弘兼憲史上班族整理術

● 【物品】整理術

物品整理所需的技巧，竟然如此簡單。首先，從可以著手的部分進行，重點在於調整至可以工作的姿態。

就用這個方法整理辦公桌的周圍環境
辦公桌上，消極來說，辦公桌上最好不要放置任何東西，但實際上不可能做到。

將「有利工作效率的辦公物品」放置在方便取用的位置，更為理想。

辦公桌的周圍如同基地，工作時若找不到需要的東西，就失去基地的機能了。

辦公所需要的東西，最好隨手可得，所以一定要意識到「用完的東西馬上放回原處」。如果不整理辦公桌周圍，本來數秒鐘就可以完成的動作，可能要花上數十秒，甚至數分鐘，使工作效率惡化。如此一天累積下來的份量，將使工作進度受到拖延。

不明白為什麼每天都要加班的人，實際上這可能就是問題所在。

●「立刻處理」該丟棄的文件

一、資料分類
「艾森豪的四種分類」
美國第三十四屆總統，艾森豪（Dwight David Eisenhower）想出來的方式，稱作「艾森豪方式」整理法。利用桌面和地面，如左圖將堆疊的資料分為四類，不要思考太多，儘管動手。

分類完成後
「分類1」的資料→丟掉
「分類2」的資料→應該轉給其他人
「分類3」的資料→歸檔，並整理
「分類4」的資料→全部大略瀏覽過，判斷是否可以丟棄

這樣「利用性低」的資料就整理出來了

辦公桌上累積的資料先進行「粗略分類」；這是艾森豪所想出來的方法，但是這個「分類」只是開始，是資料整理的「預備動作」。

眼前的資料若立刻處理，往後當然就不用太費心再想。

二、如何選擇可以丟掉的資料－－
在前項介紹過的資料分類方式，本節將更加積極，如果不丟棄資料將無法好好進行整理。

三、徹底的「當場處理」
不要把文件的處理想得太複雜，其實跟口頭交辦的事項一樣，當場決定該如何處理。

當場確認的五個重點
１這是應該歸檔整理的資料嗎？
２這是丟掉也沒關係的資料嗎？
３確認過內容後再丟比較好嗎？
４只要把重點記下來，丟掉也沒關係嗎？
５把資料轉送給他人比較好嗎？

為什麼會堆積這麼多的資料呢？
１、 善用文件架－－
「當場處理」收到的文件時，如果擁有文件架，便可更順暢有效的整理資料。

一旦到手的文件
各種文件、信件、傳真、MEMO、傳票等
↓↓
當場立刻處理
進行到一半的作業，告一段落

「文件架」帶來的便利
最適合放入A4大小的信封；塑膠製，可繼續加高到三層、四層等的類型。

辦公桌上總是堆滿公文的人，把不同案子的資料放在一起應該很混亂吧！

當然，對於上班族而言，同時進行數個案子不足為奇，但是要先記住「只能擺放與目前正在執行的工作有關的物品，其餘先整理起來吧！」，這樣的話便可確保可利用的空間。

如果不知道要整理到哪裡去，利用文件架使辦公桌面立體化，把資料分類為「新到資料」、「留存資料」。

然後，一旦收到文件就立刻看過一遍，不需要的文件就當場丟掉。

另外，相關資料掃描至電腦存檔，就是祕訣。

重點整理
１桌面周圍的整理，是「最重要的課題」。
明白辦公桌就是工作的基地。
２桌面上只擺放當時作業中所需要使用的物件（資料）。
３下層抽屜為收納桌面上處理完成的資料（完成歸檔）。
４資料的分類，請參考「艾森豪方式」的粗略分類。
５可「丟棄」資料的項目：「使用完的資料」、「重複的資料」、「舊資料」。
６最理想的狀態是拿到資料盡可能「當場處理」。
７裁切信件上「轉調、異動通知」的新地址、部門等處，並貼在名片上。
８紙本資料數位化的方法是，掃描成檔案並存進電腦。
９為了使工作有效率，文件的「歸檔」是不可欠缺的。
10文件上貼附的標籤，清楚標記容易辨識的標題。
11文件按照自己工作上的便利性分類。
12CD-R和FD等電子文件，可以收納到專用的檔案夾內。
13製造辦公桌周圍文件的整理流程，「辦公桌上∼抽屜」的整理系統。
14以圖書館的「類別」方式分類來整理書櫃。
15公事包中放入「文具收納內袋」等商品，以「公事包中放入包包」的感覺來整理。

● 「工作」的整理術

為了安排好自己的工作，並確實掌握，必須依循某種「規定」。這麼一來，工作上就會有戲劇性的轉變。

一、工作的基本常識

就算統稱為「工作」，也有各式各樣的類型。

大至分為以下六種：1定期處理　2立刻處理　3留待解決　4雜事　5一起作業　6可按照自己的意識進行。

有些工作需要配合其他人的狀況，有些則可以依照自己的速度進行。

因此，這邊的重點在於「零碎時間」的運用。

安排工作的時間和時機時，分為「耗時一個小時的事」、「十五分鐘就搞定的事」等，這樣就可以有效利用空下來的時間，無論是誰，工作要有效率，就要能夠讀出每項工作所必須花費的時間，接下來的問題就是完成工作所需要的安排力跟集中力了。

工作種類：
1、定期處理：用印和統計之類的定期例行公事，重點之一在於怎樣處理最不費事。
2、立刻處理：不定期發生的工作，之後不會再重複，要注意儘可能立刻處理。
3、留待解決：由於行程和工作量等因素，無法在一天內完成的工作。
4、雜事：處理電話、郵件、傳真、影印等如此瑣碎的事務。
5、一起作業：多數的人一起協力合作進行同一個主題，多半要長期企劃。
6、可按照自己的意識進行：題目和行程可依照自己的意識和思考方式進行的「自發性」作業。

二、用以整理「工作」的時間
不只是「工作」上的整理，「適任工作」的人，不會徒勞浪費時間，大多可以有效的運用時間。

有效運用「零碎時間」
基本上工作上的行程安排及確認（調整），以及各種文件規檔等皆無法被預計，直到自己負責的工作，照預定行程進行，才是「事實」；此外，如果時間被切割得太零碎，工作進度上就會出現延遲等不好的影響。但是如果可以向左圖那樣，找尋一日的工作時間中的「零碎時間」並善加利用，不僅對於工作上主要進行的業務不會有太大的影響，還能進行工作上的整理。

● 【物品】整理術物品整理所需的技巧，竟然如此簡單。首先，從可以著手的部分進行，重點在於調整至可以工作的姿態。就用這個方法整理辦公桌的周圍環境辦公桌上，消極來說，辦公桌上最好不要放置任何東西，但實際上不可能做到。將「有利工作效率的辦公物品」放置在方便取用的位置，更為理想。辦公桌的周圍如同基地，工作時若找不到需要的東西，就失去基地的機能了。辦公所需要的東西，最好隨手可得，所以一定要意識到「用完的東西馬上放回原處」。如果不整理辦公桌周圍，本來數秒鐘就可以完成的動作，可能要花上數十秒，甚至數分鐘，使工作...