便利貼時間管理

名人推薦：《筆記女王的手帳活用術》作者Ada 強力推薦

◆頭腦理解，但執行度超低的時間管理術

相信有不少人會使用印有時間軸的行事曆來做時間管理，也有不少人會以在行事曆內貼上便利貼的方式，來處理個人工作（To Do）。

本書提到的便利貼時間管理正是結合這兩項要素的發想。不過在一開始，我想先和各位聊聊這個至今從未出現過的創意是如何誕生的。

KANMI 堂這個文具品牌是我所經營的事業。雖說是文具，為了有別於時下普通的手帳或筆等文具用品，我堅持製作具創意、貼近大眾日常生活，但少見的產品。

包括我在內，KANMI 堂的每位員工都是很喜歡創造商品的人，「這樣做的話不是很有趣嗎」、「改成這樣的話，客人應該會很開心吧」員工們整天想的全是這些事，於是工作量和加班時間也不斷增加。

雖然我從不去干涉員工做想做的事，但找出減少加班時間的方法成了我的課題。一開始的動機很單純，純粹是抱持著想和員工們一起學習的心態而在公司內成立時間管理讀書會。但因為不是時間管理方面的專家，為了好好了解一下什麼是時間管理，我特別利用工作空檔去閱讀時間管理相關書籍，也參加研討會等講座吸收理論，再將獲得的知識整理成摘要或簡報，透過讀書會與員工們分享、學習。

不過很快就面臨一道關卡，有些員工雖然了解時間管理理論，卻無法真正落實。雖然對理論產生共鳴，也知道只要持續做下去就會出現成果，但持續執行真的不容易，常常沒多久就宣告放棄。

◆時間管理理論與現實的落差

我開始去了解員工們為何無法落實時間管理這件事。仔細了解他們的想法後，發現原因出在「雖然腦子裡了解時間管理理論，卻沒有實行的方法」。

舉例來說，時間管理的相關書籍常提到「安排工作的優先順序很重要」。可是，我們總將注意力放在「緊急工作」上，忙了大半天才發現「不緊急但重要的工作」被延後了。

為了避免發生這種情況，預先安排好工作的優先順序，就能提早進行「不緊急但重要的工作」。這麼一來，就不會有慌慌張張趕著完成工作而造成品質降低的情形發生。

少部分員工可能光是了解這種想法就能實行時間管理，但多數員工仍無法養成習慣。即便大腦知道必須先安排好優先順序，但只要一忙起來，就會忍不住先去處理比較緊急的工作。

像這樣「了解理論卻很難做到」的情形非常多。例如，遇到洽談或社內會議、面談等「對外溝通（會面）」時，我們會先寫在行事曆上提醒自己不要忘記，如果是製作預算表或企畫書、辦公事務等「個人工作（To Do）」，通常只會列成清單或寫在行事曆的備忘欄，不會決定何時要做。

也就是說，「對外溝通」會先訂好時間明確管理，但「個人工作」完全不去考量時間，總是草率處理，就是因為草率，才會跟不上預定進度，使自己陷入必須加班才能完成工作的冏境。
市面上時間管理書籍所提供的解決辦法，不外乎是「個人工作和對外溝通一樣，要先決定好時間，確實寫在行事曆上」。

嗯，沒錯！在沒有變動的情況下，實際照著這個方法執行的確很順利，但只要出現變動或突然加入緊急工作時，就得「這裡改一下，這個工作要移到之後再做」一個一個去更改時間，真的很麻煩。

而且在行事曆上塗塗改改，看起來不僅很混亂，最後甚至搞不清楚內容是什麼。這種方法如果是用在內容愈縝密的計畫，會變得愈麻煩，因此無法獲得大眾的認同。

◆便利貼「寫、排、貼」的發想過程

假如我做的是其他工作，或許不會有接下來這一連串的過程。但對我來說，紙上談兵的理論不具任何意義，唯有找出具體的解決方法才有幫助。

二十多年來，我一直投身於製造業，思考這世上沒有的創意，並試著以實物呈現在大眾眼前，或許是職業病吧，當時的我不斷想著「要不要試著做出能讓時間管理理論持續下去的輔助道具」。如此一來，時間管理這件事對社會大眾來說，會變得更容易實行、也更貼近生活。

即便了解時間管理理論，卻不知如何去做，就是問題所在。於是，腦海中浮現了兩個字──「簡單」。因為簡單所以能夠持續下去，持之以恆就會變成習慣，進而出現成果。那究竟有多簡單呢？

