專業經理人要做的只有1件事

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盧秋玲　台灣大學國際企業學系系主任
林華明　國際扶輪3520地區2015-16年地區總監、艾福管理顧問股份有限公司董事長
林信義　前經濟部長、前行政院副院長、廣源投資股份有限公司董事長特別收錄 / 編輯的話：作者髙木晴夫在書中主要闡述「分配管理學」。分配管理學適用於任何行業、部門、年齡層（新手或老手）。此外，由於企業組織日趨扁平...

【序言】
「為何有一小部分的經理人能夠輕易地帶動部屬或團隊，讓他們達成被授予的目標？」
「為何有些經理人總是能夠準確地判斷周圍的狀況、做出正確的選擇，讓團隊不斷地創造成果？」
「想要成為優秀的經理人，該怎麼做才好？」

我在商學院教授「組織管理學」，那是一門關於如何讓組織運作的知識。課堂上，經常有學生或任職於企業的商務人士問我上述的問題。
提問的人當中，許多人都在煩惱「自己是不是不適合當經理人」、「自己是不是沒有當經理人的才華」。
他們當中有許多人都認為，優秀的經理人必須有萬中選一的人格特質，不然就是有實務上絕佳的專業能力。

然而，這樣的想法太過偏激。有這些能力確實相當有幫助，但絕不會是成為優秀經理人的必要條件。
優秀的經理人之所以優秀，是因為他們實踐了「管理上最重要且唯一的一件事」，反觀社會上成千上萬被稱為經理的人，大多都沒有做到那一件「最重要的事」。

稍微換個角度，從被管理的部屬立場思考，身為部屬的人或多或少都有以下的疑問或煩惱：
「不知道主管為什麼把這項工作發派給我？」
「對公司而言，我的工作真的有意義嗎？」
「無法發揮自己原本具備的能力。」
簡言之，部屬們都在尋求對公司而言，自己的工作與存在具有什麼樣的價值。。
經理人工作的本質就是「發配適當的資訊」，解決部屬們的疑問與煩惱。一旦疑問獲得解答，他們的工作意願就會確實提升，也會盡全力地努力工作。
如此一來，平常與部屬間的溝通會更順暢，也能夠帶來符合上司期待的行動與成果。「分配適當的資訊」就是企業組織能夠順利運作的根本原理，我將這項知識命名為「『分配』管理學」。

許多在企業上班的人都有一個共通的問題，就是在出社會參與商業活動前，沒有機會好好學習「帶動人與組織的基礎知識」。
各位讀者只要閱讀這本書，了解「分配」管理學，就能夠理解帶動人與組織的基礎知識。透過積極地實踐，就能讓部屬或團隊成員認真面對工作，藉此獲得與期望一致的行動與成果。
「分配」管理學適用於任何行業、部門、年齡層（新手或老手）。此外，由於企業組織日趨扁平，許多經理人必須同時身兼小組成員與經理人的角色。分配管理學對這類成員經理人（Playing Manager）也同樣很有幫助。
如果這本書能夠協助各位讓部屬盡情發揮原有的實力、達成自我的目標，進而能夠勝任重要的管理工作，那將是我最大的榮幸。
髙木晴夫
1 成為優秀經理人的方法與道理
有件事我必須先告訴各位，那就是在這個時代，「管理這項工作，光靠自己的一套是不可能順利的」。
公司裡頭應該有許多工作是單靠經驗就能學好的。
但是，關於管理，若只靠「做中學」是行不通的，而是必須有系統地學習相關知識才行。
剛當上主管的人之所以會覺得自己事到臨頭總會有辦法，或許是因為過去每天都看著主管如何做事的緣故。以從前的上司為模範，然後就懵懵懂懂地自以為「我知道該做什麼，如果是那樣的話，我應該也能勝任」。
或者也有可能把從前的上司當作負面教材，心想「如果我成為主管，一定不要變成那樣！」

