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Career雜誌總編輯　吳永佳
「大人學」、「專案管理生活思維」創辦人　張國洋

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Toyota的「捨棄文件技術」
到目前為止，我以Toyota的思想為中心，說明要落實時間運用時不可或缺的技巧。接下來我會具體告訴大家，應該如何把這些秘訣都運用在你的工作上。
首先，就讓我告訴你一個你會很有興趣的數據。
我們每年平均花費「一百五十個小時」在做某件事情。你知道這個數字代表什麼嗎？
其實這是商業人士在一年中，找東西時所花的平均時間。假設我們一個月工作二十天，一天做八小時，總共一百六十個小時。也就是說，一個正常的商業人士在一年之中，幾乎花了一整個月的工作時間來「尋找東西」。
順帶一提，這裡所說的「東西」，是包含文具等等物理上的「東西」，以及電腦中的資料夾和信件等無形的「東西」。
無論是哪一種，這些用在「找東西的時間」，都不能說是「為了得到成果所付出的時間」。
另外我在第一章有寫到希望大家「一起過充實的人生」，而「找東西的時間」，跟「你人生中充實的時間」更是八竿子打不著關係。
只要你回想我到目前為止所說明的Toyota運用時間技巧並加以實踐的話，我認為你應該會盡可能將無謂的時間縮減為零才對。
在本章我會介紹如何把工作上浪費的時間減少到極限，以達到運用時間之目的的各種方法，而首先我就要從整理身旁物品開始說明。
Toyota從很久以前就有這麼一句話：「不要找東西，要拿東西」。
這並不是「減少」你拿東西的時間，而是將其變為零，讓你得以「在一瞬間拿到你所需要的物品」。
要整理周遭的物品，並達到剛才所說的那種狀態，首先你要做的事情是環顧你工作範圍的半徑一公尺。
各位覺得如何呢？你的桌上是否堆滿了和山一樣高的資料？至於抽屜裡面的東西各放在哪裡，你有辦法立即回答出來嗎？
桌上資料堆積如山的人，以及不曉得東西放在哪裡的人，你們的當務之急是要把東西「丟掉」。
尤其重要的是丟掉不需要的文件。一般而言，一個企業家桌上所擺放的文件，有一半以上都是直接丟掉也不影響的東西。換句話說，你的桌上根本堆滿了一堆不必要的物品。
「就算你這麼講，還是有很多丟不掉的啊……」我想可能會有人這麼想吧。而對於這種類型的人，我認為最好的方式是先制定一個自己的規則。
「無法丟掉東西」的人在很多情況下，只是缺乏一個判斷東西能不能丟的標準而已，因此會一直抱持著「也許哪天還會用到」的不安感，最後就不敢丟東西。
說到這裡，究竟要決定怎樣的標準才好呢？當然決定的方法會根據行業類別和職稱等工作內容而有所不同，我就給大家一個提示。在Toyota自然不必說了，其他製造業的工作現場也常常會用到一個方法，就是「依照身分決定場所，設定自己的目標」，接下來就讓我詳細介紹。
雖然這終究也只是一個案例而已，不過首先我們可以在桌角和腳邊放一些小小的紙箱，當作東西的「臨時保管所」。
若你發現了很難判斷要不要丟掉的文件，就先把它放到臨時保管所裡面。接著在自己所規定的時間、星期或日期內重新整理一下，把從來沒有用過的文件丟掉。
舉例來說，你可以定一個像這樣子的目標：每週一早上檢查一下臨時保管所，把一次都沒有用過的東西丟掉。
我想有些人一開始一定會覺得不安，想說「這樣丟掉真的好嗎……」，不過我還是請你下定決心把它丟掉吧！只要你試著想想看就會明白，這個世界上幾乎沒有「如果我沒丟掉就好了」的東西。假設真的有，也一定有辦法可以解決問題。
只要你能注意到這個事實，你的疑慮就會減少，放進「臨時保管所」的文件也會漸漸變少，到最後你就能縮短檢查臨時保管所的時間。
話雖如此，若你正在工作中，一定會出現「無論如何都判斷不出要不要丟」的文件。這種情況下你可以試著把檔案電子化，這樣就能丟掉紙本資料了。將檔案轉成ＰＤＦ檔，在磁碟或雲端內建立資料夾並保存起來，就能夠很輕鬆進行管理。
總而言之，你在桌面上堆滿文件都是很ＮＧ的行為。首先你的目標，就是把桌面整理成沒有不必要文件的狀態吧。
當然，在那個臨時保管所中，你也可以放入文件以外的東西，例如「只有黑色沒水的三色筆」、「從抽屜中找到的好幾個橡皮擦」、「買飲料送的公仔」等等，如果你桌上有一些雖然沒有用到卻丟不掉的東西，就下定決心把它們裝進去吧。
除此之外，這個方法也可以適用於清理電腦中的文件。
很多人常常把桌面塞滿資料夾和無關緊要的圖片，這樣會導致你很難找到需要的軟體或資料，當你要用的時候也無法立即打開。
因此我們可以像處理紙本資料一樣，在電腦內建立一個「臨時保管資料夾」，將一些不曉得要不要刪掉的東西暫時保管在裡面，等一段時間過後再把沒有用的東西給刪掉。
只要你能養成這個習慣，你的桌上和電腦中不必要的東西就會急速減少。一個小箱子根本不需要花多少心力，也不用什麼技巧，因此桌上亂糟糟的人，請務必從今天開始進行整理。

