第四站 不必要的會議太多
「會議太多了。」
「從來沒有準時結束過，總是浪費大家時間。」
「一次長達三小時的會議，拜託饒了我吧......」
「所謂『會議』只不過是部長演講會罷了！要忍住睡意很痛苦。」
「會議到底決定了什麼？」
「我真的有必要出席嗎......」
你的公司是否也中了其中幾項呢？
根據NTT經營研究所的調查，日本公司業務中，會議佔了一五．四％＊，也就是說每個人每天花一．四小時在會議上。
會議越多，員工作業時間和溝通時間都會減少，今天加班，明天也加班。完全沒好處！
因此本章試圖著手解決「不必要的會議」。
造成不必要會議的5個麻煩
不必要的會議，以及會議之不必要。
這是組織萬惡的根源。就算大家這麼想，卻無法具體指出哪裡有問題，以及要從何處著手。因此今天也為了不必要的會議浪費時間。
造成不必要會議的5個麻煩（原因與影響），我整理在下一頁圖中。
應該從何開始處理呢？首先就來看看原因吧！
①沒有制定會議的進行方法
會議進行方法太糟。像是
● 沒有標示會議目的
● 沒有管理時間的人（導致無法在時間內準時結束）
● 沒有主持會議的人
● 只有一部分的人表達意見
● 偏離議題
● 不知道現在在講什麼？
● 結論不清楚
● 「今後應該怎麼辦？」
好不容易開個會也只是付諸流水。需要建立會議的規範和架構（框架），以進行議事和時間管理。
②上司的業務設計、管理技能太低
①是會議當天的舉行問題。相對的②就是在進行會議之前，也就是事前準備的階段。事前準備會決定會議的效率和品質，重點在於「判斷會議的必要性」和「會議安排」這兩項。
判斷會議的必要性
● 把會議當作決定意思和溝通的手段是正確的嗎？
● 是否有不必要的會議？開會是否變成目的？
會議安排
● 設定目的（為了什麼而開會？）
● 設定議題和預設成品（開會可以得到什麼？）
● 決定日程和時間的方法
● 決定出席者、工作分配
● 提供事前情報（為了讓當天會議順利進行）
● 會議的招集方法（開會通知信的寫法）
③下屬的傳達技能太差
參加者的表達技能會大大影響會議的效率與品質。
● 不知道在說什麼
● 不知道想說什麼
● 說得太長
● 偏離主題
這樣下去，無論有多少時間都不夠，誤會和做白工也會因此增加，很沒有效率呢。
除了表達以外，能夠簡潔表達的技能在質問、反論、意見等會議上所有溝通時也都非常重要。此外，請上司要確實接受下屬的發言並進行整理（第3站所說明的內容）。
④面對面主義
業務設計和管理技能很差的上司，往往無法掌握委任工作、報告的方式和進度管理，
完全聽天由命。
因為如此，只要下屬不待在身邊就會感到極度不安。
「總之先來商談吧。」
「萬一有什麼事可以隨時問，就讓下屬坐在我旁邊吧。」
就像這樣，不必要的會議和突發性商談不斷增加，於是面對面主義就產生了。
另外在面對面主義的職場中，工作方式會受到阻礙。因為不將下屬安置在旁邊，上司就會感到不安。無論過了多久，工作方式依然不變。下屬開始疲乏後，無法兼顧家庭和工作的下屬，就算再優秀也只能辭職。
面對面主義雖然有能夠密切溝通的優點，但另一方面，也有導致個人溝通能力低下的風險。由於一直是面對面，就算表達不夠好，感覺彼此還是多少可以了解，成了沒有精細的業務設計、傳達也沒問題的環境。
然而這樣持續下去，不論過多久上司的業務設計、管理技能和下屬的傳達技能都無法提升：換言之，也就是產生②③的原因。
而說到那些下屬不在附近就會極度不安的上司，當組織國際化後又該怎麼辦呢？假
使上司在法國，下屬在台灣？很遺憾的，這是個在加拉巴哥群島（暗指獨自進化的市場狀態）之中無法完成工作的時代。
⑤上司的幻想：「時間是無限的」
透過裁量勞動制等來打造不需要加班的職場（或是氛圍上很難申請加班的職場），很容易出現在只有管理階層的組織裡。由於無論委託下屬多少工作，人事費用都不會改變，上司的成本意識會越來越薄弱。結果上司會產生時間無限這種「只配合自己就好」的錯覺，一個勁兒地設置會議。下屬的工作動力下降，會議的生產力也下降......完全沒有好處可言。
減少「不必要會議」和「會議之不必要」的4個對策
