高績效簡報：用思考力發揮你的影響力

名人推薦：周教授累積多年職場及教學經驗，將如何做好簡報有系統歸納分析，整理出五個錯誤及十個重要觀念，非常精闢，非常實用。我極力推薦此書給所有希望改進溝通及做簡報的讀者。
國立清華大學科技管理學院 副院長 金聯舫

文德兄大作《高績效簡報：用思考力發揮你的影響力》，書名恰恰反映文德兄素來顧問授課的特色：強調思考，著重績效。是所有有意提升自身簡報能力與績效的讀者難得的學習資源。 台積電學習發展處 副處長 奚永明

為什麼上過這麼多簡報課，簡報還是做不好
成功的簡報者思路敏捷，邏輯清晰，內容紮實，自我要求嚴格。口才只是必要條件，不是成功條件。
本章節要告訴你上了這麼多課簡報還做不好的最關鍵五個錯誤；還要告訴你十個在其他簡報課沒有教過的重要觀念，為你的簡報能力脫胎換骨做準備。

問題到底出在哪裡？

在三十年的職場經驗中，我很幸運的能夠在許多優秀的大公司，和許多來自歐、美、亞洲的優秀人才一起工作。我看到舉凡在職場上表現優異，爬升迅速，位居要津的人士，簡報或演說技巧都是他們必備的職場武器。這些人是因為口才好，所以形象好，魅力大，才升遷得快嗎？不是的。這些人話說得好，是因為他們的思路清晰敏捷，邏輯性強，任何事在他們的腦子裡都能夠化繁為簡，有條有理的向別人述說。同時，這些人對自我的要求非常高，也極度重視自己在別人面前的可信度，所有的話語都經過深思熟慮才會說出口。
一場演說或簡報，口才只是外在的表現，所以只有口語表達好，是無法做出有力量的簡報的。講者充其量只能像一般新聞播報員或電視主持人一樣，順利完成一個節目，而不能成為主角。
我在美國讀書和工作的時候，喜歡看一些資深新聞主播評論員主持的節目，例如ABC News的彼得．詹寧思（Peter Jennings）、泰德．科普（Ted Koppel）、大衛．賓克理（David Brinkley） 和CNN的訪談節目主持人賴瑞．金（Larry King），如果論聲音、或講話字正腔圓、外貌，肯定有許多的電視從業人超過他們，但是他們主持的節目內容之豐富，議題探討之深，觀點之獨特，發問之犀利，令觀眾不但聚精會神地觀看，而且還會有上了一課的感覺。他們都是在新聞媒體界有巨大影響力的人，他們真正與眾不同的地方，在於思考力的表現。也就是我前面提到的，一場有影響力的簡報，一定是思考力的延伸；沒有思考力，就肯定不會有影響力。問題的根源，是在思考。

事前準備的功夫決定了90%的結果
一場簡報的成功與否，90％在上場前就決定了，也就是說，準備工作的品質高低，決定了簡報成果的勝負。
坊間有林林總總的簡報課，有很多知名的講師，但為什麼很多企業還是會為員工安排許多的簡報訓練課呢？因為問題在於絕大部分的簡報課都把訓練重點放在台上的表現，因此當初階學員學會了基礎簡報技巧之後，就不會再繼續進步。隨著職場經驗更豐富，位階開始高升，會見客戶的層級也開始提升，逐漸發現自己的簡報能力越來越不足以應付工作上的挑戰。
1999年我回到台灣之後，聽過許多不成功的簡報，見過許多不成功的講者。很多人問我：「周顧問，請問我的問題出在哪裡？」
簡報失敗的五大錯誤
以我過去的觀察，大部分不成功的簡報，從一開始就犯了五個錯誤：

目標不對
不成功的講者都缺乏具體可驗收的目標。他們常常告訴我，簡報的目的是希望客戶多了解我們公司、或希望老闆能了解我們的需求、或希望引起大家對議題的重視、或希望上級同意我們的請求。更有些簡報者直接告訴我：「我被老闆叫去報告的，我沒有目的。」這樣不具體的目標，只會帶來無法掌控的結果，也無法指導自己作更好的準備工作。

角色定位不對

不成功的講者都把自己定位在次要角色和被動角色。他們認知自己是資訊提供者、受質詢者或受評核者，因此在簡報的時候一心只想把事情說清楚講明白。
他們都忽略了一個重要的事實，就是聽眾之所以指派他們來作簡報，是因為他們對主題狀況可能最接近，因此對主題的了解也是最及時和最深入的。所以成功的簡報者應該把自己定位在主角和主動出擊的地位，角色定位不對，簡報就不會成功。

