【前言】開一次會，得花三天加班補進度
【第一章】 公司年齡和成員心態，影響開會成效
▲照本宣科的會議，難有好決策
▲擬定決策時，別等萬事具備
五成把握太少，九成把握又慢半拍
讓基層人員自己做決定，應變力高
不想失敗，就要提高「成功機率」
▲開會的方式，要配合公司發展
初期：頻繁開會，確立組織的架構
中期：工作模式已確定，主管介入愈少愈好
晚期：開會變成「報告大會」，失去創新的活力
▲工作態度，依職務年齡分3階段
適應階段多聆聽，會議上別急著發話
創新發想階段，主動為工作加上變化
安定保守階段，穩定但非一成不變
▲出現這3種情況，就是無效會議
限定自己的角色與範圍，推託責任
思考僵化 ，拒改變、創新
抗拒團隊合作，配合度低
【提示1】不良會議的惡性循環，將浪費許多經費！
【第二章】 「會議」無法逃避，不能不開！
▲「會議」，是維持團隊運作的必備條件
▲開會時，最好同時解決這4大目的
▲【目的1】共享資料與討論執行方法：避免淪為「報告大會」
有效率的人，能從單純的數據中找到問題
太過暢所欲言的會議，不會有成效
別讓主管等到「開會」時才知道你的問題
計算「今天做了幾件工作」，你就永遠領乾薪
▲【目的2】發現並解決問題：「思考方式」左右解決時間
突然出現的緊急問題，沒時間等「最好」的解決方式
不是所有問題，都要「馬上解決」
假裝自己不在這上班，你就能找到問題點
現在大賺的公司，更該想好10年後怎麼賺
開會時，6個步驟解決3種問題
▲【目的3】協調意見會議：目標不是「講贏其他人」
高明的做事方法，是讓「討厭的人」主動幫自己
固守單一領域的人，遲早被淘汰
外交官才知道的高檔交涉法
交涉與協調，不包含「無法決定」的事
協商時，不是「講贏」對方就好
溝通協調，小輸就是贏
創造型解決法：從「出發點」解決對立
分配型解決法：聚焦在「完成」後
迴避型解決法：找更好的方法
不是選邊站，是要你思考「為什麼」
▲【目的4】擬定決策的會議，不是只有主管才能發言
擬定決策的方法與種類
偶爾在部屬前「示弱」，可以優化你的決策品質
說服別人，用疑問句比責備、命令更有效
共識會議：主管的意見，不等於「好的意見」
事先有準備的人，在會議結束前就知道結果了
▲會議5步驟，有共識才有好決策
【步驟1】掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要
【步驟2】分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」
【步驟3】比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好
【步驟4】有計劃後，人人要知道自己「該做什麼」
【步驟5】隨時準備「備案計畫」
▲【提示2】臉書上按讚，不叫「溝通」！
【第三章】萬人問卷大調查！45個最糟糕的會議問題
──45個真實案例+專家改善建議Q&A，完全解決「會開不完」的煩惱！
▲無論哪一種公司，都會遇到的45種糟糕會議
▲【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了
Q：現場輪流念完資料，就要其他人提出想法？
A：準備一份「30秒內看完」的重點資料
▲【問題點2】搞不清楚公司高層的決策！
Q：董事長和經理說的不一樣，該聽誰的？
A：主管別說「明年業績要更好！」，直接說「要成長30%」
▲【問題點3】被質問的人，藉口一大堆
Q：每次出問題，總是有人找藉口？
A：「最近一切還順利嗎？」主管要主動詢問工作狀況
▲【問題點4】開會時花太多時間「說明」，而非「討論」
Q：不會抓重點的成員，怎麼教？
A：給他們看「榜樣」或「範本」，學得最快
▲【問題點5】完全不了解開會目的，感覺自己是個聽眾
Q：不清楚開會的目的，也不知道該不該發表意見？
A：主動提問，讓你從路人變主角
▲【問題點6】老是有人會離題閒聊，討論就失序了