必要的東西要「簡單明瞭」地收納
若你能夠落實到目前為止我所教你的方法，你桌上應該就不會再有不需要的東西才對，這樣你也可以進入「不要找東西，而是拿東西」的狀態。
所謂整理東西，就是要把物品簡單明瞭地收納起來。在這邊我所說的「簡單明瞭」的狀態，指的是你可以馬上知道你的東西放哪裡，並立刻把它拿出來。換句話說，即為「不要找東西，而是拿東西」。
在這裡，我會告訴各位幾個在找東西時會花大量時間的案例，譬如文件、名片、電子檔案等等要如何進行整理。不過在那之前，還是讓我們再確認一遍整理東西的目的吧。
首先我希望大家思考的是「假設你沒有整理身旁的物品，會發生什麼問題呢？」
你日常的工作中，若花在找東西的時間上太長，你本來能夠做的事情自然就沒時間做了。因此，你不得不丟掉一些東西，或是整理你身旁的物品。
所謂的時間，在價值上來說並不相同。其實我也告訴過各位非常多次，只有跟成果有關連的時間價值才會高，若非如此，你的時間根本沒有價值。
就如同以上所說，我們要增加「可以使用的時間」，即為「可運用時間」，並盡可能思考要如何利用才能得出成果。為此，我們必須要進行一些物品整理以及情報整合等等。
若你忘了這件重要的事，最終只有整理周遭物品的話，就無法善用你好不容易新創造出來的時間了。
在第一章我已經說明過，首先我們要了解目的，才能做出有成果的事情。
接下來，就讓我來具體說明整理的秘訣吧。

●文件
在上一節，我已經告訴大家捨棄不必要文件的方法。然而就算你把這件事情當成習慣，但卻沒有確實將桌上剩下的必要物品進行整理的話，沒用的文件就會像殭屍一樣復活，繼續堆積在你的桌面上。
即使是現在你需要的文件，也有可能隨著時間而變得不再需要。這時候若你沒有簡單明瞭地收納，就會變得沒辦法丟，最後全部殘留在桌上。
其實要簡單收納文件的秘訣非常簡單，即為「立起來保管」。實際上，Toyota工作現場所使用的文件，幾乎都是立起來保管的。
如果你把它平放，就算你知道放在哪裡也很難拿出來，甚至常常會導致物品崩塌。再加上你會一直把新的文件往上疊，最後你就越來越不曉得堆在下方的文件是什麼了。
為了避免這個情形發生，Toyota都會準備可以收納的資料夾，並在書背上寫名稱以方便管理。習慣將文件堆在桌子角落的人，請務必善用資料夾之類的工具，學習收納的方式吧。

●名片
即使是「遞名片」這個行為，也有可能浪費不必要的時間。
在我以前上班的公司，有一種職位的人是負責在必要時，可以從如相簿般厚的名片夾中迅速拿出名片並進行管理的工作。而在我的印象中，那個人工作時一直都在找名片。
我對於他所做的事感到不可思議，而當我仔細觀察後發現，他常常在找的時候注意一些毫不相干的事情，譬如「咦？這個人現在是做什麼去了」，或是「我記得這個人已經辭職了啊……」，結果到最後他已經搞不清楚要找誰的名片了。我真的很懷疑，工作中他到底都在做些什麼。
當你做這種事情的時候，你根本不會有任何的生產性可言。
為了落實「不要找東西，而是拿東西」的想法，並將名片進行簡單明瞭地收納，最好的方法是透過數位化管理。這樣一來，你只要打出公司和姓名等等的關鍵字，就不會有所疑惑或者繞遠路，能夠用最短時間找到你所需要的名片。
你可以在路上看到很多能進行數位管理的工具，請你試著尋找出適合你的並積極去使用它吧。雖然一開始你必須先進行「掃描」之類的動作，然而只要你將其數據化之後，接下來的工作都會瞬間變輕鬆。
另外，在管理名片的方法當中，你也可以把資訊上傳到雲端，再透過手機去搜尋。根據公司狀況不同，也許有些人會因為情報管理的觀點而無法使用這些工具，但如果你沒有這樣的限制，我真心建議你可以試著使用看看。
只要你這麼做，就不會發生「非得回到辦公室才能知道連絡資訊」的情況，當你外出會面的客戶職位和部門有所變更時，你也可以在忘記之前趕快進行更新，管理上也會更有效率。

