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章節試閱
◆ 如何有條不紊地整理文件
丟滿凌亂文件的辦公桌,以及堆積如山的未處理案件,是我在辦公室裡最不願意看到的景象,如果未處理案件積太多,就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺,讓我陷入緊張狀態。
要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起,則會造成更大的問題。
要是不先確實做好份類,會很難順利地進行工作。
那麼,到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是,又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢?
會被亂放在辦公桌上的文件,例如上司交代的工作、郵件、傳真等等,到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢?
除了直接透過電腦傳送的電子郵件之外,大部份的文件都是以傳真、信件、快遞或是公司的內部傳送袋等管道送來的。
若文件到來時,你自己坐在位子上,就可以立刻處理送來的文件,直接放到固定的位置上,所以不會出什麼問題。
但是,文件有時候會在自己離開座位時送來,文件會散置在桌面上,就是因為自己不在座位上。
這是因為每個負責送文件的人習慣都不同,有的很仔細,有的很隨意,所以放的位置也會不一樣。在這樣的情況下,文件沒有弄丟或是混在一起,反而比較奇怪。
要防止這種狀況的發生,可以先準備一個專門放文件的盒子。
特別是準備出差或是放假時,可以在最後上班日的下班前,先在辦公桌上放一個盒子,請大家「把文件放在這裡面」;當然,像公司內部公報之類的份發刊物或是傳閱的資料等等,也可以一起放進盒子裡。
這樣的話,就可以避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。
還有,建議大家使用網狀或是透明壓克力製成的盒子,這樣即使把盒子疊在一起,也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。
另外,雖然這些東西統稱為「文件」,其實還可細份為各種不同的類型,例如:是不是與自己負責的業務內容直接相關、是不是急件、是厚厚一疊的資料或是只有一張紙的通知,甚至是很難處理的文件……等。
要是收到的文件中有自己沒經手過的內容,就必須當作「不明文件」向上司或是同事請教「應該如何處理」,並把這些事情記熟。不過,這通常不是一朝一夕就可以學會的事情。
收到首次經手的文件時,要記得不能隨意憑自己的判斷去處理。因為萬一有什麼疏失,有時候會發生無法彌補的問題,所以必須特別小心。
在還不夠熟悉工作內容時,可以先留一份文件複本,把處理時學到的事情先記下來,像是這份文件是不是有必需填寫的欄位、哪裡要寫些什麼、寫好之後該給誰……把這些細節當筆記寫下來。
雖然一開始要記的事情很多,會比較辛苦,但是在職場裡,十份忌諱重覆問一樣的問題。
如果怕記不起來,可以在處理業務的空檔,把這些文件的的處理方式整理成筆記,做成業務說明書。
◆ 可以掌握工作狀況的業務說明書
我很久以前曾經當過一年的約聘職員。這份工作最長只能做一年,應徵的前提就是不可延長工作年限。
雖然歷任管理業務說明書的負責人每年都必需交接,但是我從前任負責人手上拿到的說明書內容真的很完美。因為每個負責人都很仔細地記錄了必要事項,所以沒有在工作方面遭遇到任何困難。
遺憾的是,之後無論到哪裡工作,都沒有再見過這麼完整的說明書了。
我個人是一到新的職場(派遣地點),就先開始做說明書。
這是為了記住自己的工作。而且在對工作不太熟悉的時候,邊看說明書邊做事,也可以避免出錯。
接下來就可以在工作時逐漸不看說明書。而在派遣契約告一段落,要把工作交給下一任負責人時,這份說明書就可以大大派上用場。
即使不是派遣的身分,我也一樣建議學習如何工作時為自己製作說明書。
因為製作說明書,並不是只為了記住執行工作的方式,連帶地能更有效率地推動業務。
例如說,無論是誰製作業務方面的文件,內容本來就該是一樣的。當然,只要好好下功夫,就可以做出更好的文件。問題是,有時候會看到連最底限的必備事項都沒有寫清楚的例子。
要是對方收到的文件連必備事項都沒寫,一定會覺得很困擾吧?所以需要製作文件時能當作準則的說明書。
那麼,所謂的說明書,到底該怎麼製作呢?