Q：老鳥前輩總是離題，怎樣才能拉回大家的注意？
A：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑
▲【問題7】來開會的人根本沒有共識，無法討論
Q：參加成員把開會當例行公事，沒人想負責？
A：用下班後的交流，加快公事的進度
▲【問題點8】開會的時間，都花在主管間的拉扯角力上
Q：主管們你來我往，其他人只能發呆看戲？
A：讓夠分量的第三者出手協調
▲【問題點9】會議主題失焦，都在討論不重要的小事
Q：這些訊息，有必要現在講清楚嗎？
A：向大家簡報，一律從「結論」說起
▲【問題點10】參加會議時，居然有人打瞌睡！
Q：其他人在報告時，有人睡著了？
A：選對開會時間，把3小時會議分3次開
▲【問題點11】遇到核心議題，人人都安靜下來了
Q：大家都不說話時，代表什麼意思？
A：把握安靜的空檔，整理自己的想法
▲【問題點12】跨部門會議時，大家都說不出重點
Q：聽了半天，還是搞不懂他到底想說什麼？
A：準備會前資料時，先確定「有沒有必要」
▲【問題點13】議題太多，光聽說明就花好多時間
Q：開會時間的長短，該怎麼估算？
A：會議的類型，決定討論時間
▲【問題點14】要和另一個部門合作時，對方態度很不耐煩
Q：都說部門主管同意了，為什麼配合度還是很低？
A：想獲得認同，你要面對面表達誠意
▲【問題點15】回答時答非所問，外加一大堆藉口
Q：為什麼得不到直接的回答？
A：當對方答非所問，就再重覆一次問題
▲【問題點16】大家說「做不到」，其實是「不想做」
Q：該怎麼說服部屬，照我的話去做？
A：聽聽反對的原因，讓部屬信任你
▲【問題點17】 明明在開會，大家卻在聊天！
Q：為什麼討論途中，會不知不覺聊到其他地方去？
A：主持人要控制話題範圍，不是跟著聊起天
▲【問題點18】大家花時間開會，卻沒得出結論
Q：為什麼討論很多事項，卻沒有明確的決定？
A：主持人盡量不參與討論，維持會議節奏
▲【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完
Q：該怎麼讓主管放心把事情交給我？
A：讓他知道自己不用事必躬親，必要時請高層協助
▲【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了？」
Q：為什麼我總是跟不上大家討論的內容？
A：邊討論，邊將內容重點寫在白板上
▲【問題點21】只聽少數人的想法，但是人人都不滿結果
Q：為什麼沒人滿意我的調度？
A：分配工作時，主管要說明理由
▲【問題點22】會議結論和高層意見相反，只好重開一次會
Q：為什麼花了時間討論，卻被一句話推翻？
A：先確認「你的目標」是不是「公司的目標」
▲【問題點23】高職位、老年資的成員，強迫大家接受意見
Q：當主管要我接受不合理的工作時，該怎麼辦？
A：別和他硬碰硬，讓其他主管去溝通
▲【問題點24】會議變成批鬥大會，充斥指責與批評
Q：應該是討論的會議，卻常常變成主管教訓人的場合
A：先搞清楚主管到底想要什麼
▲【問題點25】開會拖拖拉拉，又因為資料不足而得再開一次
Q：明明是例行公事，為什麼還要分好幾次才能確認？
A：利用例行事項的固定性，把討論條目手冊化、標準化
▲【問題點26】主管最後的決定，和會議結果完全不同
Q：既然都是高層決定就好，我們開會是為了什麼？
A：主管的真正想法，要適時告訴部屬
▲【問題點27】卯盡全力討論，還是沒結論
Q：為什麼主管無法下最後的決策？
A：偶爾讓部屬看到你的不安，反而可以增加向心力
▲【問題點28】部門間互相推拖卸責
Q：人人都不想負責，怎麼辦？
A：讓大家討論做法，而非藉口
▲【問題點29】潛在問題常被置之不理
Q：提出了實際問題，公司為什麼不處理？
A：把你的問題「放大」成客戶的問題
▲【問題點30】主管不喜歡「反對意見」
Q：有想法，就是和主管唱反調嗎？
