商務英文e-mail必備180句

Secret 002：避免用 sorry 作為開場白

希望您透過電子郵件向您自我介紹。

I hope you don’t mind that I’m passing along the information to you via e-mail.

　　商業英文電子郵件開頭，想向對方進行自我介紹或者是介紹產品時，可不要一開頭就用「I’m sorry for greeting you by e-mail.」這種「向他人道歉」的口吻開頭，因為這是非常不恰當切入主題的方式！反倒要採用「I hope you don’t mind...」（我希望您不會介意）一語，之後再導入想告知對方的消息或者是主題；而這裡主要句型中的「pass along」是「傳達」的意思，「via」則是「透過怎麼樣的方式」。

• 我希望您不會介意，我與您聯絡。
I hope you don’t mind me contacting you.

• 我希望您不會介意，我已把您的電子郵件帳號加入我的聯絡清單。
I hope you don’t mind that I’ve added you to my contact list.

Let’s try!

我希望您不會介意到機場和我碰面。
________________________ coming to the airport to meet me.

解答：I hope you don’t mind

Secret 012:「首先」寫法是：「I would like to begin by...」

首先，我要為逾期匯款向您表達歉意。
I would like to begin by apologizing for our late remittance.

一提到「首先」這開頭語，我想大家第一個想到的，大多想到是「first of all」或者是更簡潔的「first」吧！但可別以為「first of all」和「first」裡面都有著「首先」的意思，就隨意使用。專業商用英文的恰當寫法，就是以「I would like to begin by」開頭，表示「我將要以某事作為開頭」的意思，by 後面要接上「名詞」或者是「動名詞」，來導入我們要說的主題。

• 首先，我先對上次，晚出貨的事情，跟您道歉。
NG! First, I apologize for our late shipment. (×)

Secret 002：避免用 sorry 作為開場白希望您透過電子郵件向您自我介紹。I hope you don’t mind that I’m passing along the information to you via e-mail.　　商業英文電子郵件開頭，想向對方進行自我介紹或者是介紹產品時，可不要一開頭就用「I’m sorry for greeting you by e-mail.」這種「向他人道歉」的口吻開頭，因為這是非常不恰當切入主題的方式！反倒要採用「I hope you don’t mind...」（我希望您不會介意）一語，之後再導入想告知對方的消息或者是主題；而這裡主要句型中的「pass along」是「傳達」的意思，「via」則是「...

Chapter 1：電子郵件中讓人頭痛的開頭與結尾



Secret File 1：英文電子郵件的基本架構
001：千萬別用 To Whom It May Concern 來當稱呼
002：避免用 sorry 作為開場白
003：在電子郵件中，如何做自我介紹
004：按照「名字」à「姓」à「職稱」à「公司名稱」的順序來介紹
005：別忘記公司名稱之後，再加上公司網站連結的URL
006：依「公司名稱」à「公司屬性」à「公司所在地」的順序來介紹
007：商業英文電子郵件中，別亂用親密的客套話
008：提到公司創立發展史或者特殊成就時
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 2：在電子郵件常常出現的開場白
009：在郵件主旨要寫出讓對方感興趣的標題
010：用「稱讚他人」開頭的信件，較不易被刪除！
011：歡迎他人來訪，請簡潔表達！
012：「首先」寫法是：「I would like to begin by…」
013：因為您來訪，讓我感到欣喜。à歡迎您到來。
014：開門見山的寫法
015：請勿把中文直譯為英文
016：Mr./Ms./Dr. 後方只添加「姓」，而不是添加「名字」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 3：流暢的電子郵件結尾
017：告知對方聯絡信箱用@這個表示「at」的符號，在「場所、時間名詞」也用at來表達
018：「請不要拘束，隨時跟我聯絡」的 Feel free to contact me.
019：道歉時一定會用的：Thank you for your understanding.
020：盡力而為à我將會盡我所能的
021： 後請多多指教à我很期待與您一起合作
022：祝貴公司今年鴻圖大展 I hope this year brings you nothing but the best.
023：信件結尾時，請用：Let’s keep in touch.
024：學問大的「辛苦了！」
025：保留給對方「商量餘地」的信末收尾寫法
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Chapter 2：一定不會失誤的 e-mail 寫法


