TOYOTA員工每天反覆練習的表格思考術：8步驟...

名人推薦：悅思捷管理顧問總經理 柯振南

序章　
為甚麼你需要用TOYOTA獨家研發的PDCA思考表格？

雜亂資訊的終結者！一張A3紙就能完成所有報告內容
報告內容全寫在一張A3紙上，這份A3報告書是豐田歷經五十年以上經驗、獨家研發的業務改善方法。特色就是在寫報告時，要將左頁圖表的「八個步驟」列入其中。
八個步驟就是：①主題、②設定主題的背景、③掌握現況、④設定目標、⑤分析原因、⑥對策與執行、⑦執行結果與橫向發展、⑧反省與未來的課題。
遵循這些步驟製作的報告書，不僅可以成為決策時的資料依據，也是解決各種問題的方針，讓你管理企畫時能夠更加得心應手。

思維更清晰有條理！每個豐田新進員工必學的思考方法
更重要的是，以這個方法持續製作A3報告書，以後不管遇到任何問題，你都能以條列重點的方式，清楚且簡潔地將問題點傳達給對方，頭腦思路會變得更加條理分明。
透過製作A3報告書磨鍊的思考模式，稱為「A3紙思考」。用這種思考模式考量問題，問題點會變得明確。前一節介紹的「八個步驟」，就是解決問題的流程。豐田員工在進入公司後，經常要撰寫A3報告書，自然能訓練出「A3紙的思考模式」，擁有優異的問題解決能力。

執行的效率看得見！掌握任務的優先順序，不怕事情一團亂
「A3紙」思考是所有商務人士都能加以活用的技術。在撰寫報告書的過程中，不僅能夠解決工作問題，同時還能清楚掌握待辦事項的優先順序，及找到更有效率的執行方法。基於上述特色，除了豐田之外，很多製造業及其他各行各業，也都在使用這份A3報告書。
本書要教導各位，將A3紙思考融入工作中的方法，還會列舉職場案例，讓大家學會實際運用。
A3紙的思考模式並沒有特別之處，可是這套思考術，卻可以訓練那些習慣用右腦思考的人，以左腦思考的能力，讓以感性思考的人，也能增加邏輯判斷力。我想特別將這套思考術推薦給以下的人士。
˙工作量繁重，卻不會安排優先順序而手忙腳亂的人。
˙大腦總是一片混亂，思路不清楚的人。
˙在工作過程中，鬥志越來越消沉的人。
˙不擅長管理部屬的人。

A3紙思考能讓大腦思路變得條理清晰，只要改變思考順序，就能明白自己該做的事情，並且繳出驚人的成果。

計劃不再紙上談兵！在實務中也能不斷修正，與現況接軌
請參考左頁圖表，將在執行企畫案之前能夠預想到的事情、設定的目標、現況分析及計畫如何進行等事項，全部都記錄在A3報告書左側。實際行動時才能了解的事情、辦不到的事情、標準化作業內容或能於全公司推廣的部分，就記錄於報告書右側。
依照上述順序思考，可以找到最正確的優先順序安排方法及執行步驟，並能夠不斷改善，呈現出最佳成果。我們在工作過程中，難免會遇到瓶頸或障礙，這時使用A3紙思考，就可以突破障礙，繼續前進。
以下介紹實際案例。假設公司為了提升員工鬥志，舉辦演講活動，那麼該邀請什麼樣的講師、該如何讓這樣的講師願意來演講？期待活動見到成效，該對講師告知哪些演講重點？這些都是必須思考的問題。
因此，挑選講師的方法、讓員工願意出席演講的宣傳、演講結束後讓員工繼續保持高昂鬥志的方法等，都是這次活動的思考重點。可是，隨著演講日期逼近，加上招攬聽眾、準備瑣事等事宜，我們的思考重點可能會偏離原本的核心。因此，要先確認原始目的──讓員工聽了演講後，擁有高度的工作鬥志。再朝目標達成的階段反推計算，擬訂執行步驟。
如果用A3紙思考來計畫這場演講，可以讓大家對於目的或目標產生共識，彼此也能清楚問題所在，還可以分析成本效益、反推擬訂計畫，並明確分派工作。結果就能在不偏離主題的情況下執行，也絕對可以達成計畫原來的目的。
當然，在執行時也會出現實際情況與當初預想完全不同的時候、也會有結果不如預期的情況，但如果能一邊分析現況、一邊執行計畫，絕對比毫無作為更能得到應有的成果。重點在於觀測行動後的變化，至於看不到成效的部分，就列為下次的改善目標。
在豐田裡，改善作業能不斷正向地循環運作，正是不斷使用A3紙思考的結果。明確設定目標、清楚掌握預想與現實的差異、想出達成目標的方法、擬訂計畫。然後，為了讓成果更接近目標，必須讓所有成員了解企畫案的進行情況，再一邊彌補不足、鏟除多餘的項目，繼續執行計畫。
開始執行企畫案或作業時，即便已經決定目標，並反推以擬訂計畫，還是會遇到預想與現況差異過大、不曉得如何安排優先順序的窘境。因此，必須配合立場設定目標，該招攬什麼樣的人參與計畫，參與的人該如何分配工作，都是重要項目，一定要先想好。
本書會介紹各種情境的職場案例，讓各位學習如何透過A3紙思考完成計畫，並且交出好的成果。
如果有人不會寫報告、因企畫案停滯無法順利進行，或因為交不出成果而苦惱，只要學會這套思考術，就能改善情況，讓自己更進步。只要是上班族，對公司或工作都會有著各種煩惱與問題。遇到困境時，該如何思考？建議你使用A3紙思考找到解題之鑰。
接下來，我會先說明A3報告書究竟是何方神聖，以及該如何撰寫。