然而，光是參考一位或兩位上司的做法，是不可能理解所謂的「管理」的，即使是在大企業上班，真的能做為典範的上司人數也不過兩隻手就數得出來吧？如果有人問我這樣是否就能了解何謂管理，那我的回答是NO。
況且若是從部屬的立場看上司，每一位上司的管理風格多少都會反映出他的個性或氣質，所以思考的範圍也會侷限在個人的感受，認為「我喜歡或不喜歡那種風格」，或是「我適合或不適合那種風格」。
但是，真正的管理並不是憑感覺，也不會受到個人的風格或喜好所影響。
管理的世界裡，真的有適用於任何組織或部門、部屬的「根本性的知識」，只要學習過這些知識並予以實踐，人人均能成為一名「優秀的經理人」。
再者，管理是一項牽涉層面很廣的工作，說辛苦很辛苦，但我認為它具有讓人們窮其一生去追尋的價值。
我撰寫這本書最主要的理由，就是希望能夠讓有志成為經理人的年輕人了解，成為真正的經理人所需的知識，並指引他們如何邁向優秀經理人的路途。

我說過，管理有所謂的「基本知識」，為了讓各位學習這些知識，撰寫本書時，我將重點放在讓剛成為經理人的讀者也能學習並予以實踐的內容。
本書由以下三個觀點將管理的知識做一統整。
什麼是管理的基本功？
管理中，在哪些點上會遭遇困難？
為提昇成效，必須具備哪些技能？
也可稱為管理上必要的「工具」，只要透過本書取得這些基礎的「工具」之後，請各位務必立刻將之運用在日常的管理工作上。
「工具」必須在使用後才會真正成為自己的。此外，所有「工具」都必須經過使用者自行加工，用起來才會順手。各位讀者在學到本書上的知識後，還必須施以個人獨特的加工，如此便能獲得優異的管理技能。這本書的主題—「分配」管理學就是一項愈磨愈亮的「工具」。

2 溝通是一種帶動人的能力
我要趁早告訴各位讀者「溝通」在管理上扮演的角色。
關於溝通，我們常常可以聽到以下幾種說法：
「管理當中最重要的就是溝通。」
「最辛苦的也是溝通。」
「所以溝通很困難。」
所言甚是。
溝通是人與人之間相互連結、攜手共存時非常重要的一環，在管理上也是不可或缺的因素。
如果你自認為「我的溝通能力很差」，就必須在工作上學習並精進這項技巧，才能夠在公司內部往上爬。

相反地，如果自認為是具有良好溝通能力的人呢？我想應該相當有利於你在組織內的表現吧。
不過，所謂管理，不只是要協調個人與個人之間，還包括個人與團體、團體與團體之間的溝通協調。
因此，只具備個人程度的優異溝通能力，並不足以勝任管理工作。

那麼，管理上的「溝通」又是什麼呢？
英文的「Communication」我們一般會將之譯為溝通或對話，「Communication」的動詞「Communicate」具有「感染」的意思，例如感染感冒的意思就是把病毒「分配」給人類才會造成感染，「Communicate」就是具有這樣的含義。
之後才逐漸轉變為現在所說的對話、溝通等意思，原本的「Communication」不只有言語上的交換，更有「把某樣東西交給、分配給對方」，比對話更深一層的關係。

再回到之前的問題，我的回答是在公司內所需要的溝通，更正確的意義應該是指「把某樣東西分配給對方」。
因為工作上所進行的溝通，已經超越了傳遞某項資訊的意含，進入了「促使他人行動（帶動他人）」的效果，也可以說溝通是將行動的動力分配給他人的意思。
也就是說，職場上所謂的溝通，就是「必須具備帶動他人的能力」。

3 溝通重要的是質而非量
那麼，是不是只要身為經理人的你能夠得心應手地與部屬進行對話溝通，他們就會很開心地工作，你也能輕鬆管理呢？
錯！事情並沒有那麼單純，反而愈對話愈容易擴大彼此之間的嫌隙，這種情況比比皆是。明明已經交代很多次的工作，部屬就是不願意做的情況也所在多有。

溝通是一項極為複雜又困難的技巧，使用上若不注意，很可能會成為讓自己「跌一跤」的原因。
不僅如此，職場上的溝通不能只從你個人的利害出發。
溝通首先必須與公司內部的其他部門協調、與公司外部交涉，還要理解公司整體的目標，之後還要能夠將自己的部門被指派的課題與定位、要達成的目標，以清楚明瞭且能激勵他們行動的方式告訴部屬，這才是職場上所需要的溝通能力。
經理人的工作就是讓部屬朝著達成目標的方向行動。
此外，想要帶動部屬，身為經理人就必須在事前階段完成相應的行動與思考的程序，也就是說，要帶動部屬，上司就必須要先動才行。
然後將自己行動之後所得的成果或想法，以溝通的方式告訴部屬，讓部屬朝著目標達成的方向行動。
因此，我們應該將溝通視為達成目標的一項手段。