論點不對

不成功的講者都只思考聽眾想聽什麼，再根據自己所知道的範圍開始準備簡報。但是這樣的簡報準備是非常淺層的。
成功的簡報者必須對聽眾做出深度的了解，評估他們對這個議題的興趣、知識、立場、甚至成見或偏見；然後根據這些評估，站在聽者的高度和角度，找出核心議題和情緒，再開始幫他們去找Say Yes的理由。

重心不對

不成功的講者一心只把注意力放在「說清楚，講明白」上面，以為資訊完整了，聽眾自然就會做出和他一樣的結論，殊不知資訊或論點只是對了解議題有幫助，至於聽眾會做出什麼結論，是取決於訊息（ message），而不是論點。成功的簡報，論點與議題之間的呼應只是基礎，更重要的影響力是建基在講者與聽者之間情緒和訊息的互動，所以重心在人，不在事。

心態不對

不成功的講者對自己的要求不夠高。許多簡報者對自己的要求不嚴格，我看過好多簡報中英文用字不精準，引述的數據不正確，資訊的來源不究竟，邏輯辯證不嚴謹，畫面製作不精緻，面對尖銳發問嚴重缺乏準備，心存僥倖。請問，一個對自己要求不高的人，如何能夠說服別人同意呢？一個簡報的素質，十足反映這位簡報者自我要求的標準。

十件沒人告訴過你的事

一場不成功的簡報，不外乎三個原因：第一、聽眾聽完但是沒聽懂，第二、雖然聽懂了但是不同意，第三、聽眾壓根沒興趣。這裡我和大家分享十個完美簡報必備的重要觀念：

1.簡報做不好，問題在腦袋，不在口才。
簡報是思考力的延伸，沒有思考力，就沒有影響力。一場簡報成功與否，上場前就已經決定了。結構是否嚴謹，論點是否站得住腳，都影響簡報的成敗。特別是最後的Q&A，大部份失敗的案例都不是因為回答的口才不好，而是根本沒有準備到這個問題。相關觀念技巧請參照步驟一目標陳述，步驟二論點與訊息，步驟五Q&A和Part 3作一個有力量的演講者。

2.千錯萬錯，都是講者的錯。
一場不成功的簡報，通常是講者自己搞砸的。如果講完之後，聽眾還是聽不懂，不同意，或是沒興趣，請問是誰的錯？當然是簡報者的錯！大家在電視上一定都看過有些產品廣告是由業主公司的董事長親自上陣，說一些感謝或推薦的話，想想看你是否還記得廣告產品的內容？相關觀念技巧請參照第一章問題到底出在哪裡和Part 3作一個有力量的演講者。

3.說清楚、講明白不重要，聽眾聽完後做出你要的動作才重要。
說清楚、講明白只是簡報的基本要件，既不是重點，更不是目的。只做到說清楚、講明白的簡報，最多只能拿六十分。真正重要的是，聽眾聽完之後，會不會做出簡報者希望他們做出的動作，達到簡報的具體目標。相關觀念技巧請參照步驟一的目標陳述一。

4.別人想聽什麼不是最重要的，你要他們聽什麼，怎麼聽才是最重要的。
許多簡報者只顧到聽眾的需求，誤以為只要提供聽眾想要的資訊，簡報就會成功。簡報是一場雙向互動的賽局，簡報者要領導聽眾去尋找資訊，感受論點與訊息。簡報者就像是電影導演，負責決定觀眾看一場什麼樣的電影。相關觀念技巧請參照步驟三的內容架構。

5.人微則言輕，自己的位子放對了，別人才會聽你說話。
簡報影響力的大小，不可否認一大部分取決於簡報者的身份地位。簡報者如何把自己放在與能取得對方尊重，平起平坐的地位，用不卑不亢的態度，先贏得信任，讓別人願意聆聽你說話。相關觀念技巧請參照步驟一中的四種職場簡報類型，步驟二中的簡報成功要件和Part 3作一個有力量的演講者。

6.簡報的成功關鍵不在事，在人。
簡報雖然從論事出發，但在本質上卻是一場人與人之間的互動。不要忘記聽眾可能有立場，有成見，有情緒。聽眾需要的不只是邏輯正確的觀點，更需要「聽得進去」的說法。簡報要有好結果，必須把注意力放在人身上，因為人才是最後決定的主角。相關觀念技巧請參照步驟二的論點與訊息。

7.贏得聽眾的情緒認同，比理性認同更有效。
如果認知人才是關鍵，簡報者就要學會創造張力，讓聽眾切實感受到他所要傳遞的感性力量。文字記憶不容易深刻，但是情緒的記憶卻鮮明的多。在職場簡報中，如果能夠激發聽眾對目標的興奮感，責任感和參與感，就會創造出很大的力量。相關觀念技巧請參照步驟二中的訊息，步驟三中的故事與例子和Part 3作一個有力量的演講者。