基本上只有「寫在便利貼上，排列後黏貼」這三個步驟。

①（工作出現時）將內容與大概需要的時間寫在便利貼上。
②（貼到時間軸前）依優先順序從高至低排列、整理。
③（開始進行工作前）將今天內要完成的工作事項貼在時間軸上。

◆今天就開始實行便利貼與時間軸的時間管理術

關於詳細的應用技巧，各章及本書最後皆有解說，在此先簡單介紹大概的流程。

【步驟１ 寫在便利貼上】

在便利貼上標示工作內容時有一件事要注意，記得將「個人工作（ToDo）」和「對外溝通（會面）」以不同顏色的便利貼做出區分。

例如：「個人工作」寫在黃色便利貼上；「對外溝通」寫在灰色便利貼上。雖然這兩者平時都被歸類為「工作」，性質卻完全不同。因此，必須以顏色做出區分。

將工作內容寫在便利貼上，當工作出現時就順勢去做。如果拖到之後才寫，一不小心就會忘記。基本上是以一週內的工作為範圍，但仍建議各位養成習慣，只要有工作出現就立刻寫下來。

【步驟２ 整理出優先順序】

寫在便利貼上的工作內容必須在實行的那天到來前，先貼在暫存區塊。「個人工作」最好先排定優先順序，工作的優先順序會隨著新工作的加入不斷改變，屆時只要重貼就能重新調整，這也是使用便利貼的好處。

【步驟３ 貼到時間軸上】
每天開始工作前，建議你先決定今天想下班的時間，再將便利貼黏在時間軸上。

首先，要貼的便利貼是已經訂好時間的「對外溝通」。貼完「對外溝通」後的剩餘時間就用來處理「個人工作」。依優先順序的高低來貼，能確保時間的分配。如此一來，就完成今日的工作計畫表了。

接下來，只要依照計畫表來進行工作即可。每完成一項工作，記得確認是否有跟上進度，假如進度有些落後就重新調整。這個稍微趕一點、這個移到明天再做，像這樣的調整，只要移動便利貼重貼就能完成，遇到突如其來的變動，也不需要擔心。

這是便利貼時間軸計畫表最棒的地方。如前文所述，即使擬定再詳盡的計畫，一旦有變動或有緊急工作加入時，計畫會瞬間被打亂。

若想進行修改，一想到要「重寫」就覺得麻煩，讓人想直接放棄。這時，如果是用便利貼，只要撕下重排再貼上，輕鬆又方便。

「與他人約定的時間已經訂好了，不能隨便改變」、「個人工作較具彈性可再調整，就從這裡修改吧！」從便利貼的顏色能立刻做出判斷。

其實，只靠大腦與文字來整理工作的優先順序不是件簡單的事，但利用便利貼就能邊移動邊思考，像是「這個好像比較重要」、「不對不對，應該是這個比較重要」。

只憑藉時間管理理論無法達成的事，透過便利貼與時間軸的組合就能輕鬆解決，絲毫不費心費力。

◆頭腦理解，但執行度超低的時間管理術
相信有不少人會使用印有時間軸的行事曆來做時間管理，也有不少人會以在行事曆內貼上便利貼的方式，來處理個人工作（To Do）。

本書提到的便利貼時間管理正是結合這兩項要素的發想。不過在一開始，我想先和各位聊聊這個至今從未出現過的創意是如何誕生的。

KANMI 堂這個文具品牌是我所經營的事業。雖說是文具，為了有別於時下普通的手帳或筆等文具用品，我堅持製作具創意、貼近大眾日常生活，但少見的產品。

包括我在內，KANMI 堂的每位員工都是很喜歡創造商品的人，「這樣做的話不是很有趣...

透過便利貼，調整你的步調

我認為整理房子和安排工作，以本質來看，算是同樣的事。

把脫下來的襯衫隨手擱著，看到一半的雜誌就這樣放著……類似的小事不斷累積，等到察覺時，屋內已經亂成一團。

工作也是如此，面對現在該做的事，心想「沒關係啦，等一下再做就好了」、「之後再做應該還OK」，就在不知不覺間演變成混亂狀態，到後來連自己都不知道該從哪裡開始整理起。
為了避免類似情況發生，如果是房子，物品用完一定要放回原位；若是工作，每天務必確認該做的事要在何時執行，而且要循序漸進、確實地進行。說起來好像很簡單，但很多人就是因為做不到這點才會感到困擾，不是嗎？