我認為,掌握「每天與每個月的例行公事(routine work)」,抓住業務的流程,是能更得心應手掌握辦公室事務的必要條件。
因此,請把每天以及每個月的例行公事,各自寫在一張獨立的紙上。
如果是以月份為單位的計劃,一定會有各種像是「○日之前請將請款單交給經理」的規定。每個月的例行公事,也可以印下當月的月曆,把預定的工作寫在上面。
另外,要是以日為單位的計劃,為了配合叫快遞之類的時間,就必需記下「○點之前要把郵件交給總務」等截止時限。
這樣就可以預先掌握大致上的工作計劃。
在公司裡,一定要遵守截止時間。有人也許會覺得:「只不過是自己一個人晚交一張文件,應該不會怎麼樣吧?」但是如果有十個人,分別在不同的日期交出文件,那負責收件的人就會一直無法完成整理這些文件的工作。
另外,每個月、每星期,在已知的例行公事之外,也會突然冒出工作,例如要在今天內製作出給A社的估價單之類,如果能夠抓好日常業務中「何時」、「有多少」的步調,就能夠順利處理緊急的工作。
除了例行公事之外,只要上司或同事指導到關於實際業務內容的事項,最好當場做筆記,趁有空檔的時候整理起來。
如果手上已經有公司準備好的業務說明書,就把自己注意到的事情寫上去。不用一次就做出完美的東西,一點一點做就可以了。
並沒有什麼「非怎樣不可」的守則,只要自己之後能夠看懂就可以了。在做的當下,也可以理解「什麼樣的內容適合放在說明書裡」。
例如說,如果把自己應該要製作的文件,以及製作這樣的文件所需的資料並排放在一起,再寫上注意事項,做成說明書用的檔案,就可以知道填寫的方法,十分方便。
如果是每天都會用到的文件,就可以馬上把填寫的方式學起來,但是如果碰到好幾個月或是每年只會用到一次的複雜文件,大部分的人都會忘記到底該怎麼處理。
如果每次都要找人問,那也會造成問的人的負擔。所以一定要參考下一頁的範例,把文件作成檔案,這就是最適合你用的說明書。
要寫上同樣內容的地方,可以用同樣顏色的簽字筆畫起來,容易搞錯的部分註明注意事項,往後一定可以派上用場。
◆ 依照緊急程度決定優先順序
分類與處理文件的要訣,就是判斷這份文件的「緊急度」。處理的優先順序,是按照緊急度來決定。
接下來,就先假設盒子裡已經累積了一些文件,來思考實際上該如何處理吧。
必須趕快處理的文件,大多會蓋著「緊急」或是「URGENT」的印章,所以請先把所有文件統統掃視一遍,把緊急度高的文件挑出來。
當看到緊急度高的業務相關文件時,雖然會想立刻開始處理,但是還是必須先把所有文件檢查一遍。因為還沒確認的文件中,可能會有進一步的消息或是訂正過的內容,所以必須先行確認,以免在還沒完全弄清楚狀況時就開始處理。
也因為有可能透過電子郵件收到後續聯絡的相關內容,所以也要記得同時檢查電子郵件信箱。
還有,像業務聯絡與傳閱等一定要交給別人的文件,如果必須盡快傳給其他人,在確認後就直接交給別人,不能讓文件滯留在自己身邊。
要是你對需要傳閱的文件內容有興趣,那就影印一份下來之後馬上把正本交給別人傳閱。
或者是自己先不要蓋傳閱確認章,直接交給別人,這樣之後就會再傳回自己手上,可以仔細地閱讀文件內容。
◆ 可以事先排定工作內容的「工作紀錄表」
我以前上班的專利事務所,是一個嚴格要求期限管理的職場。
在日本的專利法中,如果超過文件的提出期限,某些情況下,已經申請的專利手續會被退回,而在審查階段就確定拒絕受理。如果不是因為發明的內容,而是因為專利事務所無法管理文件的送件期限,而導致客戶不得不放棄申請專利,會直接影響到這間專利事務所能否繼續經營。
因此對於我們做文書工作的職員來說,「遵守期限」是「不管發生任何事都必須死守的最優先事項」。
能夠確實遵守期限的日程管理法,就是在這種狀況下誕生的。我至今仍經常在工作中活用這些方法。