Secret File 4：只有2%的人才會寫對的英文文法
026：不是「I write」而是「I’m writing」
027：用簡單現在式的動詞，來進行介紹產品
028：用 will 來跟對方約定某事
029：確保未來將實施之事，請用未來進行式
030：請勿使用命令對方的「you have to」
031：表示「確定」之事用 will，而表示「假設、條件、祈使」之事用 would
032:「現在正在做某事」的現在進行式
033：用完成時態來表示「已經做成的事情」
034：祝您有美好的一天！Have a wonderful day!
035：「誰是負責人？」第三人稱的單數動詞
036：把「日期」，當作主語的寫法
037：請特別注意「被動式」：
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 5：熟習商業e-mail中有效率的寫法
038：請把最重要的「事情」，當作主語寫出來
039：請把最重要的「動作」，請用動詞寫出來
040：請用一個動詞來濃縮多個單詞：send me a faxàfax me
041：連結相關之物時，請活用「:」符號
042：儘量讓信件中的句子短一些，並且把內容濃縮
043：請活用連結詞、連接性副詞
044：不是「時間＋日期」，而是「日期＋時間」
045：想要特別強調的部份，請單獨獨立寫一句出來
046：在郵件中，引用到名人使用我們產品時
047：在郵件中，請按照內容重要性，依序寫出來
048：請勿在相關段落文句中，濫用連接詞
049：在郵件中，遇到選擇加句子還是加單字時？請加單字吧！
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 6：提昇e-mail內容確實性的寫法
050：在句首，請用 however 代替 but 寫作
051：千萬不要出現 happen to（預想不到而發生之事）的口吻
052：不是 ask，而是 ask for來「要求」對方
053：如同我之前所說的：「as I mentioned earlier」
054：不是「tell」而是「let you know」
055：不是「what kind of」而是「what」
056：「announce」一詞，只使用在正式的發言場合中
057：不是「我」做出的決定，而是「公司」做出來的決定
058：「We have」（有……）
059：「對不起」請用 sorry；「遺憾」請用 regret
060：請不要再用「after」來表達「接替者」
061:「due to（歸因於）」
062：生病用的「be ill」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Chapter 3：電子郵件中，應避免失禮的寫法


Secret File 7：基本中的基本，一定把握的表達法
063：「不得不去做某事……」的「had to＋動詞」
064：「方便、利於……可以做某事」的「so that＋子句」
065：「建議（I would recommend…）」
066：「討論事情」時的「We would like to discuss…」
067：「拜託對方」時的「Would it be possible for you to…」
068：「希望您能這麼做」的「I would like you to…」
069：「我有興趣購買……」時的「I’m interested in purchasing…」
070：「休假中，所以不在」的「is away on vacation」
071：「謝謝您抽空與我們見面」的「Thank you for meeting with me.」
072：「您是否介意，我聯絡（某人）……?」的「Would you mind if I contact…?」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 8：在e-mail中經常使用到的表現法 1
073：「在貴公司網路上的」的「on your website」
074：表「預定、預期」的「due to」
075：「被要求」的「is required」
076：「公認……」的「recognized by…」
077：「在多久的時間有效」的「be good for…」
078：「為了什麼……而必須要等待什麼……」的「it will be（時間）before…」
079：「引用、得到某人建議或者助言」時的「refer A to B」
080：「會有利於您……」的「is well positioned to…」
081：「真的對我們幫助很大」的「We found it very beneficial.」
082：「把A推薦給B」時的「recommend A to B」
083：因為B事物，向A道賀祝福的「congratulate A on B」
084：「祝福某人……」時的「wish sb…」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


Secret File 9：在 e-mail 中，經常使用到的表現法 2


085：「我們確信某事」的「be certain of…」
086：「很遺憾……」的「Unfortunately,…」
087：「我將會去……」的「I’ll be coming to…」
088：「用什麼原料作成」的「made from…」
089：「沒有位子可以用了」的「no longer any spots/seats available」
090：「把B物，轉嫁給A者」的「pass B on to A」
091：「除此方法之外，無其他方法」的「have no choice but to…」
092：「我一定會做出某事」的「I will make sure that…」
093：「A者不得不做出某事」的「A is forced to…」
094：「誠心的希望，您能給我們一些建議」的「We welcome your suggestion.」
095：「除了某物必要之外，還有什麼呢？」的「other than」
096：「提供A產品一年的保固時間」的「We provide a 1-year guarantee on A.」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？

商務電子郵件的小技巧，有關於支付條件的表現法：


Chapter 4：如果我知道，洪「經理」怎麼說的話：


Secret File 10：不可缺少的強調語氣基本單字
097：「只限定於」的「only」
098：「以上」的「or more」以及「未滿」的「or less」
099：「我也有同感」的「understand/ agree」
100：「是否有符合水準、要求」的「adhere to」
101：「給予做某事情的權利」的「grant」
102：「沒有包含某物價格」時的「extra」以及「additional」
103：「用怎麼樣的格式檔案」的「in…format」
104：「刊登文章」的「run the article」
105：「一份影印本」的「a copy」
106：「受到信任」的「trusted」
107：「某物的拖延、延遲」的「a delay in…」
108：「換新品」的「return」、「退款」的「refund」
109：「先預付」的「pre-paid」
110：「工作日」的「business days」
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？

Chapter 1：電子郵件中讓人頭痛的開頭與結尾



Secret File 1：英文電子郵件的基本架構
001：千萬別用 To Whom It May Concern 來當稱呼
002：避免用 sorry 作為開場白
003：在電子郵件中，如何做自我介紹
004：按照「名字」à「姓」à「職稱」à「公司名稱」的順序來介紹
005：別忘記公司名稱之後，再加上公司網站連結的URL
006：依「公司名稱」à「公司屬性」à「公司所在地」的順序來介紹
007：商業英文電子郵件中，別亂用親密的客套話
008：提到公司創立發展史或者特殊成就時
為何不親自來寫一封商務英文電子郵件呢？


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