文具王的工作術及基本原則１
規格要盡量統一
「統一」之章
不管是資料還是東西，整理和效率化的大原則就是要統一規格和原則。
其中的重點包括：
1. 原則要儘可能明確，不要有例外。
2. 花費少又不費事，自己就可以一直做下去。
3. 儘可能利用很普遍、容易取得的東西和方法。
4. 方法會被一直使用而不會被淘汰。
原則越簡單、例外的情況越少越好。建立原則最重要的就是不管碰到什麼案子都能不加思索地馬上整理好，沒有例外。因為，一旦容許有「其他」的例外狀況，整個系統本身就很容易在無意間瓦解。
而且，為了個人能夠使用，重要的是要儘可能花費少又不費事，可以一直用得下去。尤其方法若是一開始用是可以，但若再繼續使用的話會讓人覺得麻煩，這樣不久就自然會被淘汰了，很多方法便是如此。所以要採用某種方法時，就必須好好考慮「是否真的有持續使用的可能」。
另外，所利用的東西或規格要儘可能採用普遍的東西，這點也很重要。例如紙張的大小最好是A4，而文字性的資料最好是文件檔，圖片檔的話最好是JPEG檔，文件類則最好是PDF檔等等。特別是數位資料，若沒有特殊的軟體就無法打開的話，那麼不少以後就不會再使用第二次了，所以要多加注意。
當然為了統一，某些東西就必須有所取捨，但方法若是能善加運用的話，箇中的好處便會顯現。
01 用壓克力板統一文件的尺寸
讓所有文件的外型一致
不管是整理資料或是東西，所謂的「整理術」，最重要的原則就是要統一規格和原則。不論要整理的東西是什麼形狀，只要使其外觀一致，便能很容易地存放或是排列，要整理或是找東西也都會很方便，這應該也是大部分整理術的書等共同的觀點。
要整理的東西最常見的就是文件。在企業裡，使用的文件大小大部分不是A4就是A3。如果使用B判大小的紙張覺得不方便的話，那就應該把它通通弄成A判的大小。在整理紙張歸檔之際，要是紙張大小不一、混在一起的話，那就會很難處理、增添很多的麻煩。
通常我一拿到B4或B5的文件，除了蓋有印章或是有署名的重要文件外，我就會毫不猶豫地馬上拿去影印機把它放大或是縮小成A4。只要文字不會太小，B4的文件就算縮小成A4，閱讀起來也都綽綽有餘。即使是雜誌或報紙的剪貼，把它影印成A4或是貼在A4的紙上也都可以。
還有一種讓人很傷腦筋的狀況就是，碰到像傳真機之類的機器誤將紙張大小辨識錯誤，把A4的原稿印到B4的紙張上的這種情形。這時若把它縮小複製的話，要正好對準中央是有些難度，所以還是把它切割成A4大小好了。不過，要把沒有格線的紙張剛好切成A4，實在是一件非常麻煩的事。
不要把紙張剪成不同的形狀
因此，我就會準備A4大小的「壓克力板」。平常我是把它跟我其他的文件一起放在資料架上，要用時只要將紙張先放在切割用的墊子上，再將壓克力板放置其上，然後用美工刀將紙張周圍多餘的部分切掉就大功告成了。因為壓克力是透明的，所以紙張要剪下的部分很容易對準。不論是什麼樣的文件，我都有把握能在30秒內把它作成A4搞定。
（8-1圖說）
這是切割用的壓克力板。只要對準想要剪下的地方，然後用美工刀把周圍切掉即可。井上製作所的壓克力板有加裝止滑橡膠，可以防滑，使用上十分方便。
像報紙的剪報，如果只把需要的地方，一個個剪下來再貼到紙上的話，那會很麻煩。其實只要將有包含需要的地方剪成A4的大小，這樣就能直接歸檔。而如果連日期和報紙名稱也都在裡面的話，那就更好，自己連寫都不用寫了。
當然，市面上並沒有販售這種壓克力板的文具，於是我便利用了日本東急Hands和Home center等店家所提供的材料加工服務。不過，沒想到經我這麼一說，從事製圖量尺等加工的井上製作所便幫我把它產品化，而且他們還提供了另一種有止滑橡膠加工的特別款式。
井上製作所的切割用量尺，不但具有超群的止滑功能、不鏽鋼製的邊緣，還有抑制表面反射的「護眼防炫」設計，雖然它的知名度不高但卻是很棒的產品。壓克力板的止滑橡膠，和這種量尺所使用的是一樣的東西，由於是用專門的機器把止滑橡膠加裝進去的，所以它不會隨便移動或是剝落，耐久性也十分優異。過去一般都是貼膠帶來止滑，現在這種新的設計比過去的產品更能讓人很容易、俐落而且正確地切割東西。