4 經理人有自己應達成的「目標」
那麼，既然職場上的溝通如此重要卻又困難，我們應該如何才能做到呢？
我認為答案就是「分配」管理學。
我在前面已經說過，管理學的世界有適用於任何組織、部門、部屬的「基本知識」，各位還記得嗎？
那項知識的內容一言以蔽之，就是經理人在仔細判斷周圍的狀況、推測每個人的心理後，將能夠「促使他人行動（帶動他人）」的資訊分配給每個人，藉此提昇管理的品質。
我想，這麼說各位也還是搞不清楚吧。在進入第一堂的內容前，不清楚也沒關係，或者更應該說，正是因為不清楚才有藉由本書學習的意義。
只要了解了「分配」的意義並予以實踐，未來碰到管理上的任何問題都能夠毫不遲疑地執行自己該做的工作，因為「分配」就是管理的本質。
「Management」這個單字指的是經營或管理。因此，經理人（Manager）既是經營者也是管理者（主管），即使經理人身處於龐大組織中的最末端，也同樣是一個部門的經營者與管理者。
因此，經理人會被賦予「目標」，與自己管理的部屬共同達成目標就是經理人的職務。
此外，為了達成自己的目標，也需要指導或培育部屬，也必須「激勵」部屬，讓他們能夠主動地去達成任務。
以上所述都是實踐「分配」管理學，產生「促使他人行動（帶動他人）」的效果後，能夠實現的成果。】

5 經理人首先應該做的工作
我長年都在商學院教授工商管理碩士（MBA）的相關課程，工商管理碩士課程的課堂上採用的是個案教學法，所謂個案教學法指的是以某個狀況＝案例為題材，經由討論最佳處理方式的過程進行學習的教學方法，使用的案例有可能是企業活動中實際發生過的情況，也可能是假設未來會發生的情況。
在此，為了讓各位稍微體驗一下商學院的授課風格，我將提出四個有關「管理的工作」的問題，請各位動腦想想看。
所謂管理，包括了自己思考、判斷情勢、做決策等一連串的動作。而人在做決策之前，必須要經過整理資訊並思考的過程。在商學院的課堂上，學生必須自己思考，得出一個屬於自己的結論之後，再將其結論有條理地表達出來。


那麼，第一個問題是，提到管理最主要的工作，各位腦中所浮現的應該是以下四件事吧。
１達成部門目標
２分派工作給部屬
３教育及培育部屬
　４激勵部屬
每一項都很重要，但如果必須選擇最重要的一項，你會選擇哪一項呢？
如果你對於「何謂組織」，以及「自己之所以隸屬其中的理由」沒有定見的話，恐怕無法回答吧。

接下來，第二個問題是，身為經理人的你是如何決定部屬們的工作分配呢？
目前身為經理人的各位，又是基於何種標準來分配部屬們的工作呢？此外，你的分配是否公平，部屬們是否都能夠接受呢？
第三個問題是，培育部屬時最重要的事情是什麼？
諄諄教誨究竟是不是正確解答？或是應該要採取將之推入深谷般的斯巴達式嚴格教育才好呢？

最後第四個問題是，該如何才能激勵部屬，提昇其工作意願呢？

想要回答以上四個問題，就必須知道激勵在人心產生作用的背後機制，不知道背後的機制，便無法讓部屬的工作意願維持在高檔，乃至於達成團體目標。
在背後運作讓部屬有幹勁、能夠主動地完成工作就是身為主管的重要功能。然而，很意外地在管理現場，這件事情經常被輕忽，許多主管完全不設法提昇部屬的工作意願，而是以嚴厲的批評逼迫部屬工作。

管理上其實有正確的激勵部屬的方法，各位是否確實地學習過那些方法呢？我想多數人都是以過去的主管為模範，自己摸索或自成一派地激勵部屬吧。
本書從第一堂到第三堂的內容，都會詳細說明激勵部屬的方法。
你已經準備好從第一題到第四題的答案了嗎？之後請一邊閱讀本書，一邊尋找正確解答。