A：同事間互相提問，用「討論」代替「質疑」
▲【問題點31】職位愈低，意見就愈不受重視
Q：開會時，只有主管能提問嗎？
A：先想想，對方的回答對會議進展有沒有幫助
▲【問題點32】到了開會時，才拿到一團亂的資料
Q：大家不遵守資料要提前發放的規則，怎麼辦？
A：想要部屬工作效率高，主管要協助「會前準備」
▲【問題點33】專業用語滿天飛！跟不上開會腳步
Q：剛進公司的新人，聽不懂充滿術語的報告
A：新人別等著「被教」，不懂的地方自己要主動問
▲【問題點34】資料太簡單，無法深入討論
Q：議題太淺、時間太少，怎麼討論出好結果？
A：各自提出看法，尋找共識=優質討論
▲【問題點35】應該要討論的時間，都在確認資料
Q：正式討論時，才發現大家的目標根本不一致？
A：討論、收集資料前，先確定大家想的是否相同
▲【問題點36】「開會前先準備」，最後變成口號
Q：事先發送資料，但還是有人沒看就來開會？
A：準備「一目了然」的重點資料
▲【問題點37】主要負責人缺席，會議就白開了
Q：負責人不在，大家就意興闌珊？
A：開會前，發送「會議重點」給所有人
▲【問題點38】中途入席的人，打斷會議節奏
Q：為了遲到的主管，會議得重頭開始？
A：討論途中，定時把會議內容「重點整理」
▲【問題點39】第一線員工的想法，無法傳到高層主管耳中
Q：如何讓主管會議重視第一線的問題？
A：同時提出「問題」和「解決建議」
▲【問題點40】會議上的決策，超出員工能力
Q：大家都沒經驗的新政策，該從何做起？
A：主管要分析成功的可能性，分階段慢慢完成
▲【問題點41】只要開會成員不一樣，會議的進度就歸零
Q：怎樣才能減少向新成員說明的時間？
A：明確的會議記錄，可以縮短說明的時間
▲【問題點42】沒做會議紀錄，完全不記得究竟決定了哪些事
Q：花時間開了會，卻不知道之後要做什麼？
A：會議記錄注意3點，會後決策不空轉
▲【問題點43】與會成員分心處理外務，會議一直被中斷
Q：大家都在會議中接電話，討論遲遲沒有進展
A：讓大家明白：中斷會議愈久，是浪費自己時間
▲【問題點44】即使擬定了決策，也沒採取行動！
Q：該如何讓同事們確實執行會議中的決策？
A：比起指揮、命令，主管要讓部屬「自己思考」怎麼做
▲【問題點45】主管不在，就沒有決策
Q：當主管不在場時，如何避免同事互相推託？
A：確實了解部屬工作內容，必要時重新分配
【第四章】 學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果
▲會議前：建立「共識」，要選「有用」的成員
讓會議準時結束，你得先確定「開會的種類」
依照不同的會議主題，決定出席會議者
大部分的會議，都浪費在「看資料」上！
背景、問題、目的，會前說明要簡單明確
▲會議中，熱烈的討論只是基本條件
會議中遵守6件事，避開「恍神、離題、沒結論」
活用8種發言，議題再多也能馬上有結論
▲一個好會議，讓大家幫你找到最棒的點子！
每個人都有好點子○1：腦力激盪法，激發天馬行空的創意
每個人都有好點子○2：「KJ法」，讓普通想法變身超棒idea
有7成把握，就是好決策
會不是開完就好，最後的總結才是行動的重點
▲開完會的「執行力」，才是整場會議的重點
決策無法執行，再開10次會也一樣
【第五章】 這種時候，會議主持人該怎麼說？
▲會議開始前：再次提醒今天的開會目的
會議開始：重覆目標，再次確認
當有人離題、批評、找藉口時，主持人要這樣說
▲討論中：讓大家都能踴躍提出好意見
增加討論內容的多樣化
把討論內容的優質化
激發大家的創意：如果從不同的角度看，會有什麼變化？
有人在恍神時，「點名回答」提高他的專注力
最後總整理，再次確認「每個人都要發表意見」
▲結束前，讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」
【結語】一場好的會議，始於成員間的信任
2024專利防護中