第一章
把腦袋裡的好點子，整理成一份專業的報告書？

【圖解】8個步驟，培養你的用邏輯想事情
關於A3報告書，有八個重點需要特別注意。
左欄是記錄企畫案執行前的「計畫」。右欄是記錄企畫案的詳細內容與結果、課題，以及能運用於下一個企畫案的資料。
步驟②到⑤記錄於左欄，步驟⑥到⑧則寫在右欄。

◎步驟1：主題
主題就是目標。在執行計畫時，主題將成為重要的宣傳標語。
為了讓團隊成員依據相同標準朝目標前進，需要彼此討論用語的定義，選定讓大家想法一致的共通語言。
以一句話來彰顯問題，這句話就是步驟①的「主題」。當大家看到那句話，就能全盤了解目標。以工作的「真正目的」為出發點，抱持著懷疑的態度審視現狀，就能找出問題。
所有的事都不可以安於現狀，自己要先勾勒「應有的正確狀態」，並明確表示現況與預想之間的差異，確認問題癥結。

◎步驟2：設定主題的背景
主題決定後，就要具體說明選定該主題的原因、背景及目的。打破曖昧不明的問題點，處理自己能夠解決的具體問題。唯有全面破壞，才能有效率地找出真正的原因。

◎步驟3：掌握現況
在掌握現況階段，要排定解決問題的優先順序，還有對有問題的現場流程，積極蒐集定量及定性的事實案例，鎖定問題點。
這是最具豐田風格的階段，不過在問題尚未變嚴重以前，這個步驟的作業進度容易超前，必須多加留意。
這個階段的注意重點在於時代背景、公司特有問題、世界趨勢或目前公司的財務狀況，因為成員不同，會導致主題或目的不一致，因此讓大家建立相同的認知，統一想法及定義非常重要。此外，確認是否只是暫時性問題，或是可能持續延燒好幾個月，也是極為重要的工作。

◎步驟4：設定目標
為了達成目標，必須以5W2H的形式進行，也就是「何時」、「何地」、「何人」、「何事」、「為何」、「如何做」、「做到什麼程度」來反推期限與該做的事，擬訂計畫。
另外，也要基於適才適用的原則，清楚明訂承辦人的角色及權責。

◎步驟5：分析原因
為什麼在調查階段會出現問題？以「五個為什麼」的思考模式，找出真正原因。
「五個為什麼」的思考模式，能夠讓你重複五次以上思索原因，看清問題的本質。這個方式不會讓你先入為主地認定原因，也不會一味只想卸責，為了根據事實找出問題本質，需要不斷重複思考原因。

◎步驟6：對策與執行
對於現況與目標的差異，團隊成員要建立共識。在執行計畫時，也要不斷修正，讓計畫的發展更接近理想狀況。
此外，在擬訂對策時，難免會因既有觀念或自己的行事風格而受到局限，或明明不可行卻固執地不肯放棄，這時更要廣納各方意見，有必要向公司內部及外部尋求解決對策。
從「成效」、「成本工時」及「風險」等角度來擬訂解決對策，訂定要執行的計畫，並加以實踐。獲得相關人士或相關部門同意也很重要，取得同意後才可以正式開始執行。