【序言】
「為何有一小部分的經理人能夠輕易地帶動部屬或團隊，讓他們達成被授予的目標？」
「為何有些經理人總是能夠準確地判斷周圍的狀況、做出正確的選擇，讓團隊不斷地創造成果？」
「想要成為優秀的經理人，該怎麼做才好？」

我在商學院教授「組織管理學」，那是一門關於如何讓組織運作的知識。課堂上，經常有學生或任職於企業的商務人士問我上述的問題。
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【推薦序1】領導者的管理概念決定了團隊的走向／許書揚
本書突破一般對於經理人的理解，從分析管理上最重要的事入門，進一步引導到經理人於日常管理中應該著重的部份。
從事獵人頭專業多年，深深認同作者所提到的：「分配是管理的重要關鍵。」從面談多年的經驗中，可以發現成功的管理者懂得利用自己的分析歸納能力，將新資訊傳達給員工，讓員工對於任務有清楚的理解，其實對全團隊任務的完成有高度幫助。
目前公司於人資領域也持續協助客戶導入顧問專案，觀察到失敗的團隊領導有很大一部分都來自於主管與下屬的溝通不良。因為溝通無法確實傳遞任務內容，部屬不明白自己的工作內容對團隊究竟有什麼幫助，進而導致無法提昇工作動機。如果能夠根據部屬的個性與工作積極度，給予適當的資訊分配，無形中依據其能力分配工作的方式，可以對部屬產生激勵效果。
顧問案中失敗的團隊，除了領導者能力不足之外，更沒有讓部屬獲得足夠的資訊，同時也無法分辨部屬的屬性，分配了不對的資訊，讓部屬接受了無法發揮能力的任務，最終導致部屬長久以來工作動機逐漸降低，自然讓團隊走向生產力降低、不信任主管的方向。
本書分析了身為經理人應該要有的概念，以平易近人的方式敘述了經理人可能面對的管理危機，以及進一步追求創新的必要。不管是不是經理人，這本書都可以放在身邊提醒自己，讓您發揮最大的管理實力。
(本文作者為經緯智庫暨保聖那管理顧問公司台灣分公司總經理)

【推薦序2】分配管理與充分授權、適時激勵團隊，達成組織目標／童至祥
一個優秀的經理人必須具備哪些人格特質？或是什麼樣的專業能力？我相信，它沒有標準答案，因為每一個優秀經理人可能有他自己的特色及專業領域。
然而，現今是個全球連動的時代，商業環境變化劇烈，許多事牽一髮而動全身，促使企業的經理人也面臨愈來愈多的挑戰。作者看到許多年輕經理人在管理上面臨的問題，透過《專業經理人要做的只有1件事》這本書，向大家介紹一個「分配」管理學的概念，也把經理人的工作本質，歸納成一個最重要的重點，那就是「發配適當的資訊」，藉此解決部屬們的疑問與煩惱。只要大家的疑問獲得解答，部屬的工作意願就會顯著提昇，也會盡全力努力工作。
這個概念聽起來似乎很簡單，但要執行起來，要能清楚了解公司的策略、政策、方向，以及資源所在和取得途徑，也要能掌握團隊裡每一個個人的特點及能力，加上卓越的溝通能力，把這些人事物整合在一起，才能發揮團隊最大的功效。
如今的世代，經理人往往無法光憑一人成事，而是要打造一個「將將」( lead the leaders)的核心領導團隊。專業管理人的角色就是承上啟下，在過程中增加價值，其中關鍵就是要學會分配和授權，並適時激勵團隊。這本書也是從分配管理的概念出發，內容涵蓋企業管理所會面臨的各種議題，幫助年輕經理人與預備成為經理人的人學習管理的實務，並教導如何運用不同的技能克服工作中的困難，書中所談的都是非常實用的管理知識。
有人說，最糟的主管第一名是「直接自己做」。我認為，一個人再能幹，也只能做三到五個人的事。如果學會這本書的精髓，懂得實用分配管理學，每個人將能領導更多的人成就組織的目標及任務，必能對組織帶來更大的功效。
(本文作者為特力集團執行長)

【推薦序1】領導者的管理概念決定了團隊的走向／許書揚
本書突破一般對於經理人的理解，從分析管理上最重要的事入門，進一步引導到經理人於日常管理中應該著重的部份。
從事獵人頭專業多年，深深認同作者所提到的：「分配是管理的重要關鍵。」從面談多年的經驗中，可以發現成功的管理者懂得利用自己的分析歸納能力，將新資訊傳達給員工，讓員工對於任務有清楚的理解，其實對全團隊任務的完成有高度幫助。
目前公司於人資領域也持續協助客戶導入顧問專案，觀察到失敗的團隊領導有很大一部分都來自於主管與下屬的溝通不良。因為溝通無法確...