（9-1圖說）
報紙的剪貼，處理的方式道理也是相同。與其一個個地裁切，還不如都裁切成A4的大小，這樣以後才好整理。
（9-2圖說）
只要使用名片尺寸的壓克力板，那麼名片的影本也可以很容易地裁切。
影印好的名片也可以簡單地歸檔
後來我又拜託井上製作所製作了A3、明信片、名片等尺寸的壓克力板，這些也都棒極了。
名片尺寸的壓克力板非常實用，像從同事那裡拿到客戶、廠商的名片影印之後，只要對好壓克力板，唰唰畫上幾刀，就可以把它和其他的名片收在同一個名片盒裡，讓人看了心情特別好。
若要使用A3的壓克力板，因為利用它便能把比A3大的大張紙正確地裁切出固定的尺寸，所以像在想要複製大張紙的某個部分時便可派上用場。
此外，若是有聖經本尺寸的壓克力板，再加上記事本專用的打孔機，那麼不管是怎樣的剪貼，都能很快地就把它變成記事本的內頁紙。像交通工具時刻表或是工作一覽表等，皆能如法泡製簡單地作成內頁夾進記事本裡，我也非常推薦使用。
從實用性來看的話，我會建議先試試A4和名片尺寸的壓克力板，而且當然是有止滑功能的較好。雖然它的價格並不便宜，但是這種簡單又超方便的工具所具有的價值，已遠超過它的價格。
另外，由於這項產品是廠商業餘額外生產的，所以依據尺寸的不同，有時是下訂後才開始製造，所以訂購時多少要留一些寬裕的時間。除了以上提到的尺寸外，只要是長方形，廠商都可以從各種固定尺寸的壓克力板裁切出來。有需要的人，可以直接洽詢井上製作所有關尺寸和費用的詳細情形。
（10-1圖說）
只要有聖經本尺寸的壓克力板，那麼連記事本的內頁紙也能簡單地作成。
10-2
井上製作所有限會社
TEL：03-3893-8827 http://www15.ocn.ne.jp/~jyougi/
02 使用多孔打孔機來整理文件
你知道「多孔打孔機」嗎？
您知道有一種「多孔打孔機」嗎？不知道的人請先來認識一下。這是一種超方便的工具，光這個工具就可以稱得上是一種「聰明的工作術」也不為過。
簡單地說，這是一種活頁夾用的簡易打孔機。一般人常用的是2孔打孔機，但若是用這種多孔打孔機的話，誰都能很簡單地把A4的紙張打30個洞或是B5的紙張打26個洞。只要把紙張夾好，再將打孔機固定好位置的話，一次就能打6個洞，30個洞分5次打完。30個洞分次（非一次）打完，靠手掌的力氣就能打很多洞。
說到活頁紙的使用者，很多就是學生，對同時要上許多課的學生來說，不用一次帶各科的筆記本，或是缺課時只要事後再將筆記簡單地插入補上即可，這種活頁式的筆記本的好處實在很多。有以上這些情況的學生，應該就很容易了解這種打孔機的好處。不管是教科書、參考書、朋友筆記的影印，還是報告、相關資料等的列印資料，只要使用多孔打孔機，就可以做成活頁紙歸檔，十分方便。
這麼方便的工具，在工作或是家庭上實在沒理由不去用它。在工作上，大部分的文件是電腦直接列印出來的或是影印機的影本，所以可以用30孔的資料夾來裝訂，然而一般常看到的是用2孔的打孔機打洞後歸檔。
用多孔打孔機打的30孔的位置，會比一般2孔打孔機打的洞更接近紙張的邊緣（見下方照片），所以就算是邊緣空白較少的文件也比較不用擔心文字會被打洞。
還有更重要的是洞比較多的話，紙張會比較堅固耐用。30孔比2孔平均1孔要負擔的力，單純計算的話是2孔的15分之1。比起2孔裝訂的文件，30孔文件洞的周圍比較不容易損壞。雖然也有人會將越來越大的2個洞用加強圈貼住，但若是多孔的話就根本不需如此。
（11-1圖說）
上：日本CARL事務機器公司的分次打完型多孔打孔機
下：多孔打孔機所打的洞（靠左側）和普通2孔打孔機打的洞。
讓雜誌剪貼的檔案容量變成3倍大
多孔打孔機在個人的興趣上也很好用，像我就十分推薦用於雜誌等剪貼的收集、整理等。
