為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆？ 做主管...

∣行事曆記錄什麼，反映了一個主管的「腦」∣
執行者的行事曆，是單打獨鬥的光榮紀錄
寫得密密麻麻，通常戰績愈好
主管的行事曆，則是領導團隊的「指揮塔」
必須一目瞭然，才能運籌帷幄

★隨書收錄作者設計的三款行事曆表格：
「跨頁週間行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」

身為主管的你，是否遇過以下場面：
永遠有數不清的會議等著你；
好不容易滿足上司的要求，轉頭又得為部屬收拾殘局；
永遠都在回E-mail，可能還無法順利交辦給部屬……
原因在於──
當上主管之後，你的「時間運用模式」並沒有跟著升級！

◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」
主管最重要的任務，已經不是凡事親力親為，而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以，在每天有限的時間中，不僅要做好自己的工作，更要整合團隊，妥善交辦屬下各項事務。
因此，主管的行事曆手冊所記錄的要項，應該是根據這兩大目標，所發展出來的工作重點。如此一來，這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心，引領主管看見全貌，在腦中產生組織的運作想像，帶領部下分頭進行，做出成果。

◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊？
作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管，帶領團隊做出佳績。他管理行程時，除了運用Outlook外，還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具，他發現藉由「手寫」，能在腦中盤整團隊進度，思考下一步的指示。

而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種：
--以週為單位，跨頁設計
--左頁顯示週一至週日，右頁則空白
--最好是線圈裝，可攤開在桌上

善加利用這種格式的行事曆，可幫助主管建立「管理腦」。
這是怎麼做到的呢？

「以週為單位」思考，最利主管掌控大局
以一週為單位的行事曆，能幫助主管俯瞰全貌，看著本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間，提醒部下此刻該做什麼，藉此管理團隊進度。

左右頁互相對照連動，「每日」工作事項扣緊「本週」目標不疏漏
切出本週的業務目標，寫在行事曆右頁，再化約成工作要項，填入左頁的每日待辦清單。以跨頁對照，就能清楚確保目標與工作進度不落後。

主管的待辦事項，占比最高的應該是「交辦事項」
身為執行者，你可能會在行事曆寫「幾點該完成資料」，但是當主管後就變成「指示部下A製作資料」，因為主管的重點工作就是站上指揮塔，好好分派各項工作，才能讓組織運作順暢。

部下的預定工作，也要寫進行事曆
將交給部下的工作事項寫進行事曆，有利主管促使部下行動，當部下遇到困難時，也能馬上掌握狀況，一邊給予協助，不會因為突發狀況太多，而拖累整個團隊。

主管也要自己預約自己的時間
主管每天都有開不完的會議，以至於經常無法集中注意力。這時，主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」，讓自己擁有一小時左右的獨處時間，思考商業策略等具前瞻性的想法。

◎善用辦公文具輔助多層次的管理
書中收錄更多的辦公文具活用術，幫助所有主管，逐步打造優秀「管理腦」，順利帶領團隊，包括：
用「A4紙」製作多工管理的行事曆
一般制式月曆無法跨月管理，這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆，尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。
利用「便利貼」為行事曆加料
便利貼能隨寫隨貼，方便寫上各種補充資訊，貼在行事曆或筆記上，輔助管理需要特別注意的事項。
「白板」是沙盤推演的最佳工具
白板面積足夠大，最適合把腦中想法全部列在上頭，藉此綜觀全盤，找出正確策略。
用「筆記」贏得人心的小訣竅
談話時一邊寫筆記，部下就會覺得自己的主管正認真傾聽，發揮「帶心」的管理法則。

◎本書特色
1. 本書藉由改變辦公用具的使用方式，幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況，順利將團隊的工作成效提升到最大。
2. 書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週行事曆表格」範本，有助於主管掌控全局，以有彈性的方式進行工作，避免因為擔心進度而引發焦慮。

作者簡介：

田島弓子
BRAMANTE株式會社董事長。
成蹊大學文學部畢業、日本人才管理協會會員。一九九九年進入微軟日本法人就職，曾負責Windows 2000、Windows XP、Windows Vista等Windows業務及行銷工作。當時乃是少數的女性業務部長之一，期間個人及其業務團隊獲得兩次董事長獎。

二○○七年創立BRAMANTE株式會社，展開就業及溝通諮詢事業。特別著重於「年輕族群工作論」、「中階主管商務溝通」、「女性就業支援」三項主題，並活躍於員工研習、演講、公開研討會、大學課程等活動。日本生產性本部主辦的「職業婦女進步會議」，設立「活力獎（現為女性活躍進步獎）」時，擔任了推廣委員。

著有《A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧》（高寶）、《女性員工的管理教科書》（鑽石社）、《職場生活「不」平衡的工作力》（Discover21）、《28歲開始的女性工作法則》（すばる舎）、《「努力卻不得回報」時的讀物》（WAVE出版）。
BRAMANTE株式會社網址：http://www.bramante.biz

譯者簡介：

邱香凝
曾任職唱片公司、出版社、電腦娛樂產業，目前為專職譯者。喜愛閱讀與書寫，用翻譯看世界。

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