現在我的辦公桌上,有一本用影印紙裁切之後訂成的「工作紀錄表」。這本工作紀錄表,是為了管理日程而製作、像日曆一樣的東西。
我每天是看著這本工作紀錄表進行當天的工作。反過來說,要是沒有工作紀錄表,就沒辦法工作。
這本簿子上寫了些什麼呢?其實就是按照工作的類型,寫上我這天必須完成的工作。
處理文件告一個段落時,就可以確定「下次會有動作的日期」,在確定時間點的當下,就把預定的工作寫上去。
在這裡簡單地舉個例子來說明。
例如我負責的出口業務,如果收到國外的客戶「訂購一百個商品B,用飛機運送」的訂單,我要先向工廠詢問商品B什麼時候能交貨,因為我們必須確認是否能按照客戶的希望,把貨物送上飛機,所以要向工廠確定出貨日期。
工廠方面則是確認商品的庫存之後,進行製造的程序,並告知工廠的出貨日期。
這樣商品B就可以在4月5日從工廠出貨到成田的倉庫。此時,我必須製作的出口申報相關文件,就必須在4月5日之前全部備齊,所以就出現了我在4月5日時由於要用飛機出口商品B的動作。
因此,在知道哪一天(工廠的出貨日期)會出現動作時,我就先在4月5日的頁面上註明「AIR(航空貨物)」與這個案子的編號。
到了4月5日當天,看到之前已經寫好的工作紀錄表,就知道當天該做什麼事情。
我在處理完工作紀錄表上寫的「當天該做的案件」之後,就用紅筆把案件編號劃掉,表示「處理完畢」。然後在回家之前,如果當天的一般性工作統統都完成了,就把這張紙撕掉。
這樣就可以確實掌握某件工作是「處理完畢」還是「還沒處理」。
要是有未完成的工作,即使延期處理也沒有什麼影響,就再寫重新到下個上班日去。因為是照日期順序把備忘錄撕下,所以我桌上放著的工作紀錄表,通常第一頁就是當天要做的工作。
當然,可以按照自己的喜好,選擇使用有日期的記事本。
用手冊另有一個優點,就是在工作處理完畢並不會立刻撕掉,所以萬一遇到有人來詢問處理狀況,就可以立即發揮效用。
◆ 時間管理+案件管理
雖然說前面已經說明要如何運用工作紀錄表,以確實掌握當天的業務內容,但是因為我們是人,即使十分小心,也還是會有弄錯或是失誤的狀況出現。
因此,我還從與工作紀錄表不同的方向,來進行期限管理的工作。
所謂的其他方式,就是運用相對於工作紀錄表「按照時間」管理的方法,使用「依照案件」的日程管理。
「案件管理」的做法,是將文件按照案件分別收在透明文件夾裡。如果知道文件夾裡的案件必須在什麼時候提出,就把「用紅色簽字筆寫上期限的便利貼」貼在文件上,並且故意讓便利貼的位置露在文件夾外,插在辦公桌上的盒子裡保管。
由於便利貼上用紅筆寫的日期,像是索引般突出,並且按照日期逼近的順序排列,醒目地提醒作業期限。
便利貼上的期限,與工作紀錄表上的期限是一樣的。
我早上進公司的時候,就從透明文件夾中取出貼著當日日期便利貼的文件,參照工作紀錄表上寫的本日業務內容,確實地把工作完成。
即使有哪邊漏掉了,由於另外一邊的期限管理可以產生輔助的效果,形成雙向管理系統,所以可以讓期限管理達到近乎完美的程度。
我在專利事務所上班時的老闆,是把這樣的期限管理方法稱為「縱向與橫向的時間管理」,建議我使用這樣的方式,避免在期限管理上發生失誤。
◆ 如何有條不紊地整理文件 丟滿凌亂文件的辦公桌,以及堆積如山的未處理案件,是我在辦公室裡最不願意看到的景象,如果未處理案件積太多,就會有一種「不知道到底該從哪裡著手才好」的感覺,讓我陷入緊張狀態。 要是已處理的文件與尚未處理的文件混在一起,則會造成更大的問題。 要是不先確實做好份類,會很難順利地進行工作。 那麼,到底要怎麼樣才能夠讓文件不會散得到處都是,又能夠讓未處理案件不要堆積如山呢? 會被亂放在辦公桌上的文件,例如上司交代的工作、郵件、傳真等等,到底是透過什麼樣的方式送到你手上的呢? ...
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