我以前也是將雜誌剪下後，再一個個地放入透明的資料袋裡保存。請各位冷靜地思考一下，把剪貼放入資料袋的話，原本一頁的剪貼就變成要用兩頁透明的外皮來裝，整個剪貼簿就變成三層的結構，也就是：透明外皮＋剪貼資料＋透明外皮。這樣的話，實際上檔案不是就有三分之二根本是不需要的東西嗎？
我知道也有人會認為一個資料袋不是可以放好幾張剪貼嗎？不過，一個資料袋若是放好幾張剪貼，那麼要找資料的時候就很難了。那種不能插入頁面的固頁式資料簿就不在這裡的討論範圍內，因為如果一開始就已經知道裡面的頁數、不會再增減的話那就還好，但要是後來想再插入一頁的話，那就必須全部重放，而且還不能超過固定的頁數，就算是只多一頁也不行。
除了像圖片等怎麼也不想在上面打洞的紙張外，像報章連載的剪貼、食譜等等所收集的文字資料，用打孔機打洞基本上都不成問題，而且還可以去掉透明的資料袋，減少整個檔案的厚度。所以同樣的檔案現在便可以裝訂三倍的量，無論是金錢或是空間上都能節省許多。
另外，還有一點十分重要的，就是不會常常碰到一不小心「裡面的資料袋沒了所以無法裝訂」的狀況。只是去買個資料袋會比去買資料夾更令人覺得麻煩，我想應該不只我有這種感覺。當然，雜誌我也不建議做成2孔的檔案，因為字面上有洞會很讓人討厭，而且雜誌的紙張常常比影印紙更容易破。
（12-1圖說）裝訂了許多雜誌剪貼的檔案。用打孔機打洞，大部分的頁面都不會有問題。
用A4的紙張做相簿
接下來要來談相簿的製作。雖然現在的數位相機和印表機的性能已經可以讓人不用依賴照相館的列印也能自己製作，但還是有很多人將數位相片印到3×5尺寸（即8.9cm×12.7cm）的相片用紙上，然後再一張張裝入一般口袋型的相簿裡。
這種方法不是不好，不過可以換個靈活的方式想想。譬如將所有的照片用A4列印，而A4的紙張可以1頁印1張、16張、甚至到30張的照片，有各種的列印模式可供選擇。印到A4的紙張後再用打孔機打洞、裝訂成冊，這樣便很足夠了。另外也可以將喜歡的照片放大成A4一頁，或是將一些紀錄性較強的照片縮小放在同一頁。
若用現在高畫素的相機拍照卻只是印成一般3×5照片的大小實在很可惜，希望大家來試試一次把喜歡的照片放大印滿整個A4的紙上，你就會發現，照片大小不同，看起來感覺怎麼會差那麼多。
然後不要放入透明袋裡，就這樣直接呈現。列印出來的照片紙張不要放入透明袋裡絕對才會好看，或許您會怕弄髒它，不過數位照片隨時都可以重做，所以還是先來盡情地欣賞美麗的照片吧。
而且，依列印方式的不同，照片的邊緣可能就會被打到洞，雖然這也可以用設定的方式讓邊緣留白，或是用照片加工軟體來避免，但是經實際一試，與其增加邊框，還不如將照片放到最大，沒有邊框看起來更棒（即使照片上被打了洞也是如此）。
（13-1圖說）這是我的相簿，用A4列印再裝訂成冊。
如果只有一張照片，不管是誰都不會喜歡在上面打洞，但若是數位相片的話，原版已經保存在電腦裡了，所以製作相簿還是應該以相簿整體給人的感覺來考慮才好。
把相簿做成A4的大小，這樣與其他的文件或檔案就好一起整理了。
一次打完型多孔打孔機
到目前為止談的都是多孔打孔機的好處，不過它也不是沒有缺點──就是它處理的速度較慢。它一次可以打洞的頁數，普通紙的話只有4張，而且打一排洞要分5次作業，如果只是應付閒暇時的剪貼程度倒也夠用，但若是工作上經常要用到的話，當然還是操作簡單又快速的類型比較好。
有這種需求的人，我會推薦他使用另一種價格稍貴的「一次打完型多孔打孔機」。這種多孔打孔機是固定式的，只要將紙張插入機器的夾紙空隙處，再將上方半圓狀的滑輪由一端往另一端一推，便能一下子將一排30個洞一次打好，不用說當然是非常地輕鬆囉。
總之，建議您先實際體會一下這種打孔機的實用性，我保證你用了之後就會愛不釋手。
（13-2圖說）日本CARL事務機器公司的一次打完型多孔打孔機
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