯」
③「我才沒時間歸什麼檔。」
已經歸檔的資料，拿出來使用的人就要負責歸回原處，這是一定要遵守的規則。如果老是用這種藉口的話，好不容易整理好的東西又會開始散亂。
在歸檔作業上，破壞規則的最大敵人就是「暫時先放著」。這句話也包含了造成文件或資料遺失的風險，請多加留意。整理也是重要的工作之一，請好好地把它排入工作計畫表裡，以確保進行歸檔的時間。
•歸檔的三大優點
①提高效率
透過歸檔，可以讓文件或資料夾的擺放位置更清楚明瞭，馬上取得需要的文件，能專注在工作上的時間就會增加，因為
省下了找東西所浪費的時間。
②降低出錯機率
不但能減少弄丟或是遺漏文件等疏失，時間變多了，就有充分的餘裕來完成工作。而在工作的內容上，也能防止錯誤
發生。
③加強安全保密度
文件遺失的話就不用多說了，但如果文件用完就擱置，恐怕會有資料外洩的風險。經由妥善的歸檔管理，自然也就能提升安全保密度。
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