8.一場沒有感覺的簡報，就像看一場很無趣的電影。
簡報者必須追求聽眾理性與感性的雙重認同，以達到簡報最佳的效果。如果無法讓聽眾產生共鳴，聽完以後就好像看了一場很枯燥的電影，不會留下深刻的記憶或感受，自然也不會做出任何動作。如果有些聽眾決定聽到一半就離場，情況就更糟了。相關觀念技巧請參照步驟三建構內容和步驟四視覺設計。

9.投影片不精緻，還不如清唱。
簡報時使用的投影片或其他視覺輔助設計，精緻度很重要。如果投影片不夠精緻，會影響聽眾對講者和內容的注意力。一張好的投影片應該自己會說話，聽眾看了就能明白；如果還需要發問、澄清，就不夠精緻完美。與其破壞聽眾的專注，不如不用投影片直接演講還比較好些。相關觀念技巧請參照步驟四視覺設計的範例。

10.你，才是主角。
簡報的主角是簡報者，不是投影片。聽眾是來聽講者的分享、報告或說明，所以將這一旦走上台，就應該要展現自信，展現魅力，作為大家視覺的焦點。千萬不要站在角落裡操作電腦，透過麥克風對著銀幕說話，讓現場只聽其音不見其人。相關觀念技巧請參照步驟四視覺設計和步驟五Q&A。


要改變你的簡報，使你的簡報有力量，邁向完美，我們就從這五個錯誤和十大觀念著手，用鑽石五步驟（Diamond Process）的方法，一一檢視成功簡報裡必須具備的每一個重要元件。五個步驟學習完畢之後，勤加練習，你的簡報風貌必定會讓人耳目一新，而且說完之後，聽眾再也不會Say No了。


鑽石五步驟

鑽石五步驟由五個重要的部分所組成，分別是：「目標陳述」、「論點與訊息」、「建構內容」、「視覺設計」、以及「Q&A」五個部分。這五個部分環環相扣，一步一步引導講者邁向成功的簡報。
鑽石五步驟的次序非常重要，使用這個架構工具的講者一定要按照這個次序來做才會達到最好的效果。但是這個次序的觀念不是單一方向的，簡報者在準備的時候，一定會經驗一種狀況，就是走到了第二步才發現自己的目標不夠明確，對聽眾的了解還不充分，這個時候就應該回到步驟一修正目標陳述。

步驟一：目標陳述
我們要求簡報者具體寫出這是一場什麼類型的簡報，做完以後聽眾要做出什麼動作，而且目標達成與否必須是能夠驗收的。接著，簡報者要對聽眾做出評估，分析所有可能被拒絕的原因，同時評估聽眾的立場、態度和情緒。
「目標陳述」幫助我們訂定精準的簡報目標，並且考慮到所有可能失敗的風險。執行步驟一，讀者可以參考使用本書中的兩個目標陳述的格式，以及一個聽眾評估的表格。

步驟二：論點和訊息
在步驟二，我們要決定「說什麼，不說什麼」，也可以說是制定簡報的策略。
論點是有邏輯的證據與論述，針對聽眾的關鍵議題提供知性的解答。
訊息是講者希望聽眾感受到的想法及態度，針對聽眾的立場情緒提供同理的聯結。
論點配合關鍵議題，而訊息則與立場情緒相呼應。
步驟二做得好，聽眾心裡的疑問和成見都會得到解答。我們也教導簡報者如何正確定位自己在不同簡報形態的角色，找出每一種簡報形態成功的要件。
執行步驟二，讀者可以參考書中所教的兩種思考方法，以及使用兩個論點和訊息的開展工具表格。

步驟三：建構內容

我們會採用第二步所決定的論點和訊息，開始思考「如何說」。事實顯示，不管簡報者準備的論點有多好，聽眾對大部分的內容不是沒聽到，就是聽了沒記住；所以，敘述論點的方法將直接影響聽眾記得多少，認同多少，過程就好像導演拍一場好看的電影一樣。
在步驟三的章節裡，我會說明如何有效的開場，如何用金字塔結構建構主體內容，如何結尾；也會教導讀者如何善用故事和例子，如何轉接，以及如何運用心智圖法來幫助我們準備簡報。
步驟三做得好，簡報者一定會得到聽眾理性和感性的雙重支持。執行步驟三，讀者可以參考使用書上的兩個結構方式，和心智圖法的工具。