推薦序　領導者的管理概念決定了團隊的走向　　許書揚
推薦序　分配管理與充分授權、適時激勵團隊，達成組織目標　　童至祥
序言

導讀 什麼是管理上最重要的事
1 成為優秀經理人的方法與道理
2 溝通是一種帶動人的能力
3 溝通重要的是質而非量
4 經理人有自己應達成的「目標」
5 經理人首先應該做的工作
6 經理人對於提昇自己職涯應有的想法
7 危機下更考驗管理能力
8 優秀的經理人會認真面對公司的「變革」

第1堂 實踐「分配」管理學的基礎知識
1 管理就是設法帶動人
2 成員經理人所需要的知識
3 管理究竟是什麼樣的工作？
4 優秀的經理人會「分配」「資訊」
5 上司「分配」給部屬的五個重要資訊
6 「分配」能提昇部屬的工作意願
7 「決策」與「分配」一套相輔相成的動作
8 經理人會「主動獲取」資訊

第2堂 激勵個人與團隊的方法
1 激勵部屬就是上司最重要的工作
2 激勵部屬時有一項絕對必要的大前提
3人要有四項「認知」才會主動行動
4 將正確的「認知」分配給部屬
5 輔助性的工作更需要激勵
6 工作的「手感」需要由上司分配給部屬
7 分辨部屬的想法究竟是「棋手」或「棋子」
8 團隊領導者應建構「橫向分配」的架構
9 團隊領導者要能引發「共振」

第3堂 經理人要主動獲取「資訊」
1腦中要有「主動獲取」資訊的意識
2好上司就是會把應給的「資訊」分配下去的人
3從六個地方取得資訊
4心中要清楚沒有完全的資訊
5著眼於掌握資訊者的「狀況」
6獲得準確度高、品質又好的資訊的秘訣

第4堂 提昇管理專業能力與職涯發展
1 管理是一項專業能力，必須窮極一生持續鍛鍊
2運用並提昇自己的三項管理專業能力
3實踐「分配」管理學就能提升管理專業能力
4你的職涯會沿著三個「季節」前進
5透過「分配」管理學能夠了解自己
6 辨別部屬現在所處的「季節」來調整做法

第5堂 經理人應該知道的人事部與其內涵
1 人事部關注的是什麼？
2 「人事」這項監控系統的全貌
3 究竟人事考評的系統是如何運作的？
4　人事部最肯定怎樣的人？
5 「分配」管理學與人事考評之間的關係

第6堂 經理人該如何處理職場的危機？
1 經理人應學習如何在危機中自處
2 判斷「公司是否跟得上環境變化」時的觀點
3 公司陷入危機的案例可分為兩大類
4 遭遇危機時該「主動獲取」及「分配」的資訊
5 如何處理「人際關係惡化」的危機
6 遭遇危機時，經理人更應該帶動氣氛

第7堂 優秀的經理人應該以變革與創新為目標
1公司若無法即時適應變化將會死亡
2經理人在公司必須變革時該怎麼做？
3對公司的僵化狀態與危機的洞察力
4 人為何會恐懼、抵抗變革？
5 真正面臨變革時，你應該如何行動？
6 對人的意識改革具有效果的「解凍」過程
7 利用「分配」管理學引發創新

結語
參考文獻

推薦序　領導者的管理概念決定了團隊的走向　　許書揚
推薦序　分配管理與充分授權、適時激勵團隊，達成組織目標　　童至祥
序言

導讀 什麼是管理上最重要的事
1 成為優秀經理人的方法與道理
2 溝通是一種帶動人的能力
3 溝通重要的是質而非量
4 經理人有自己應達成的「目標」
5 經理人首先應該做的工作
6 經理人對於提昇自己職涯應有的想法
7 危機下更考驗管理能力
8 優秀的經理人會認真面對公司的「變革」

第1堂 實踐「分配」管理學的基礎知識
1 管理就是設法帶動人
2 成員經理人所需要的知識
3 管理究竟是什麼樣的...