本書所介紹的便利貼時間管理，因為方便，所以執行度超高，能幫助你確實執行每天該做的工作。你只需要準備幾張便利貼和10分鐘左右的時間，不必動腦筋，就像玩拼圖一樣輕鬆，對於工作忙碌或害怕麻煩的人來說完全沒有負擔，很容易能持續下去，最後還可能變成習慣。
本書內容以便利貼時間管理的精華與開發故事為主軸，書末附有可幫助各位實行的便利貼時間管理隨身卡，看完本書後實際嘗試，你將更深入理解便利貼時間管理的意義。

在這個凡事講求效率、速度的時代，無論從事哪種工作，我們的工作量都在不斷地增加。身處在這樣的大環境下，不管你是否擅長安排工作或進行時間管理，都很容易一不小心陷入混亂的狀況。

養成便利貼時間管理這種新型態工作方式後，配合時代的趨勢調整好自身的步調，就能以自己的方式好好工作，我真心希望這本書能對各位產生幫助。

透過便利貼，調整你的步調
我認為整理房子和安排工作，以本質來看，算是同樣的事。

把脫下來的襯衫隨手擱著，看到一半的雜誌就這樣放著……類似的小事不斷累積，等到察覺時，屋內已經亂成一團。

工作也是如此，面對現在該做的事，心想「沒關係啦，等一下再做就好了」、「之後再做應該還OK」，就在不知不覺間演變成混亂狀態，到後來連自己都不知道該從哪裡開始整理起。
為了避免類似情況發生，如果是房子，物品用完一定要放回原位；若是工作，每天務必確認該做的事要在何時執行，而且要循序漸進、確實地進行。說起來好像很簡單，但...

前言 透過便利貼，調整你的腳步

第1章　人人都能徹底執行的時間管理術
頭腦理解，但執行度超低的時間管理術
時間管理理論與現實的落差
便利貼「寫、排、貼」的發想過程
開始實行便利貼與時間軸的時間管理吧！
思考當週或下週工作進度以擬定今日計畫
是沒人發現到，還是沒有市場？
在做與不做的風險中掙扎
果然沒錯！很多人都有類似的需求

第2章　決定「何時來做」吧！
10min.便利貼是來自電腦螢幕的創意
把生活中的「？」變成讓人驚奇的「！」
來自高人氣餐廳的創意發想
一早盯著便利貼思考，在我們公司很常見
為「思考」的工作保留時間
大腦是用來思考，不是用來記雜事的
被逼著做的工作是最無趣的

第3章　時間不會停止流逝
行動，才有新發現
邊做邊思考、邊做邊修正
小試一下，確認可行性
無法掌握情況是最糟的狀態

第4章　眼睛看不見的東西最難做整理
寧可被模仿，也絕不倣效
因為便利貼，才有現在的我和KANMI堂
多數人害怕臨時變動的原因
用打包行李的概念調整加班狀況
以「轉乘」概念明確完成工作

第5章　因為簡單，所以能養成習慣
績效穩定＝平穩地進行工作
令我印象深刻的「穩定型」人物
事前準備能營造平穩的節奏感
早上光回覆mail，一天就沒了
沒事先計畫就工作，跟背包客沒兩樣
不用事事要求完美

第6章 為沒有期限的工作設定完成時間
拖延是品質變差的原因
「拖延病」的特效藥
檢視下週的工作計畫，效率會更好
沒有期限的工作容易被忽略
工作如同競賽，唯有實行才可累積實力
提早一年推出10min.便利貼的主因

第7章 訂定出有形的計畫
佛蒙特咖哩塊與10min便利貼的共通點
跨越世代，學生、媽媽都愛的10min便利貼
看一眼就能掌握當下狀況
「視覺化」與「物象化」的差別
物象化後，不用思考也能具體想像

第8章 某天，就突然降臨了
發生大變化的瞬間
持續下去，一定會有改變
一步一步踏實的累積「努力」

結語 重視時間就是重視人生
附錄 體驗工作的「物象化」！便利貼時間管理隨身卡

前言 透過便利貼，調整你的腳步

第1章　人人都能徹底執行的時間管理術
頭腦理解，但執行度超低的時間管理術
時間管理理論與現實的落差
便利貼「寫、排、貼」的發想過程
開始實行便利貼與時間軸的時間管理吧！
思考當週或下週工作進度以擬定今日計畫
是沒人發現到，還是沒有市場？
在做與不做的風險中掙扎
果然沒錯！很多人都有類似的需求

第2章　決定「何時來做」吧！
10min.便利貼是來自電腦螢幕的創意
把生活中的「？」變成讓人驚奇的「！」
來自高人氣餐廳的創意發想
一早盯著便利貼思考，在我們公司很常見
為「思考...