◎步驟7：執行結果與橫向發展
執行以後，在既定期限內驗證，把已經看見成效的方法標準化，並推廣給其他團隊或部門。有意採納的部門會自己活用已經看到成效的方法，並加以提升這個方法的便利性與實用性。
另外，關於既定期限內無法完成的事，首先要確認現實與預想情況的誤差，再針對無法完成的部分重新建立計畫，提出下一個解決方案。
對於執行結果及過程兩方面，要給予客觀評價。顧客滿意度是否提升？公司有無成長？自己更成長了嗎？從以上觀點來回顧結果與過程。這時的重點在於，針對結果與過程兩方面給予數據評價。兩方面都能正確回顧及確認，就可以累積知識與技巧。

◎步驟8：反省與未來的課題
關於成功過程，要架構標準作業流程，也就是「標準化」。就算日後成員改變，只要按照標準作業流程執行，也能持續展現成果。已經標準化的部分，要積極橫向推廣，集結整個組織的力量。
此外，這時出現的新問題，要視為下一次的課題。這樣一來，PDCA循環（注：PDCA是指Plan〔計畫〕、Do〔執行〕、Check〔檢查〕、Action〔行動〕。為了成功達成工作，按照計畫、執行、檢查與行動等步驟來執行工作計畫）就能一直正常運作。就是因為重複以上的流程，豐田的PDCA循環才能持續正向發展。
A3紙思考不僅能活用5W2H、五個為什麼、具體顯示問題、建立問題共識、橫向發展及改善等流程所組成的豐田思考模式，還能充分活化大腦，提升情報蒐集能力、分析力、行動力、標準化組織能力與未來的問題改善能力，讓每項能力都不斷進化，達到毫不勉強、毫不浪費、絕對不會雜亂無章，讓計畫順利執行的境界。


第二章
反覆練習思考初級篇：如何更有效率的達到目標，關鍵在……

【案例】：為什麼會忙得不可開交？快停止以個人好惡決定工作順序
你是否不了解「別人對你的要求」，因而迷失自己的立場，一直在窮忙？比方說，你接下工作委託，但是你並沒有一開始就為自己排定優先順序，只是照指示的順序執行。
你身邊是否充斥著這樣的人？這種人只是擁有一股想認真工作的熱忱，渴望得到主管或大家的讚美，努力做到完美。結果卻因為太專注於眼前的事，搞亂了優先順序，最後落得每項工作都延遲。這種人安排優先順序的依據，不是按照截止日期，而是依照個人喜好或可能贏得讚賞的難易度。
這時如果能利用「A3紙」思考，就懂得如何以反推的思考模式來執行工作，能確實安排優先順序，工作就能順利進行。八步驟的執行方法都在本書裡！

序章　
為甚麼你需要用TOYOTA獨家研發的PDCA思考表格？

雜亂資訊的終結者！一張A3紙就能完成所有報告內容
報告內容全寫在一張A3紙上，這份A3報告書是豐田歷經五十年以上經驗、獨家研發的業務改善方法。特色就是在寫報告時，要將左頁圖表的「八個步驟」列入其中。
八個步驟就是：①主題、②設定主題的背景、③掌握現況、④設定目標、⑤分析原因、⑥對策與執行、⑦執行結果與橫向發展、⑧反省與未來的課題。
遵循這些步驟製作的報告書，不僅可以成為決策時的資料依據，也是解決各種問題的方針，讓你管理企畫時能夠更加得心應手。

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前言　
一張A3紙的表格思考練習，帶豐田團隊站上世界頂端

常常有人問我：「什麼是A3報告書？」
A3報告書是豐田使用的一種文件格式。不過，它並非單純的格式，而是透過這種格式的思考方式，讓我們可以導出解決問題的策略。

為什麼豐田在歷經多次挫敗後，依然能夠屹立不搖？祕密就藏在A3報告書中。
我在豐田的服務資歷長達十七年。進公司半年後，成為董事祕書，後來又轉任綜合技術人員，以女性身分累積了不少與眾不同的工作經驗。豐田的經驗成為我的資產，我透過結合文科與理科的業務訓練，又能與不斷求進步的同事一起工作，真的覺得自己非常幸運。