公司是無法完全不開會的。會議擔任意思決定和溝通方法的重要角色。
至於「要怎麼處理會議？」這是很重要的。處理方法有兩種。
⑴減少會議數量↓減少不必要的會議
⑵提高會議價值和效率↓減少會議的不必要性
接下來是會議前和會議時應該實施的4個對策。⑴、⑵可以套用在4個對策上，如
同下圖。
組合⑴、⑵，盡可能用少量會議、短時間來提高實質成果！
①該會議是為了什麼？ ∼首先確認目的（種類）和產出（output）
如果你是主辦者，請在一開始定義該會議目的為何、期待有什麼樣的成果。
「確認目的」很重要。因為大家可以判斷「會議目的是否需要開會」。這就是「減少不必要會議」的有效手段。
決定會議目的後就是「減少會議之不必要」了。「這是決定什麼事情的會議？」、「是單方面進行的會議嗎？」、「是要提出意見的會議嗎？」根據目的不同，索求成果也會隨之改變。
會議大體上可分成五種。
①意思決定
②報告
③連絡
④分享情報
⑤意見諮詢、提案、集體討論（腦力激盪）
只要決定了會議種類和成果，就可以決定議題（agenda）。所謂議題是為了得出成果的流程。要得出期待的成果，需要怎樣的議題？怎樣的組織方式會有效？請進行思考並設計。沒有決定議題之前，「總之就先把人集合起來吧」是沒有用的！
②我有必要出席嗎？ ∼慎選出席者
接著要選擇出席者。「總之就把應該有關的人都叫來」，這樣也是不行的（如果持續這麼做，以後會有必須與會者不願出席的風險）。
我們再回到目的和成果吧！
「要達成這個目的或成果，必須從誰得到意見呢？」
「希望和哪些人進行怎樣的議論呢？」
「希望由哪些人來判斷何事呢？」
請依序思考，並找出必要的出席者。
會議主辦人和出席者的關係，就如同導演和演員。身為主辦人的你就是導演，要思考「會議」的電影想要達成何種目的、導出何種結論。接著選出要在故事中登場的演員，沒有角色的演員就不用登場了。同樣地，也請注意別把不必要的人叫來開會。
選定出席者以後，要進行會議召集。現在用電子郵件連絡應該是主流吧！在信件的「標題」與「內文」中，明確記錄會議種類、目的、議題、期待的成果，寄出會議邀請。
只要目的、議題、期待效果明確的話，收到會議召集的人就可以自行判斷是否應該出席。最後會出現「我想我不適合參加這會議，就不列席了」（ ＝對被召集之人來說是「不必要會議」）、「我想讓專業的外包商一同列席」等這些正面的反應，選出更適任的出席者。換言之，「會議之不必要」也減少了。
③注意使用易於記錄的語言
無論是主辦人、出席者，發言時都請注意使用容易理解與傳達的語言。不需要太誇張的表達，只要用我在第3站所說明的「報連商」傳達方法4重點，會議就可以順利進行了。
⑴標示所需時間，確認對方是否方便
⑵先告知要「報告」、「連絡」還是「商討」
⑶傳達結論
⑷用數字呈現論點（數字化）
我們來看看會議中的不適當發言和適當發言吧！
不適當發言
部長「真是好提案呢！很有趣。嗯──不過預算有點吃緊呢！還有排程上好像也不太可能做到？該怎麼說呢...不過感覺很有趣。」
如何呢？很模稜兩可吧？雖然沒有肯定，卻也沒有否決。提案者究竟該怎麼反應才好？
如果改成接下來的發言會變成怎樣呢？
適當發言
部長「不好意思，雖說很有趣，但我不能接受這個提案。原因有兩個，其一為預算
太緊，其二是從排程面來看也做不到。」
這樣就很明確了吧！ YES / NO 很清楚，原因也簡單明瞭。
「發言是否易於簡單記錄？」
我想有做過會議紀錄的人應該明白，曖昧不清的發言會讓負責記錄的人感到很困擾。
「結果部長對你的提案結論到底是什麼？他講了『怎麼說呢』，是不是代表否決了？可是最後又說『感覺很有趣』……這樣我沒有辦法記錄啊！」
簡單會議紀錄，是指出席者發言清楚明瞭、結論明確。可以節省的勞力，也能預防錯誤。在會議結束後，出席者也不用等紀錄出來，能夠馬上進行。光是發言方法，就能減少浪費全體的時間。我認為除了工作技能以外，「簡單明瞭地發言」也是對他人一種的體貼和禮貌。
④會議3結語：「決定事項」、「待辦事項」、「下回預告」
在會議的最後一定要確認「決定事項」、「待辦事項」、「下回預告」這三個項目。
無論哪個會議都請你帶頭這麼做吧！要做的只有說出「來確認今天會議的決定事項