●電腦內的資料夾
我們可以將文件和名片之類的東西並排整理以減少尋找的時間，那電腦中的文件又如何呢？
「我不記得把東西放在哪裡了」、「忘記檔案名稱害我無法搜尋」、「桌面全被軟體給塞滿了，我都不知道什麼東西在哪裡」……我想很多人每天都會出現這樣的煩惱。
為了避免浪費這種不必要的時間，最有效的方式就是設置一個規則來「統一管理資料夾」。
我也曾任職過ＩＴ企業，至今為止看過很多人的電腦，但有不少電腦裡面都沒有一個資料夾管理的規則。
把在檔案名稱上有標註日期的和沒標註的放在一起、有些東西放在資料夾裡有些卻沒有……這種狀況下，不管怎麼樣都必須花時間去尋找資料。
像文件和文具這種有形體的東西，我們很容易去定位它們的「物體位置」，但只能用鍵盤尋找的電子數據，當然會容易忘記。無論怎麼找，如果你已經忘記檔案名稱或者沒有標註日期的話，你想找到需要的文件就會花非常多時間。
關於這點，根據工作種類的不同，每個人在管理資料的方法上都會有所出入，因此我就不特別去詳細解說了，但我希望大家務必設定一個檔案名稱和保存位置統一的規則，讓你的電腦內可以看起來更清爽。
為了要提升尋找資料的時間，我會善用Gmail。只要我認為這個文件「是必要的」，我不會只將它存在電腦的資料夾內，還會透過Gmail再寄給自己一次。Gmail的檢索精準度很高，在移動的時候也很容易可以找到你想要的資料。

到目前為止，我已經告訴各位關於整理周遭物品的方法。
先前我曾闡述過，整理的目的就是要創造出「可運用的時間」，並想辦法做出成果，而這件事其實還有一個好處。
那就是，你可以藉由整理周遭物品達到減少「疑惑」的目的，你的腦袋也能夠跟著整理一番。只要你的思緒重新整理過，判斷的速度也會提升，整體的工作流程自然會更加順暢，這是一個極為良好的循環。
在達到「不要找東西，而是拿東西」的境界之前，請大家一定要付諸行動，一起著手整理你周遭的環境吧。

前言

第一章　讓工作效率大幅提升的Toyota五個關鍵句
01 Toyota的時間運用關鍵句1：「試著思考你的目的為何」
02 時間運用的三個必要「觀念」
03 Toyota的時間運用關鍵句2：「努力，並不是要你流下許多汗水」
04 Toyota的時間運用關鍵句3：「不要認為自己做的事情都是對的」
05 別對必要性低的工作鑽牛角尖，下定決心捨棄它
06 Toyota的時間運用關鍵句4：「是否還有更輕鬆的方式呢？」
07 Toyota的時間運用關鍵句5：「時間就是動作的影子」
08即使是看不見的行為也要留心

第二章　加快時間運用效率的Toyota「智慧改善技巧」
01 將誰都能做的「工作」轉為自働化
02 不要浪費一分一秒，首先就從微小的事情開始自働化
03 別想著「這並非我的工作」，做事效率就會顯著提升
04 有時間找藉口，不如思考「要怎樣才能做到」
05 思考「要怎樣才能做到」，會改變你的人生
06 思考「為何會成功？」
07 分析成功的祕訣，首先就由「分解」開始
08 透過「基準化分析法」讓你更快接近成功

第三章　人人都適用的Toyota時間運用術
01 Toyota的「捨棄文件技術」
02 必要的東西要「簡單明瞭」地收納
03 透過「可視化」，徹底提高工作的整體效率
04 短時間內達到最大成效的ＴＯＤＯ表格製作方法
05 徹底運用零碎時間，用「可以做的事」填滿所有空檔
06 空閒時間利用方法的規則
07 工作上不需要「完美主義」
08 比起正確率，執行力和效率更重要
09 消除工作與情緒「不平衡」的時間運用方法
10 鍛鍊工作能力的「百分之二十五規則」
11 請站著進行會議
12 在會議中，若沒有替代方案就不要反對
13 顯著縮短思考時間的「三現主義」

第四章　徹底節約時間的Toyota式問題解決術
01 僅僅一種思考模式就會大幅改變解決問題的速度
02 問題不能只靠決定要「解決問題」的人來解決
03 要趁問題還小時就著手處理
04 「敷衍了事」無法解決問題，要探討根本原因
05 透過「問五次為什麼」，來探究問題的根本原因
06 用四種角度面對，在短時間內解決問題

第五章　迅速提高團隊效率的Toyota式整體機制
01 急速減少失誤和修改時間的「自工程完結」體制
02 解決上司、下屬和同事之間的代溝，提高團體效率
03 徹底執行「標準化」，發揮團隊的最大力量
04 將團隊生產力發揮到極限的程序製作方法
05 透過「水平發展」分享成功模式，讓團隊全體成長
06 將「水平發展」應用在個人職場上的作法
07 「自我本身」的成長歷程也是評估的要點
08 提高工作品質和速率的「Toyota式」人際關係建立方法