步驟四：視覺設計

如果投影片的製作不精美，會造成聽眾分心，反之精美的投影片能幫助簡報者有效傳遞訊息，為簡報增色加分。
人類對於圖像的記憶能力，遠超過文字和聲音，因此優質的口語簡報如果能再加上設計精緻的投影片，就會有畫龍點睛的效果。
在步驟四的章節，我會說明製作投影片的觀念和技巧，讓簡報者能把想要傳遞的訊息用最有效的方式呈現出來。同時也收錄了十幾張我過去工作時所製作的畫面作為研討的範例。
步驟四做得好，聽眾會得到完美的「聲」、「光」享受，對簡報者和簡報內容留下深刻的印象。
執行步驟四，讀者可以使用市場上通用的電腦製圖軟體，例如：微軟的 PowerPoint、蘋果麥金塔的Keynote、或許多專業人士使用的Illustrator等軟體，以及參考坊間知名的商業期刊。

步驟五：Q&A

我們將針對聽眾最後還不甚明瞭或者還不完全同意的部分，提供說明和解答，並且要求聽眾做出我們需要的動作。
如果鑽石五步驟的第一步和第二步做得很紮實，在Q&A階段應該已經沒有什麼令簡報者產生疑惑或異議的問題。
Q&A提供與聽眾互動的機會，讓講者補充說明或澄清，所以簡報者應該抱著積極正面的態度歡迎聽眾的提問。
在處理問題或異議的時候，態度和內容同等重要，在步驟五中會指導讀者處理問題或異議的正確態度以及有效方法，也會討論如何處理不友善的提問。
做好步驟五就清除了聽眾不願意Say Yes的最後障礙，而達到簡報者最初設定的目標了。
執行步驟五，讀者可以參考並使用本書中提供的標準處理流程。

讓聽眾無法Say No

前面說過，一場簡報成功與否，90％在上場前就已經決定了。我所設計的鑽石五步驟，從清楚具體的目標出發；接著用聽眾的角度和高度，深入了解目標聽眾；再設計講者的論點與訊息，用聽得懂、記得住的結構，獲得聽眾理性與感性的雙重支持；輔佐精美的視覺投影片加深印象，最後藉著Q&A清除聽眾的疑問和異議。
這樣準備簡報的方式，便是用思考力做基礎延伸出影響力，簡報之後聽眾當然會願意做出簡報者要求的動作，不會Say No。
鑽石五步驟是一個邏輯非常嚴謹，卻又很容易依循的方法。讀者可以跟著這張「鑽石地圖」，一站一站學習，透過本書的指導和練習，一定可以達到很好的效果。

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【推薦序】溝通能力必須經過正確的方法學習 金聯舫 6
【推薦序】細心見真章 奚永明 7
【前言】 重點在思考，不在口才 8

Part 1 為什麼上過這麼多簡報課，簡報還是做不好？
問題到底出在哪裡？ 20
事前準備的功夫決定了90%的結果 21
十件沒人告訴過你的事 24
Part 2 鑽石五步驟
鑽石五步驟 32
鑽石步驟一：目標陳述（Objective Statement）39
簡報做完以後，你要聽眾做出什麼動作？ 40
常見的四種職場簡報類型 42
如何決定這是什麼類型的簡報？ 46
目標陳述（一） 48
目標陳述（二） 49
鑽石步驟二：論點與訊息 （Arguments and Messages） 55
論點和訊息 56
四種簡報纇型角色定位與成功要件 57
找論點的兩種方法 63
論點對事，訊息對人 71
決定說什麼，不說什麼 72
論點與訊息應用的傑出範例 76
鑽石步驟三：建構內容 （Story Writing） 81
怎麼說？ 82
簡報的重要元素 84
簡報的內容架構 88
如何在家自學結構內容？ 103
鑽石步驟四：視覺設計（Visual Design） 107
先有講稿，後做投影片 108
如何決定投影片？ 110
投影片的製作 114
視覺設計如何在家自學？ 127
鑽石步驟五： Q&A 129
Q&A提供與聽眾互動的機會 130
每一個Q&A都是一個迷你簡報 132
Part 3做一個有力量的演講者 142
外在和內在的力量 144 塑造第一印象 145 準備上台的情緒 147
展現口語魅力 150
化繁複為簡潔 152
堅持最高標準的可信度 153
找到能感動自己的高尚意義 155
你是個什麼樣的人？ 159
結語 161
附錄：167
目標陳述表 168 聽眾評估表 169 論點開展工作表 170 訊息設計表 171

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事前準備的功夫決定了90%的結果 21
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Part 2 鑽石五步驟
鑽石五步驟 32
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簡報做完以後，你要聽眾做出什麼動作？ 40
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目標陳述（二） 49
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