吧！」而已。只要有這句話，主辦人和出席者就可以整理今天決定的事情。
接著來確認「待辦事項」吧！必須要做什麼事情呢？由誰來做？何時？怎麼做？請
進行討論。
最後就是「決定下一次開會的日程」。換言之，就是下回預告。這樣會議就不會停
滯不前。
假如是健全的組織，大家應該多少對於拖拖拉拉的會議抱有不滿。只是沒人想去處
理這件麻煩事而已。而讓會議變得緊湊並沒有想像中麻煩。
為了不要漏掉會議3結語，請將會議紀錄定型化。在會議紀錄的表格中，加入「決
定事項」、「待辦事項」和「下回預告」的欄位。這樣一來就可以避免遺漏了。若再加上目的、議題、成果、出席者、結論等，在設立會議時應該是先決定好的項目，會議的執行方式就會標準化，效率與品質也會提高。
要改變心態，需要先改變流程
「主辦者的心態和出席者的行動都沒有改變呢......」
我彷彿聽到了這樣的嘆息。
就算知道要確認目的（種類）和成果、3結語，還是覺得很難說出口。
因此最重要的就是「製作流程」。
在會議召集信件中加入「目的」、「成果」的欄位。
在會議開始前，於白板上撰寫架構。
製作會議紀錄的定型表格。
只要準備這樣的「框架」，就會有誰注意到「咦？這個會議的目的是什麼」並指責
出來，預防缺漏。不久，這也會變成組織的行動習慣。心態，是可以因組織流程與規範而改變的。
「工作5要素」也適用在會議管理
閱讀到這裡，大家有注意到什麼事嗎？
沒錯，會議的管理也可以原封不動套用在「工作5要素」中。
請大家利用5要素的觀點，再一次審視公司的會議執行方法。
會議是達成某種商業目的必須的手段。往後的上班族和管理階層多少會被要求具有設計營運方法的「會議管理能力」。請好好實施會議管理，消除「不必要的會議」和「會議之不必要」吧！
專欄 只要稍微花點心思就可以提高員工滿足程度
定期會議的日程設定也會影響到員工的工作動力。將本部設置於東京日本橋的RACCON 股份有限公司在經營零售業取向的網路與服務，社長小方功氏藉由自身的部落格記事「不用成本來豐富員工的方法」，介紹該公司獨特的機制（http://ogatablog.raccoon.ne.jp/?p=326）
▼定期會議要避免星期一和五
指示員工在設置定期會議時，極力避開星期一和星期五。
這是為了讓員工可以請特休假。雖然公司獎勵大家請特休，但如果有安排定期會議，就很難請假了。
因此不要在星期一和五安排定期會議。一般員工最喜歡請特休就是這兩天，只要請一天就能讓原本的六日變成三天連假。再加上真正連假時的出遊人潮多，價格也高，善用星期一、五的話，旅費也可以降低。近年來利用連假出國的員工也不少，只要將連假最終日的班機延後一天，旅費就可以便宜不少。
關心員工的生活，員工的心情充實度也會提升，能夠以高工作動力的狀態參加會議。這也是會議管理的重點。
第九站 有偷懶的員工存在
ACCIDENT 這是以前我曾經遇過的營業事務職場上的情景：
長官「A子，能快點回覆客戶報價嗎？妳處理的有點慢呢！」
下屬A子「不好意思，我會加油的！」
∼隔天∼
長官「A子，妳動作果然還是太慢了。希望妳能再加點油啊！」
下屬A子「我知道了，真的很抱歉對不起......」
長官「算了，這個就讓B子做！妳把那個報價信件轉給B子！」
下屬A子「好、好的......」
下屬B子「 咦？我嗎？我、我明白了......（為什麼一直把工作丟給我啊？我領的薪水和A子一樣耶......）」
光是從這幾行對話中，就可以看出各種問題呢！
「偷懶的員工」是這樣產生的
∼不要因為個人或人事問題而放置不管！
「偷懶的員工」往往是因為個人資質、雇用與評估等人事制度所導致。話雖如此，每個人的資質和人事制度也不是可以輕易改變的。
如果仔細看會發現這些問題的原因來自於上司、資深員工的管理與作為。請不要抱持「那是人事負責的」這種事不關己的態度，把問題放置不管。
問題的產生大體上有兩種流程，即為產生「一開始就偷懶的員工」和「努力的員工」變成「偷懶的員工」。
偷懶員工出現的5 個原因
①要做到什麼程度才算是「有努力」、「把工作做好」呢？
