●速度時代不能缺少的圖解思考
運用圖解就能迅速處理作業
隨著網路的普及，龐大的資訊已達泛濫的地步，因此，「揀選必要資訊」、「迅速理解資訊」的需求也日漸高漲。
要獲得正確資訊得閱讀文字，但是閱讀文字要花時間，所以閱讀文字的一方，都希望提供資訊的一方用字能更精簡。
提供資訊的一方也希望能在短時間內傳達意思。工作量明明增加了，工作交期卻更短，讓忙碌的人越來越多，因此都希望能在更短的時間內完成資訊的產出。
每個人寫作的速度都不一樣，用電腦的話一分鐘大概可以寫一千二百個字，整篇完成後加上校稿，花的時間更多。
但是一個不大的圖解大概三分鐘就能產出，圖解不需要斟酌用詞，只要能讓人看懂即可。圖解不需要花時間閱讀，所以短時間內就可以完成校稿。圖解可說是最符合資訊時代、快速理解時代潮流的資訊溝通方法。
圖解的重點是關鍵字思考
相較於電腦打出來的文字，對取得資訊的一方來說，看懂圖解所花的時間更短。文章講究通順，靠左腦理解，頭腦要想像每一句話的意思，去看懂其中的邏輯相關，所以過程中如果受到電話鈴聲等干擾，可能會忘記前面讀過的，得從頭讀起。
但是圖解是「關鍵字」思考，靠右腦理解，比方說看到「少子高齡化」這個關鍵字，我們很自然地會去想像這個字的意思，並試著要理解，右腦會將左腦看到的關鍵字變成概念。
也就是說，關鍵字是調出右腦記憶的鑰匙，關鍵字幫我們打開右腦無窮盡的記憶抽屜，所以圖解需要關鍵字。
右腦有概觀、整合、直覺的能力，有綜觀圖解，直覺理解作圖者想要表達的內容的能力。
要看懂一頁圖解的內容，如果只是了解大概，有個三秒鐘就能將標題與圖解瞄過一遍。因此圖解可說真正是速度時代的溝通工具。
●目標是「三分鐘內完成，讓人在三秒鐘內看懂」
首先要手畫草圖
圖解最棒的地方在於製作時間短，又能在瞬間完成表達，因此目標在於「三分鐘內完成，讓人在三秒鐘內看懂」。簡單的圖解可以在三分鐘內完成，不過不包括打草稿的時間。
在製做圖解前，首先要手畫草圖，堅持要打草圖的目的是為了放鬆右腦。面對一張白紙要構思布局時，手寫是最合適的。
如果馬上用PowerPoint作圖，右腦會陷入緊張，加上又沒能在事前想好版面感覺的話，將無法抓住全貌。用PowerPoint完成作圖後，會不斷調整圖框大小以及位置的人，多半是沒有畫草圖構思布局的人。
有人打草圖構思布局只需要二十到三十秒的時間，熟練之後，只要寫出標題畫好圖框，再利用PowerPoint邊打邊想文字即可。
三秒鐘內傳達概念的技巧
畫好草圖再謄入PowerPoint，將三分鐘分成三個階段，就像三級跳遠，「第一跳、第二跳、第三跳」，一步步完成。
第一跳先畫出圖框，這是做圖解的技巧。能夠畫出圖框，代表經過手繪布局後，已經掌握整體構圖。打草圖看起來浪費時間，但是有了草圖，才能將PowerPoint作業的修改次數與完成後調整位置等的時間減到最低。
第二跳要鍵入關鍵字等，要在圖框中鍵入關鍵字時，最好直接鍵入，讓文字與圖框合為一體，這麼一來關鍵字會剛好落在圖框中心，也能同時移動圖框與文字。
在最後的第三跳，要完成第二跳未輸入完畢的部分，並調整圖框以及箭頭位置、文字大小等，做收尾動作。
完成圖解之後，應該能夠在三秒鐘內傳達概念。話雖如此，為了正確傳達資訊，針對每張PowerPoint，還是應該有一到三分鐘的口頭說明。
若能在三秒鐘內讓人看懂，聽眾就能安心聽講者說明。如果內容都是文字，聽眾忙著翻閱資料找出演講段落，哪還有心思慢慢聽。所以，讓我們學會三分鐘作圖術與三秒鐘傳達術吧。
●要意識到「美觀」與「易懂」
依照視線走向安排要素
接著介紹圖解位置的基本安排，了解之後將有助於版面設計。這裡有四種基本排法，首先是「上到下」，然後是「左到右」（有時是相反的右到左）。「上到下」與「左到右」是最基本的兩種安排。
另外還有「左右分區」的排法，用在兩項對等或者相互矛盾時。最後是「隨機安排」，再用箭頭標出複雜的相互關係。
看PowerPoint的資料時，人的視線走向不是從左上到下，就是從左上到右或者左上斜向到右下。偶爾會有人不按牌理出牌，但是橫寫時，大部分的人的視線走向都是如此。因此，版面安排只要不違反視線走向，就會是自然的。
加陰影時，要假設太陽位於左上方，因此做出立體效果時，陰影要加在右下方才自然。如果要在視覺上呈現衝突效果，記得把陰影加在相反方向。考量到看的人的視線進行版面設計，就能繪製出讓人看得舒服的圖解。
「一頁一訊息」傳達你的想法
一頁一訊息是圖解的基本原則之一。每頁只放入一則訊息，並以訊息大綱做為標題。壞圖解不是沒有內容，就是內容太多讓人不知所云。
製作簡報是為了傳達訊息，如果內容曖昧不清，那份簡報就失去了意義。另外，把很多訊息放在同一頁裡，是無法讓聽者知道資料製作者想要傳達的內容。聽的人、讀的人各自理解，就不能將他們導往資料製作者所安排的結論。
譬如光說「情況已經演變成如此」，無法讓人聽懂是什麼意思。不清楚說出你的重點的話，比方說分析現況後發現問題出在哪裡，將無法順利誘導對方。說服也是簡報的目的，因此，巧妙地將聽者、讀者誘導到自己設想的方向，是很重要的一件事。
能夠讓人清楚「你到底想說什麼？」的圖解，一定都是用字簡潔，一頁一訊息。你可以看著繪製出的每一頁資料，問自己「我到底想要說什麼？」，如果連自己都無法回答，是無法說服對方的。
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