許多人希望我能告訴他們豐田的強項與優點，我也希望將這段期間學到的技能，推廣給所有人，於是我以在職期間學到的「A3報告書」為基礎，建立了一套工作術，我稱它為「A3紙思考」。

A3紙思考不是跑龍套的工作術，只要遵守並實行，就能獲得實用的專業技術。所謂的成功因素，全部濃縮在這個A3報告書中。

以下列出A3紙思考可以強化的五項工作能力。
●資訊蒐集能力：蒐集企畫案真正需要的資訊。
●分配時間能力：執行計畫高效率，不拖拉。
●看見問題的能力：掌握現況，確認問題，提高生產力。
●團隊執行力：成員同心協力，順利完成工作。
●公司凝聚力：團結所有人，完成重大工作。

在組織裡工作，當然需要每個人按部就班地努力，但是一個人能做的事情有限，如果我們能與周遭所有人協調，懂得分派工作，讓組織中所有的人都發揮實力，這個團隊一定能夠成長，並且展現最佳成果。
請利用A3紙思考來解決問題，幫你實現目標。只要善加利用，你一定能強化團隊的實力。

前言　
一張A3紙的表格思考練習，帶豐田團隊站上世界頂端

常常有人問我：「什麼是A3報告書？」
A3報告書是豐田使用的一種文件格式。不過，它並非單純的格式，而是透過這種格式的思考方式，讓我們可以導出解決問題的策略。

為什麼豐田在歷經多次挫敗後，依然能夠屹立不搖？祕密就藏在A3報告書中。
我在豐田的服務資歷長達十七年。進公司半年後，成為董事祕書，後來又轉任綜合技術人員，以女性身分累積了不少與眾不同的工作經驗。豐田的經驗成為我的資產，我透過結合文科與理科的業務訓練，又能與不斷求進步的同事一起工作，真的覺...

前　言 一張A3紙的表格思考練習，帶豐田團隊站上世界頂端
圖　解　表格思考的範例與實際操作

序　章　為甚麼你需要用TOYOTA獨家研發的PDCA思考表格？
雜亂資訊的終結者！一張A3紙就能完成所有報告內容
思維更清晰有條理！每個豐田新進員工必學的思考方法
執行的效率看得見！掌握任務的優先順序，不怕事情一團亂
計劃不再紙上談兵！在實務中也能不斷修正，與現況接軌

第一章　把腦袋裡的好點子，整理成一份專業的報告書
【圖解】8個步驟，培養你用邏輯想事情
步驟①：主題
步驟②：設定主題的背景
步驟③：掌握現況
步驟④：設定目標
步驟⑤：分析原因
步驟⑥：對策與執行
步驟⑦：執行結果與橫向發展
步驟⑧：反省與未來的課題

第二章　反覆練習思考初級篇：如何更有效率的達到目標，關鍵在……
【案例】 為什麼會忙得不可開交？快停止以個人好惡決定工作順序
【案例】 為什麼有些人能同時兼顧多項任務？懂得分配時間是關鍵

第三章 反覆練習思考中級篇：引導團隊發揮執行力，你該做……
【案例】全方位蒐集資訊並擬定目標的方法是？找出問題的核心並建立共識
【案例】不斷進化的組織是如何運作的？創意與世界潮流接軌就不怕落人一拍
【案例】頂尖團隊是如何培育出來的？懂交辦的主管讓員工學著自己管理自己

第四章 反覆練習思考高級篇：部門協同運作還能拿出績效，秘密在……
【案例】別自己做到死，提升領導力要先學會放手
【案例】獨立作業與自主行動的團隊能力，是引導出來的

後　記 豐田模式能稱霸全球的關鍵，在每個人都懂得解決問題的核心

前　言 一張A3紙的表格思考練習，帶豐田團隊站上世界頂端
圖　解　表格思考的範例與實際操作

序　章　為甚麼你需要用TOYOTA獨家研發的PDCA思考表格？
雜亂資訊的終結者！一張A3紙就能完成所有報告內容
思維更清晰有條理！每個豐田新進員工必學的思考方法
執行的效率看得見！掌握任務的優先順序，不怕事情一團亂
計劃不再紙上談兵！在實務中也能不斷修正，與現況接軌

第一章　把腦袋裡的好點子，整理成一份專業的報告書
【圖解】8個步驟，培養你用邏輯想事情
步驟①：主題
步驟②：設定主題的背景
步驟③：掌握現況
步驟④...