「總之動作快一點！」、「多努力一點」、「工作速度太慢！」
像這樣怒吼滿天飛的職場很常見。
但是追根究柢，從一開始的指示就很曖昧不清。「很慢」、「很快」、「努力」都
是極端主觀（或是工作屬人主義）的表現。每個人的解釋方法不同，就像新幹線，有認為很快的人，也有認為很慢的人吧！
在對下屬做出指示時，應盡量用「一個小時內」這種客觀的傳達方式。如果能夠將
目標值定量化，下屬就可以客觀掌握「要做什麼」、「該做到何種程度」。另外他們也能了解「自己有何不足」、「應該再做多少努力才夠」，也就是相對於目標的「現在地點」。
如果坐視不管，就會產生「多努力一點！」、「我已經夠努力了！」的惡性循環。
②有能力的員工把所有工作都做完了
「我來做比較快！就交給我吧。」
乍看之下很合理，實際上卻是高風險的狀態。
如果反覆這麼做，無論過了多久下屬都無法成長，結果全部變成無能的員工。
此外，由於有能力的員工擅自把工作都攬在身上，不用全員皆努力工作也沒關係，造就了有如渡假村一般舒適環境。
能者多勞──也許短期很方便，但不是長遠之計。
③不適才不適所
還有一種可能是工作切割和責任分擔作的不好，像是讓不擅長excel 的人做數據分析、讓不擅長說話的人應對電話等。就算本人很努力，還是一直無法進步；周圍的人就認為他工作不力。情況持續下去員工會失去幹勁，就真的不再努力了──也有這樣的案例。
當然，有時為了要讓下屬克服不擅長的領域，會故意進行不適才不適所的人員分配。這種情況上司或前輩更是要仔細注意，從旁給予指導。
「委託你這項工作的用意是......」
「為了讓你以後成為團隊領導者，才想說要讓你學會對數字有一定的敏感度。」
「如果有困擾之處可以問福田喔！我已經先和福田打過招呼了。」
光是這樣一句話，下屬的工作動力就會大大增加。
④「就算努力工作也不會得到相應評價」
請看本章一開始的案例。本來應該是
A子的工作被丟給了B子，於是造成B子對跟工作不力的A子拿相同薪水感到不滿。一旦此種不滿情緒累積起來，下次B子就有可能不再努力了。而最糟的情況，就是B子哪天突然...提出辭呈。
但因為無法輕易變更考核制度，上司應該要給予努力的員工金錢以外的報酬。
● 關懷下屬，對下屬心情表現共鳴
● 傳達感謝
● 表達對下屬的期待（今後想賦予什麼樣的立場或職位、對下屬的未來期望）
● 盡可能委託下屬的擅長領域或想做的工作
● 考核給予最大限度的高分
諸如此類，管理階層可以實施的策略有很多種。
另有調查結果顯示，員工辭職理由第一名為「和上司處不來」。相反地，員工的工作動力也可以因為上司行為和管理上升。現在改變也許還來得及！
⑤「就算偷懶也不會被炒魷魚」
被揶揄為「大企業病」的其中一個現象就是：就算偷懶也不會被炒魷魚。舒適環境讓員工產生了不想努力的「搭便車問題」，但另一方面也證明了是間不會被炒魷魚＝員工可以安心工作的公司，可謂極為惱人的問題。
放任偷懶員工會製造出新的偷懶員工
「那個人以前明明很優秀......」
「他以前的幹勁去哪裡了！？」
你的職場上也有這種「曾經的強者」嗎？而現有的「偷懶員工」也可能製造出新的「偷懶員工」。
原本工作能力很強的人，卻因身邊有很多不做事的人，結果就像案例中的B子，工作負荷不斷增加......由於社會上有很多人對「工作能力強的自己」感到驕傲，剛開始本人也意外地不會感到痛苦，又或者是沉醉於這樣厲害的自己。
然而......因為某次重擊夢就醒了，接著，工作動力就直線下降。
「為什麼只有我工作這麼多？」
「我也好想像他一樣每天準時下班去玩！」
「覺得自己工作那麼努力簡直是笨蛋......」
此外，若再加上「偷懶員工出現的5個原因」中的④「就算努力工作也不會得到相應評價」，和⑤「就算偷懶也不會被炒魷魚」這兩個要素就很危險了！某天，他就突然變成偷懶的員工了！
這麼現象和小學班級崩壞過程很類似。如果將班上不聽課的學生放置不管，就會開
始蔓延到其他學生；不知不覺間班上大部分的學生都不聽課了。不久，連最後幾名認真上課也覺得自己很蠢，加入玩樂的行列。這就是近朱者赤，近墨者黑。偷懶的員工會造成不斷的連鎖反應，製造出更多偷懶員工。
2024專利防護中